Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Suivre et valider un mouvement
	1	+Planifier et suivre les mouvements associés

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,134 +1,152 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2	2
3		-(% style="height:78px; width:1552px" %)
	3	+(% style="height:78px; width:1357px" %)
4	4	|(% style="width:840px" %)(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
7		-La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8		-
9		-Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
10		-
11		-Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
	7	+
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
	11	+= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16	16
17		-Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
18		-Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.[[image:1756368631850-764.png]]
	13	+La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
19	19
20		-//Tableau de bord Flora//
	15	+Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
21	21
22		-= Valider les étapes d'un mouvement =
	17	+Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
23	23
24		-La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
	19	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
	20	+|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	21	+|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
	22	+|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvelle localisation principale.
25	25
26		-== Comprendre les états d’avancement ==
	24	+Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
27	27
28		-* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
29		-* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
	26	+En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
30	30
31		-[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	28	+== Cas d'usage ==
32	32
33		-== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
	30	+>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
34	34
35		-Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
	32	+(((
	33	+>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
36	36
37		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
38		-|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
39		-|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
	35	+>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
40	40
	37	+>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
	42	+)))
	43	+
41	41	(% class="box successmessage" %)
42	42	(((
43		-Bonne pratique :
	46	+Bonnes pratiques :
44	44
45		-* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
46		-* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
47		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
48		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	48	+* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49	49	)))
50	50
51		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	51	+= Comment créer un mouvement ? =
52	52
	53	+Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
53	53
54		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	55	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
	56	+|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
	57	+|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
55	55
	59	+== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
56	56
57		-[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
58	58
59		-= Corriger une erreur =
	63	+(% class="box warningmessage" %)
	64	+(((
	65	+Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
	66	+)))
60	60
61		-Si un mouvement a été exécuté par erreur :
	68	+Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
62	62
63		-1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
64		-1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
65		-1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
	70	+=== Création immédiate des mouvements ===
66	66
67		-== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
	72	+Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
68	68
69		-[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	74	+[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71	71
72		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73	73
74	74
75		-(% class="box successmessage" %)
76		-(((
77		-Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
	80	+=== Création différée des mouvements ===
78	78
79		-[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	82	+Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
	83	+Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
80	80
	85	+[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81	81
82		-[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
	88	+[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84	84
85		-[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87		-
88		-)))
	91	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90		-== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
91	91
92		-[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	94	+== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
93	93
	96	+Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
94	94
95		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	98	+[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
	100	+= Choisir une grille de saisie =
97	97
98		-[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	102	+(% class="box warningmessage" %)
	103	+(((
	104	+À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
	105	+)))
99	99
	107	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
100	100
101		-= Effets de l'exécution sur les biens =
	109	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
102	102
103		-Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
	111	+|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	112	+|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	113	+|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration.
	114	+|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure.
104	104
105		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
106		-|**Sortie**|(((
107		-Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
108	108
109		-[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110		-)))
111		-|**Entrée**|(((
112		-La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
113	113
114		-[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115		-)))
116		-|**Transfert**|(((
117		-L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
118	118
119		-[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	119	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	120	+
	121	+(% class="box warningmessage" %)
	122	+(((
	123	+À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
120	120	)))
121	121
122		-== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
	126	+= Lier des biens au mouvement =
123	123
124		-Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
	128	+== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
125	125
126		-[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	130	+La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
127	127
	132	+Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
128	128
	134	+Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
129	129
	136	+L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
130	130
	138	+== Lien automatique ==
131	131
	140	+== Lier manuellement des biens au mouvement ==
	141	+
	142	+= Gérer les biens liés au mouvement =
	143	+
	144	+= Valider les étapes d'un mouvement =
	145	+
	146	+= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
	147	+
	148	+
	149	+
132	132
133	133	)))
134	134	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -136,7 +136,7 @@
136	136	(((
137	137	**Sommaire**
138	138
139		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	157	+{{toc depth="1" numbered="true"/}}
140	140	)))
141	141
142	142	(% class="box" %)
...	...	@@ -144,20 +144,21 @@
144	144	**Aller plus loin**
145	145
146	146	* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
147		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
148		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	165	+* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	166	+
	167	+
	168	+
	169	+* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
	170	+* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
	171	+* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
	172	+* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
149	149	* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
	174	+* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
150	150	)))
151	151
152	152	(% class="box" %)
153	153	(((
154	154	**Icônes principales**
155		-
156		-* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
157		-
158		-
159		-
160		-* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
161	161	)))
162	162	)))
163	163

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