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Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:29
Depuis la version 102.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:39
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À la version 106.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 10:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un mouvement
1 +Exécuter et suivre les mouvements
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -12,18 +12,11 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
16 -
17 -Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
18 -Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.[[image:1756368631850-764.png]]
19 -
20 -//Tableau de bord Flora//
21 -
22 22  = Valider les étapes d'un mouvement =
23 23  
24 24  La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
25 25  
26 -== Comprendre les états d’avancement ==
19 +== Stade initial ==
27 27  
28 28  * Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
29 29  * Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
... ... @@ -30,76 +30,43 @@
30 30  
31 31  [[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 -== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
26 +== Valider la préparation ==
34 34  
35 -Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
28 +Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
36 36  
37 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
38 -|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
39 -|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
30 +Concrètement, ça peut servir à :
40 40  
41 -(% class="box successmessage" %)
42 -(((
43 -Bonne pratique :
32 +* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
33 +* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
34 +* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
35 +* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
36 +* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
44 44  
45 -* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
46 -* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
47 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
48 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
49 -)))
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +== Exécuter le mouvement ==
52 52  
42 +**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
53 53  
54 -[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +Il permet de :
55 55  
46 +* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
47 +* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
48 +* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
49 +* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
50 +* **Suivre l’avancement global de l’évènement** : 
51 +** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
52 +** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
56 56  
54 +[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +
57 57  [[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 58  
59 -= Corriger une erreur =
60 60  
61 -Si un mouvement a été exécuté par erreur :
59 += Impact de l’exécution sur les biens =
62 62  
63 -1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
64 -1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
65 -1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
61 +== Mise à jour des localisations ==
66 66  
67 -== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
68 -
69 -[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 -
71 -
72 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 -
74 -
75 -(% class="box successmessage" %)
76 -(((
77 -Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
78 -
79 -[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -
85 -[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -)))
89 -
90 -== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
91 -
92 -[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -
94 -
95 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -= Effets de l'exécution sur les biens =
102 -
103 103  Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
104 104  
105 105  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
... ... @@ -119,17 +119,51 @@
119 119  [[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  )))
121 121  
122 -== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
82 +== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
123 123  
124 124  Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
125 125  
126 126  [[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 127  
88 += Suivre les mouvements =
128 128  
90 +== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
129 129  
92 +La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
130 130  
94 +Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
131 131  
132 -
96 +Pour y accéder :
97 +
98 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
99 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
100 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
101 +
102 +[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +
104 +== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
105 +
106 +La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
107 +
108 +Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
109 +
110 +Pour y accéder : …
111 +
112 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
113 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
114 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
115 +
116 +[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +
118 +== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
119 +
120 +Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
121 +
122 +Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
123 +
124 +Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
125 +
126 +[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  )))
134 134  )))|(% style="width:300px" %)(((
135 135  (% class="box" %)
... ... @@ -143,10 +143,8 @@
143 143  (((
144 144  **Aller plus loin**
145 145  
146 -* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
147 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
148 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
149 -* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
140 +* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
141 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
150 150  )))
151 151  
152 152  (% class="box" %)