Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Suivre et valider un mouvement
++Exécuter et suivre les mouvements

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -4,133 +4,149 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
++La validation d’un mouvement marque les étapes successives de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
--Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
++Dans Flora, elle permet :
--Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
++* de suivre l’avancement logistique,
++* de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles (localisations, historiques des biens, états des évènements),
++* de garantir une traçabilité complète et une cohérence documentaire tout au long du processus.
  )))
  (((
--= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
++= Valider les étapes d'un mouvement =
--Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
--Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.
++La validation d’un mouvement enregistre sa préparation, son exécution et leurs effets sur les biens concernés.
--[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
++== Stade initial ==
--= Valider les étapes d'un mouvement =
++* À la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
++* Les biens associés apparaissent comme **Prêts pour exécution**.
--La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
++[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Comprendre les états d’avancement ==
++== Valider la préparation ==
--* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
--* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
++Cette étape intermédiaire marque la fin de la préparation administrative et logistique.
--[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Elle permet de :
--== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
++* **Tracer un jalon clair** entre la préparation et l’exécution.
++* **Assurer une validation interne** : le régisseur ou le responsable scientifique peut vérifier que toutes les informations (dates, transporteur, assurances, constats d’état…) sont complètes.
++* **Préparer la logistique** : édition anticipée des bordereaux et documents associés.
++* **Collaborer efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (préparation par un agent, validation par un responsable).
++* **Prouver la conformité** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut justifier que la préparation a été validée avant l’exécution.
--Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
++[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
--|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
--|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
++== Exécuter le mouvement ==
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique :
++L’exécution marque le passage du prévisionnel au réel.
--* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
--* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
--* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
--* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
--)))
++Elle entraîne :
--[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **Validation du déplacement effectif**.
++* **Mise à jour automatique des localisations** des biens concerné : es objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
++* **Traçabilité complète** : enrichissement de l’historique du bien.
++* **Verrouillage administratif** : certaines informations ne sont plus modifiables.
++* (((
++**Mise à jour de l’évènement** :
++* lors d’une **sortie** → l’évènement passe à l’état //En cours//,
++* lors d’une **entrée** → l’évènement passe à l’état //Terminé//.
++)))
  [[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Corriger une erreur =
--Si un mouvement a été exécuté par erreur :
++= Impact de l’exécution sur les biens =
--1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
--1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
--1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
++== Mise à jour des localisations ==
--== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
++Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.**
--[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
++|**Sortie**|(((
++Ajout d’une **localisation temporaire **et** indication du mouvement en cours.**
--[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++|**Entrée**|(((
++La **localisation temporaire **et **le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
++[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++|**Transfert**|(((
++L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
++[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
--[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
++Les mouvements, regroupés par type et classés du plus récent au plus ancien, sont visibles dans chaque notice de bien :
--[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **En attente d’exécution** : mouvements prévus, encore actifs.
++* **Exécutés** : archivés dans l’historique.
--[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
++[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
++= Suivre les mouvements =
--[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Rechercher des mouvements ==
++La recherche permet d’identifier une opération spécifique ou de contrôler l’avancement logistique.
++Elle donne accès aux informations saisies dans la notice de mouvement (dates, emplacements, transporteurs, assurances, constats, documents).
--[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
++Pour y accéder
--[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
++[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Effets de l'exécution sur les biens =
++== Rechercher des biens liés au mouvement ==
--Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
++Cette recherche permet de retrouver un objet associé à un déplacement et de consulter toutes ses informations logistiques (emplacements, constat, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires).
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
--|**Sortie**|(((
--Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
++Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
--[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--|**Entrée**|(((
--La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
++Pour y accéder
--[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--|**Transfert**|(((
--L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
++1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
++1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
++1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
++== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
--Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
++Le tableau de bord centralise :
--[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **Les mouvements** : état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée).
++* **Les biens** : suivi chiffré (nombre d’objets en attente ou déjà traités).
++Cet outil permet de :
++* piloter globalement un évènement,
++* anticiper les échéances,
++* vérifier la cohérence entre biens et mouvements,
++* s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
++
--
--
++[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -144,10 +144,9 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
++* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)