Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -12,19 +12,11 @@ 12 12 ))) 13 13 14 14 ((( 15 -= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord = 16 - 17 -Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution. 18 -Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard. 19 - 20 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 21 - 22 - 23 23 = Valider les étapes d'un mouvement = 24 24 25 25 La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.** 26 26 27 -== Comprendre les étatsd’avancement ==19 +== Stade initial == 28 28 29 29 * Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**. 30 30 * Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**. ... ... @@ -31,76 +31,43 @@ 31 31 32 32 [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 33 33 34 -== Valider la préparation et exécuter le mouvement==26 +== Valider la préparation == 35 35 36 - Deuxactionssuccessives permettentdefaireprogresserle mouvement:28 +Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté. 37 37 38 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage** 39 -|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.** 40 -|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.** 30 +Concrètement, ça peut servir à : 41 41 42 -(% class="box successmessage" %) 43 -((( 44 -Bonne pratique : 32 +* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution. 33 +* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens. 34 +* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance. 35 +* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement. 36 +* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire. 45 45 46 -* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination. 47 -* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**. 48 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 49 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 50 -))) 38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 51 51 52 - [[//Valider la fin dela préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]40 +== Exécuter le mouvement == 53 53 42 +**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base. 54 54 55 - [[//Exécuterlemouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]44 +Il permet de : 56 56 46 +* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué. 47 +* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive. 48 +* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire. 49 +* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement. 50 +* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 51 +** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**, 52 +** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**. 57 57 54 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 55 + 58 58 [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 59 59 60 -= Corriger une erreur = 61 61 62 - Siunmouvementaétéexécutépar erreur:59 += Impact de l’exécution sur les biens = 63 63 64 -1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.** 65 -1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état. 66 -1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent. 61 +== Mise à jour des localisations == 67 67 68 -== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement == 69 - 70 -[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 71 - 72 - 73 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 - 75 - 76 -(% class="box successmessage" %) 77 -((( 78 -Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération. 79 - 80 -[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 - 82 - 83 -[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 84 - 85 - 86 -[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 87 - 88 - 89 -))) 90 - 91 -== Modifier l'état d'avancement du mouvement == 92 - 93 -[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 94 - 95 - 96 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 97 - 98 - 99 -[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 100 - 101 - 102 -= Effets de l'exécution sur les biens = 103 - 104 104 Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement. 105 105 106 106 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien** ... ... @@ -120,17 +120,52 @@ 120 120 [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 121 121 ))) 122 122 123 -== Consulter l'historique des mouvementsdans les notices de biens==82 +== Mise à jour de l'historique des mouvements == 124 124 125 125 Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques. 126 126 127 127 [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 128 88 += Suivre les mouvements = 129 129 130 130 91 +== Effectuer des recherches sur les mouvements == 131 131 93 +La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés. 132 132 133 - 95 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien. 96 + 97 +Pour y accéder : 98 + 99 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 100 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**. 101 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 102 + 103 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 104 + 105 +== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement == 106 + 107 +La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques. 108 + 109 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne. 110 + 111 +Pour y accéder : … 112 + 113 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 114 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**. 115 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 116 + 117 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 118 + 119 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord == 120 + 121 +Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil : 122 + 123 +Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge. 124 + 125 +Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme. 126 + 127 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 134 134 ))) 135 135 )))|(% style="width:300px" %)((( 136 136 (% class="box" %) ... ... @@ -144,10 +144,8 @@ 144 144 ((( 145 145 **Aller plus loin** 146 146 147 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 148 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 149 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 150 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 141 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]] 142 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 151 151 ))) 152 152 153 153 (% class="box" %)