Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Exécuter et suivre les mouvements1 +Planifier et suivre les mouvements associés - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -1,129 +1,146 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures** 1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:15 52px" %)3 +(% style="height:78px; width:1357px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport. 7 + 8 +))) 8 8 9 -Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements. 10 +((( 11 += A quoi servent les mouvements dans Flora ? = 10 10 11 -Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique. 13 +La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie. 14 + 15 +Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations. 16 + 17 +Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire. 18 + 19 +En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. 20 + 21 +== Cas d'usage == 22 + 23 +>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 24 + 25 +((( 26 +>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 27 + 28 +>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 29 + 30 +>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 31 + 32 +>(% class="small" %)Gérer les délais glissants 33 + 34 +>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 12 12 ))) 13 13 37 +(% class="box successmessage" %) 14 14 ((( 15 - = Valider lesétapesd'unmouvement=39 +Bonnes pratiques : 16 16 17 -La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** 41 +* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 42 +))) 18 18 19 -= =Stadeinitial==44 += Comment créer un mouvement ? = 20 20 21 -* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. 22 -* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. 46 +Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement : 23 23 24 -[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 48 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 49 +|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 50 +|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 25 25 26 -== Validerlapréparation==52 +== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour == 27 27 28 - Ilest ensuitepossiblede**validerla fin de la préparation administrative d’un mouvement.**C'est une étape intermédiaire quisert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.54 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures** 29 29 30 -Concrètement, ça peut servir à : 56 +(% class="box warningmessage" %) 57 +((( 58 +Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé. 59 +))) 31 31 32 -* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution. 33 -* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens. 34 -* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance. 35 -* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement. 36 -* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire. 61 +Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.** 37 37 38 - [[Validerla fin de la préparationadministrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]63 +=== Création immédiate des mouvements === 39 39 40 - ==Exécuterle mouvement==65 +Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés. 41 41 42 - **Exécuterunmouvement** dansFlorasert àpasserdu stade //prévisionnel//au stade//effectif//. C’estlemomentoù le déplacementplanifié devientuneréalitédans la base.67 +[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 43 43 44 -Il permet de : 45 45 46 -* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué. 47 -* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive. 48 -* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire. 49 -* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement. 50 -* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 51 -** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**, 52 -** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**. 70 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 53 53 54 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 55 55 56 - [[//Résultat: mouvementexécutéetbiensliésmis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]73 +=== Création différée des mouvements === 57 57 75 +Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 76 +Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 58 58 59 - =Impact del’exécutionsurles biens=78 +[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 60 61 -== Mise à jour des localisations == 62 62 63 - Lorsqu’unmouvement est exécuté,il entraînea**utomatiquementunemiseà jour deslocalisationsetdel’historique dans lesnoticesdes biensconcernés.**Letableau ci-dessous récapituleceseffets selon letypedemouvement.81 +[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 64 64 65 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** 66 -|**Sortie**|((( 67 -Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.** 68 68 69 -[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 70 -))) 71 -|**Entrée**|((( 72 -La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif. 84 +[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 73 73 74 -[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 -))) 76 -|**Transfert**|((( 77 -L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**. 78 78 79 -[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 87 +== Création les mouvements de départ et de retour manuellement == 88 + 89 +Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 90 + 91 +[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 92 + 93 += Choisir une grille de saisie = 94 + 95 +(% class="box warningmessage" %) 96 +((( 97 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 80 80 ))) 81 81 82 - ==Miseà jourde l'historiquedes mouvements==100 +La grille détermine la structure et les champs affichés. 83 83 84 - Les mouvements s’affichent automatiquement dansla notice du bien,regroupés**partypeet classés duplusrécent auplusancien**. Lesmouvements en attented’exécutionsont distingués deceux déjà exécutés, ces derniers étantarchivésdans les historiques.102 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 85 85 86 -[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 104 +|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 105 +|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 106 +|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration. 107 +|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure. 87 87 88 -= Suivre les mouvements = 89 89 90 -== Effectuer des recherches sur les mouvements == 91 91 92 -La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés. 93 93 94 - Cetoutilest particulièrement utile pour **contrôlerles échéances**, vérifier quels mouvementssontencoreen préparation ou déjà exécutés, etreconstituer l’historiquecompletdes déplacementsd’un bien.112 += Renseigner et enregistrer la notice = 95 95 96 -Pour y accéder : 114 +(% class="box warningmessage" %) 115 +((( 116 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 117 +))) 97 97 98 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 99 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 100 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 119 += Lier des biens au mouvement = 101 101 102 - [[Interfacederecherchesurles mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]121 +== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == 103 103 104 - ==Effectuer desrecherches sur les biens dansle mouvement==123 +La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations. 105 105 106 - La recherche sur lesbiens liés aux mouvements permetde **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement**etde consultertoutes les informationslogistiques qui le concernent.Chaquenoticereprendles emplacements de départ et d’arrivée,ainsi quelesdonnéesspécifiques saisies pourle transport:constat d’état, valeur d’assurance,conditionnement,commentaireslogistiquesouscénographiques.125 +Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 107 107 108 -Cet outil est essentielpour**suivre individuellement le parcours d’unbien**,vérifiersonétatà chaque étape,etgarantirlatraçabilitécomplètedeses mouvements,qu’ils’agissed’unprêt,d’unretour,d’untransfertoud’uneopérationinterne.127 +Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 109 109 110 - Pouryaccéder:…129 +L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 111 111 112 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 113 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. 114 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 131 +== Lien automatique == 115 115 116 - [[Interfacederecherchesur les biensdanslemouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]133 +== Lier manuellement des biens au mouvement == 117 117 118 -= =Suivre lesmouvementsetles biensenmouvementdepuis le tableau de bord==135 += Gérer les biens liés au mouvement = 119 119 120 - Letableaudebordoffre une **vue centralisée** de l’ensembledes opérations logistiquesencours ou terminées. Il permetde visualiser en un coup d’œil :137 += Valider les étapes d'un mouvement = 121 121 122 - Pour les mouvements,il permetdevérifier rapidement l’état de chaque opération (saisieen cours, préparationvalidée, exécutée). Pour les biens, il fournitun suivichiffré qui permetdesavoir **combiend’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.139 += Visualiser les mouvements depuis la notice du bien = 123 123 124 -Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme. 125 125 126 -[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 142 + 143 + 127 127 ))) 128 128 )))|(% style="width:300px" %)((( 129 129 (% class="box" %) ... ... @@ -130,7 +130,7 @@ 130 130 ((( 131 131 **Sommaire** 132 132 133 -{{toc depth=" 2" numbered="true"/}}150 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 134 134 ))) 135 135 136 136 (% class="box" %) ... ... @@ -137,19 +137,21 @@ 137 137 ((( 138 138 **Aller plus loin** 139 139 140 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 141 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 157 +* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 158 +* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 159 + 160 + 161 + 162 +* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 163 +* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] 164 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]] 165 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 166 +* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]] 142 142 ))) 143 143 144 144 (% class="box" %) 145 145 ((( 146 146 **Icônes principales** 147 - 148 -* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative 149 - 150 - 151 - 152 -* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement 153 153 ))) 154 154 ))) 155 155
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