Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -10,12 +10,19 @@
10	10	(((
11	11	= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
12	12
13		-La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
	13	+La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14	14
15		-Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
	15	+Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16	16
17		-Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
	17	+Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
18	18
	19	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
	20	+|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	21	+|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
	22	+|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
	23	+
	24	+Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
	25	+
19	19	En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
20	20
21	21	== Cas d'usage ==
...	...	@@ -45,44 +45,81 @@
45	45
46	46	Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
47	47
48		-|=**Option**|=**Quand l’utiliser**|=**Caractéristiques principales**
	55	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
49	49	|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
50	50	|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
51	51
52	52	== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
53	53
	61	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
	62	+
54	54	(% class="box warningmessage" %)
55	55	(((
56	56	Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
57	57	)))
58	58
59		-Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose alors la création automatique des mouvements de départ et de retour.
	68	+Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
60	60
61	61	=== Création immédiate des mouvements ===
62	62
63		-Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez avec **Créer**.
	72	+Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
64	64
65		-Les mouvements sont automatiquement créés et les biens associés liés.
	74	+[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66	66
67		-[[image:1756210204526-456.png]]
68	68
	77	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
	79	+
70	70	=== Création différée des mouvements ===
71	71
72		-Pour différer l’opération, cliquez sur **Annuler**. Vous pourrez ensuite lancer la création automatique des mouvements ultérieurement, directement depuis l'onglet mouvements. Les mouvements seront alors créé et les biens associés.
	82	+Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
	83	+Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
73	73
74		-[[image:1756210284933-548.png]]
	85	+[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76	76
	88	+[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
78		-== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
79	79
	91	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81	81
	94	+== Créer un mouvement manuellement ==
	95	+
	96	+Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
	97	+
	98	+[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99	+
82	82	= Choisir une grille de saisie =
83	83
	102	+(% class="box warningmessage" %)
	103	+(((
	104	+À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
	105	+)))
	106	+
	107	+Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
	108	+
	109	+|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	110	+|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
	111	+|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
	112	+|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
	113	+
84	84	= Renseigner et enregistrer la notice =
85	85
	116	+(% class="box warningmessage" %)
	117	+(((
	118	+À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
	119	+)))
	120	+
	121	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	122	+
	123	+1. **Remplir les champs** de la grille
	124	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
	125	+1. **Enregistrer la notice. **
	126	+
	127	+[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	128	+
	129	+
86	86	= Lier des biens au mouvement =
87	87
88	88	== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
...	...	@@ -95,18 +95,220 @@
95	95
96	96	L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
97	97
98		-== Lien automatique ==
	142	+== Comment lier des biens au mouvement ? ==
99	99
100		-== Lier manuellement des biens au mouvement ==
	144	+(% class="box warningmessage" %)
	145	+(((
	146	+Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
	147	+)))
101	101
	149	+=== Ajouter des biens ===
	150	+
	151	+1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
	152	+1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
	153	+1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
	154	+1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
	155	+
	156	+[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	157	+
	158	+
	159	+[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	160	+
	161	+
	162	+[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	163	+
	164	+
	165	+=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
	166	+
	167	+(% class="box warningmessage" %)
	168	+(((
	169	+Cette fonctionnalité, dédiée aux mouvements de retour, permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.
	170	+)))
	171	+
	172	+[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+
	174	+
	175	+[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	176	+
	177	+
	178	+= Naviguer dans les mouvements =
	179	+
	180	+Une fois les mouvements créés, il est souvent nécessaire de passer rapidement de la notice d’un **mouvement** à celle de l’**événement** associé, et inversement. Flora met à disposition plusieurs fonctionnalités qui facilitent cette navigation.
	181	+
	182	+== Retourner sur la notice d'un évènement ==
	183	+
	184	+Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
	185	+
	186	+[[//Retour à l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+
	188	+
	189	+== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==
	190	+
	191	+Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L'action peut être effectuée sur tous les mouvements en un coup ou bien mouvement par mouvement.
	192	+
	193	+(% class="box infomessage" %)
	194	+(((
	195	+C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.**
	196	+)))
	197	+
	198	+[[image:1756277353941-120.png]]
	199	+
	200	+
	201	+
	202	+
	203	+
	204	+
102	102	= Gérer les biens liés au mouvement =
103	103
	207	+== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
	208	+
	209	+Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
	210	+
	211	+Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
	212	+
	213	+* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
	214	+* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
	215	+
	216	+(% class="box warningmessage" %)
	217	+(((
	218	+Attention :
	219	+
	220	+* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
	221	+* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
	222	+)))
	223	+
	224	+(% class="box successmessage" %)
	225	+(((
	226	+Bonne pratique :
	227	+
	228	+* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
	229	+)))
	230	+
	231	+=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
	232	+
	233	+**Processus pas à pas**
	234	+
	235	+1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
	236	+1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
	237	+1. Enregistrez les modifications.
	238	+
	239	+**Résultats du traitement**
	240	+
	241	+* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
	242	+* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
	243	+* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
	244	+
	245	+[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	246	+
	247	+
	248	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	249	+
	250	+
	251	+[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	252	+
	253	+
	254	+[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	255	+
	256	+
	257	+[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	258	+
	259	+
	260	+=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
	261	+
	262	+**Processus pas à pas**
	263	+
	264	+1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
	265	+1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
	266	+1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
	267	+1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
	268	+1. Validez pour lancer le traitement.
	269	+
	270	+**Résultats du traitement**
	271	+
	272	+* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
	273	+* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
	274	+* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
	275	+
	276	+[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	277	+
	278	+
	279	+[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	280	+
	281	+
	282	+[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	283	+
	284	+
	285	+[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	286	+
	287	+
	288	+[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	289	+
	290	+
	291	+[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	292	+
	293	+
	294	+[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	295	+
	296	+
	297	+=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
	298	+
	299	+Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
	300	+
	301	+**Résultats du traitement**
	302	+
	303	+* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
	304	+* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
	305	+* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
	306	+
	307	+(% class="box warningmessage" %)
	308	+(((
	309	+Attention :
	310	+
	311	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	312	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	313	+)))
	314	+
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	318	+[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	321	+[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	324	+== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
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	326	+Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
	327	+
	328	+Pour y accéder :
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	330	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	331	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
	332	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	333	+
	334	+[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	335	+
	336	+
104	104	= Valider les étapes d'un mouvement =
105	105
	339	+= Créer un mouvement de retour =
	340	+
106	106	= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
107	107
	343	+= Retrouver tous les mouvements =
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	345	+Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
109	109
	347	+Pour y accéder :
	348	+
	349	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	350	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
	351	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
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	353	+[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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	375	+* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
129	129	* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
130	130	* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
131	131	* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
	379	+* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
132	132	* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
133	133	* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
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