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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
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sur 2025/09/05 10:56
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Exécuter et suivre les mouvements
1 +Valider et suivre un mouvement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -4,11 +4,7 @@
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8 -
9 -Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
10 -
11 -Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
7 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
... ... @@ -16,7 +16,7 @@
16 16  
17 17  La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
18 18  
19 -== Stade initial ==
15 +== Comprendre les états d’avancement ==
20 20  
21 21  * Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22 22  * Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
... ... @@ -23,43 +23,61 @@
23 23  
24 24  [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 25  
26 -== Valider la préparation ==
22 +== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
27 27  
28 -Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
24 +Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
29 29  
30 -Concrètement, ça peut servir à :
26 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
27 +|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
28 +|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
31 31  
32 -* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
33 -* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
34 -* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
35 -* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
36 -* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
30 +(% class="box successmessage" %)
31 +(((
32 +Bonne pratique :
37 37  
38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 +* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
35 +* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
36 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
37 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
38 +)))
39 39  
40 -== Exécuter le mouvement ==
40 +[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 41  
42 -**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
43 43  
44 -Il permet de :
45 -
46 -* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
47 -* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
48 -* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
49 -* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
50 -* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 
51 -** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
52 -** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
53 -
54 54  [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
45 +
56 56  [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
48 += Corriger une erreur =
58 58  
59 -= Impact de l’exécution sur les biens =
50 +Si un mouvement a été exécuté par erreur :
60 60  
61 -== Mise à jour des localisations ==
52 +1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
53 +1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
54 +1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
62 62  
56 +(% class="box successmessage" %)
57 +(((
58 +Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
59 +)))
60 +
61 +[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +
63 +
64 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +
66 +
67 +[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 +
70 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +
72 +
73 +[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +
75 += Effets de l'exécution sur les biens =
76 +
63 63  Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
64 64  
65 65  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
... ... @@ -79,20 +79,17 @@
79 79  [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  )))
81 81  
82 -== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
96 +== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
83 83  
84 84  Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
85 85  
86 86  [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 -= Suivre les mouvements =
89 89  
90 -== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
103 += Retrouver tous les mouvements =
91 91  
92 -La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
105 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
93 93  
94 -Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
95 -
96 96  Pour y accéder :
97 97  
98 98  1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
... ... @@ -99,31 +99,10 @@
99 99  1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
100 100  1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
101 101  
102 -[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 103  
104 -== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
105 105  
106 -La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
107 -
108 -Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
109 -
110 -Pour y accéder : …
111 -
112 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
113 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
114 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
115 -
116 -[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 -
118 -== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
119 -
120 -Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
121 -
122 -Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
123 -
124 -Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
125 -
126 -[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116 +
127 127  )))
128 128  )))|(% style="width:300px" %)(((
129 129  (% class="box" %)
... ... @@ -137,8 +137,20 @@
137 137  (((
138 138  **Aller plus loin**
139 139  
140 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
141 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
130 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
131 +* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
132 +* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
133 +* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
134 +* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
135 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
136 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
137 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
138 +* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
139 +
140 +
141 +
142 +* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]
143 +* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]
142 142  )))
143 143  
144 144  (% class="box" %)
... ... @@ -145,11 +145,15 @@
145 145  (((
146 146  **Icônes principales**
147 147  
148 -* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
149 -
150 -
151 -
152 -* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
150 +* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement
151 +
152 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
153 +
154 +* [[image:1756305101226-657.png||height="33" width="32"]] Accepter le bien associé 
155 +
156 +* [[image:1756305026933-105.png||height="32" width="28"]] Supprimer le bien associé 
157 +
158 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
153 153  )))
154 154  )))
155 155  
1756368631850-764.png
Auteur
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