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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:29
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:05
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Exécuter et suivre les mouvements
1 +Valider et suivre un mouvement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -4,81 +4,92 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La validation d’un mouvement marque les étapes successives de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
7 +Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
8 8  
9 -Dans Flora, elle permet :
9 +Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
10 10  
11 -* de suivre l’avancement logistique,
12 -* de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles (localisations, historiques des biens, états des évènements),
13 -* de garantir une traçabilité complète et une cohérence documentaire tout au long du processus.
11 +Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
15 +
16 +
17 17  = Valider les étapes d'un mouvement =
18 18  
19 -La validation d’un mouvement enregistre sa préparation, son exécution et leurs effets sur les biens concernés.
19 +La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
20 20  
21 -Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
21 +== Comprendre les états d’avancement ==
22 22  
23 -== Stade initial ==
23 +* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
24 +* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
24 24  
25 -* À la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
26 -* Les biens associés apparaissent comme **Prêts pour exécution**.
27 -
28 28  [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 29  
30 -== Valider la préparation ==
28 +== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
31 31  
32 -Cette étape intermédiaire marque la fin de la préparation administrative et logistique.
30 +Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
33 33  
34 -Elle permet de :
32 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
33 +|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
34 +|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
35 35  
36 -* **Tracer un jalon clair** entre la préparation et l’exécution.
37 -* **Assurer une validation interne** : le régisseur ou le responsable scientifique peut vérifier que toutes les informations (dates, transporteur, assurances, constats d’état…) sont complètes.
38 -* **Préparer la logistique** : édition anticipée des bordereaux et documents associés.
39 -* **Collaborer efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (préparation par un agent, validation par un responsable).
40 -* **Prouver la conformité** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut justifier que la préparation a été validée avant l’exécution.
36 +(% class="box successmessage" %)
37 +(((
38 +Bonne pratique :
41 41  
42 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
41 +* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
42 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
43 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
44 +)))
43 43  
44 -== Exécuter le mouvement ==
46 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 -L’exécution marque le passage du prévisionnel au réel.
47 47  
48 -Elle entraîne :
49 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -* **Validation du déplacement effectif**.
51 -* **Mise à jour automatique des localisations** des biens concerné : es objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
52 -* **Traçabilité complète** : enrichissement de l’historique du bien.
53 -* **Verrouillage administratif** : certaines informations ne sont plus modifiables.
54 -* (((
55 -**Mise à jour de l’évènement** :
56 56  
57 -* lors d’une **sortie** → l’évènement passe à l’état //En cours//,
58 -* lors d’une **entrée** → l’évènement passe à l’état //Terminé//.
52 +[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +
54 +== Corriger une erreur ==
55 +
56 +Si un mouvement a été exécuté par erreur :
57 +
58 +1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
59 +1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
60 +1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
61 +
62 +(% class="box successmessage" %)
63 +(((
64 +Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
59 59  )))
60 60  
61 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
70 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -= Impact de l’exécution sur les biens =
67 67  
68 -== Mise à jour des localisations ==
73 +[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.**
71 71  
72 -Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
76 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
78 +
79 +[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +== Effets de l'exécution sur les biens ==
82 +
83 +Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
84 +
74 74  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
75 75  |**Sortie**|(((
76 -Ajout d’une **localisation temporaire **et** indication du mouvement en cours.**
87 +Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
77 77  
78 78  [[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  )))
80 80  |**Entrée**|(((
81 -La **localisation temporaire **et **le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
92 +La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
82 82  
83 83  [[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  )))
... ... @@ -88,65 +88,27 @@
88 88  [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  )))
90 90  
91 -== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
102 +=== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ===
92 92  
93 -Les mouvements, regroupés par type et classés du plus récent au plus ancien, sont visibles dans chaque notice de bien :
104 +Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
94 94  
95 -* **En attente d’exécution** : mouvements prévus, encore actifs.
96 -* **Exécutés** : archivés dans l’historique.
97 -
98 -
99 -
100 100  [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
102 -= Suivre les mouvements =
103 103  
104 -== Rechercher des mouvements ==
109 += Retrouver tous les mouvements =
105 105  
106 -La recherche permet d’identifier une opération spécifique ou de contrôler l’avancement logistique.
107 -Elle donne accès aux informations saisies dans la notice de mouvement (dates, emplacements, transporteurs, assurances, constats, documents).
111 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
108 108  
109 -Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
113 +Pour y accéder :
110 110  
111 -Pour y accéder
112 -
113 113  1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
114 114  1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
115 115  1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
116 116  
117 -[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -== Rechercher des biens liés au mouvement ==
120 120  
121 -Cette recherche permet de retrouver un objet associé à un déplacement et de consulter toutes ses informations logistiques (emplacements, constat, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires).
122 -
123 -Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
124 -
125 -Pour y accéder
126 -
127 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
128 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
129 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
130 -
131 -[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 -
133 -== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
134 -
135 -Le tableau de bord centralise :
136 -
137 -* **Les mouvements** : état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée).
138 -* **Les biens** : suivi chiffré (nombre d’objets en attente ou déjà traités).
139 -
140 -Cet outil permet de :
141 -
142 -* piloter globalement un évènement,
143 -* anticiper les échéances,
144 -* vérifier la cohérence entre biens et mouvements,
145 -* s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
146 -
147 - 
148 -
149 -[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +
150 150  )))
151 151  )))|(% style="width:300px" %)(((
152 152  (% class="box" %)
... ... @@ -160,9 +160,20 @@
160 160  (((
161 161  **Aller plus loin**
162 162  
163 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
164 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
165 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
136 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
137 +* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
138 +* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
139 +* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
140 +* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
142 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
143 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
144 +* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
145 +
146 +
147 +
148 +* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]
149 +* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]
166 166  )))
167 167  
168 168  (% class="box" %)
... ... @@ -169,11 +169,15 @@
169 169  (((
170 170  **Icônes principales**
171 171  
172 -* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
173 -
174 -
175 -
176 -* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
156 +* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement
157 +
158 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
159 +
160 +* [[image:1756305101226-657.png||height="33" width="32"]] Accepter le bien associé 
161 +
162 +* [[image:1756305026933-105.png||height="32" width="28"]] Supprimer le bien associé 
163 +
164 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
177 177  )))
178 178  )))
179 179  
1756368631850-764.png
Auteur
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