Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Suivre et valider un mouvement
	1	+Planifier et suivre les mouvements associés

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,134 +1,131 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2	2
3		-(% style="height:78px; width:1552px" %)
	3	+(% style="height:78px; width:1357px" %)
4	4	|(% style="width:840px" %)(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
7		-La validation d’un mouvement marque les différentes étapes de son cycle de vie, depuis la préparation administrative jusqu’à l’exécution effective du transport.
8		-
9		-Dans Flora, cette procédure permet non seulement de **suivre l’avancement mais aussi de déclencher automatiquement les mises à jour essentielles **: localisations temporaires, historiques des biens et états d’avancement des évènements.
10		-
11		-Elle constitue ainsi une **garantie de traçabilité complète et de cohérence documentaire **tout au long du processus logistique.
	7	+
12	12	)))
13	13
14	14	(((
15		-= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
	11	+= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16	16
17		-Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
18		-Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.[[image:1756368631850-764.png]]
	13	+La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
19	19
20		-//Tableau de bord Flora//
	15	+Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
21	21
22		-= Valider les étapes d'un mouvement =
	17	+Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
23	23
24		-La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
	19	+En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
25	25
26		-== Comprendre les états d’avancement ==
	21	+== Cas d'usage ==
27	27
28		-* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
29		-* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
	23	+>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
30	30
31		-[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	25	+(((
	26	+>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
32	32
33		-== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
	28	+>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
34	34
35		-Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
	30	+>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
36	36
37		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
38		-|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
39		-|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
	32	+>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
40	40
	34	+>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
	35	+)))
	36	+
41	41	(% class="box successmessage" %)
42	42	(((
43		-Bonne pratique :
	39	+Bonnes pratiques :
44	44
45		-* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
46		-* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
47		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
48		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	41	+* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49	49	)))
50	50
51		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	44	+= Comment créer un mouvement ? =
52	52
	46	+Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
53	53
54		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	48	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
	49	+|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
	50	+|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
55	55
	52	+== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
56	56
57		-[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
58	58
59		-= Corriger une erreur =
	56	+(% class="box warningmessage" %)
	57	+(((
	58	+Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
	59	+)))
60	60
61		-Si un mouvement a été exécuté par erreur :
	61	+Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
62	62
63		-1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
64		-1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
65		-1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
	63	+=== Création immédiate des mouvements ===
66	66
67		-== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
	65	+Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
68	68
69		-[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71	71
72		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	70	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73	73
74	74
75		-(% class="box successmessage" %)
76		-(((
77		-Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
	73	+=== Création différée des mouvements ===
78	78
79		-[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
	76	+Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
80	80
	78	+[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81	81
82		-[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
	81	+[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84	84
85		-[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87		-
88		-)))
	84	+[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89	89
90		-== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
91	91
92		-[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
93	93
	89	+Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
94	94
95		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
	93	+= Choisir une grille de saisie =
97	97
98		-[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	95	+A utiliser lorsque l'on souhaite créer un mouvement manuellement ou bien modifier une notice de mouvement.
99	99
	97	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
100	100
101		-= Effets de l'exécution sur les biens =
	99	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
102	102
103		-Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
104	104
105		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
106		-|**Sortie**|(((
107		-Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
	102	+= Renseigner et enregistrer la notice =
108	108
109		-[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110		-)))
111		-|**Entrée**|(((
112		-La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
113	113
114		-[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115		-)))
116		-|**Transfert**|(((
117		-L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
	105	+= Lier des biens au mouvement =
118	118
119		-[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120		-)))
	107	+== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
121	121
122		-== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
	109	+La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
123	123
124		-Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
	111	+Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
125	125
126		-[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	113	+Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
127	127
	115	+L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
128	128
	117	+== Lien automatique ==
129	129
	119	+== Lier manuellement des biens au mouvement ==
130	130
	121	+= Gérer les biens liés au mouvement =
131	131
	123	+= Valider les étapes d'un mouvement =
	124	+
	125	+= Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
	126	+
	127	+
	128	+
132	132
133	133	)))
134	134	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -136,7 +136,7 @@
136	136	(((
137	137	**Sommaire**
138	138
139		-{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	136	+{{toc depth="1" numbered="true"/}}
140	140	)))
141	141
142	142	(% class="box" %)
...	...	@@ -144,20 +144,20 @@
144	144	**Aller plus loin**
145	145
146	146	* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
147		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
148		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	144	+* [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	145	+
	146	+
	147	+
	148	+* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
	149	+* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
	150	+* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
149	149	* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
	152	+* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
150	150	)))
151	151
152	152	(% class="box" %)
153	153	(((
154	154	**Icônes principales**
155		-
156		-* [[image:1756369211082-512.png]] Valider la fin de la préparation administrative
157		-
158		-
159		-
160		-* [[image:1756369221529-523.png]] Exécuter le mouvement
161	161	)))
162	162	)))
163	163

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