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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
Depuis la version 12.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 13:55
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:23
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,12 +10,19 @@
10 10  (((
11 11  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
12 12  
13 -La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
13 +La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14 14  
15 -Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
15 +Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16 16  
17 -Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
17 +Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
18 18  
19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 +|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23 +
24 +Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
25 +
19 19  En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
20 20  
21 21  == Cas d'usage ==
... ... @@ -34,33 +34,92 @@
34 34  >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
35 35  )))
36 36  
44 +(% class="box successmessage" %)
45 +(((
46 +Bonnes pratiques :
47 +
48 +* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49 +)))
50 +
37 37  = Comment créer un mouvement ? =
38 38  
39 -== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
53 +Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
40 40  
41 -(% class="box successmessage" %)
55 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
56 +|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
57 +|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
58 +
59 +== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
60 +
61 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
62 +
63 +(% class="box warningmessage" %)
42 42  (((
43 -Cette méthode convient lorsque l’événement ne requiert qu’un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée pour l’ensemble des biens. Elle permet de générer automatiquement ces deux opérations au moment de l’ajout des biens à l’événement.
65 +Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
44 44  )))
45 45  
46 -=== Lors de l'ajout des biens à l'évènement ===
68 +Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
47 47  
70 +=== Création immédiate des mouvements ===
48 48  
49 -=== Après ajout des biens à l'évènement ===
72 +Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
50 50  
74 +[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
53 53  
54 -(% class="box successmessage" %)
77 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 +=== Création différée des mouvements ===
81 +
82 +Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
83 +Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
84 +
85 +[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +
90 +
91 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +
93 +
94 +== Créer un mouvement de départ manuellement ==
95 +
96 +Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
97 +
98 +[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 += Choisir une grille de saisie =
101 +
102 +(% class="box warningmessage" %)
55 55  (((
56 -Optez pour cette approche si la gestion de l’événement implique plusieurs mouvements distincts, par exemple avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés. Vous conservez ainsi une maîtrise complète du nombre et du contenu des mouvements créés.
104 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
57 57  )))
58 58  
107 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
59 59  
60 -= Choisir une grille de saisie =
109 +|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 +|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 +|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 +|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
61 61  
62 62  = Renseigner et enregistrer la notice =
63 63  
116 +(% class="box warningmessage" %)
117 +(((
118 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
119 +)))
120 +
121 +Une fois la grille de saisie ouverte,
122 +
123 +1. **Remplir les champs** de la grille
124 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 +1. **Enregistrer la notice. **
126 +
127 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +
129 +
64 64  = Lier des biens au mouvement =
65 65  
66 66  == A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
... ... @@ -73,10 +73,30 @@
73 73  
74 74  L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
75 75  
76 -== Lien automatique ==
142 +== Comment lier des biens au mouvements ? ==
77 77  
78 -== Lier manuellement des biens au mouvement ==
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
147 +)))
79 79  
149 +Dans la notice du mouvement, positionnez-vous sur la liste des biens rattachés à ce mouvement et clique sur li'cone Rechercher des biens à ajouter à ce mouvement
150 +
151 +Sélectionnez le biens concernés et cliquez sur valider.
152 +
153 +Les biens sont associés au mouvement
154 +
155 +[[image:1756214608247-821.png]]
156 +
157 +
158 +[[image:1756214461526-475.png]]
159 +
160 +
161 +[[image:1756214519238-787.png]]
162 +
163 +
164 +
165 +
80 80  = Gérer les biens liés au mouvement =
81 81  
82 82  = Valider les étapes d'un mouvement =
... ... @@ -104,6 +104,7 @@
104 104  
105 105  
106 106  
193 +* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
107 107  * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
108 108  * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
109 109  * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
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