Modifications pour le document Exécuter et suivre les mouvements

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -16,7 +16,7 @@
16	16
17	17	La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
18	18
19		-== Comprendre les états d’avancement ==
	19	+== Stade initial ==
20	20
21	21	* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
22	22	* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
...	...	@@ -23,76 +23,43 @@
23	23
24	24	[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25	25
26		-== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
	26	+== Valider la préparation ==
27	27
28		-Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
	28	+Il est ensuite possible de **valider la fin de la préparation administrative d’un mouvement. **C'est une étape intermédiaire qui sert surtout à marquer que **tout est prêt côté administratif et logistique**, mais que le mouvement n’a pas encore été exécuté.
29	29
30		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
31		-|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
32		-|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
	30	+Concrètement, ça peut servir à :
33	33
34		-(% class="box successmessage" %)
35		-(((
36		-Bonne pratique :
	32	+* **Bloquer un jalon clair dans le suivi** : on distingue ce qui est encore en préparation de ce qui est finalisé et en attente d’exécution.
	33	+* **Assurer une validation interne** : cela permet au régisseur ou au responsable scientifique de vérifier que toutes les infos administratives sont bien complètes (dates, transporteur, assurances, constats d’état, etc.) avant d’envoyer physiquement les biens.
	34	+* **Préparer la logistique** : le transporteur, les bordereaux et les documents associés peuvent être édités et validés à l’avance.
	35	+* **Collaborer plus efficacement** : plusieurs personnes peuvent intervenir (par ex. un agent prépare, un responsable valide) et savoir précisément à quelle étape en est le mouvement.
	36	+* **Tracer les étapes** : en cas d’audit ou de contrôle, on peut prouver que la préparation a été validée avant l’exécution, ce qui sécurise la chaîne documentaire.
37	37
38		-* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
39		-* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
40		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
41		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
42		-)))
	38	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43	43
44		-[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	40	+== Exécuter le mouvement ==
45	45
	42	+**Exécuter un mouvement** dans Flora sert à passer du stade //prévisionnel// au stade //effectif//. C’est le moment où le déplacement planifié devient une réalité dans la base.
46	46
47		-[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	44	+Il permet de :
48	48
	46	+* **Valider le déplacement réel** : le mouvement n’est plus seulement une information préparée, il est marqué comme effectué.
	47	+* **Mettre à jour automatiquement la localisation des biens** : les objets concernés quittent leur emplacement de départ pour être enregistrés dans leur localisation temporaire ou définitive.
	48	+* **Assurer la traçabilité** : l’historique du bien est enrichi avec la date et les détails du transport, ce qui garantit une preuve documentaire.
	49	+* **Sécuriser la chaîne administrative** : l’exécution verrouille certaines informations, ce qui évite les modifications a posteriori et reflète la réalité du déplacement.
	50	+* **Suivre l’avancement global de l’évènement** :
	51	+** lors de l’exécution d’un **mouvement de sortie**, l’évènement passe à l’état **En cours**,
	52	+** lors de l’exécution d’un **mouvement d’entrée**, l’évènement est mis à l’état **Terminé**.
49	49
	54	+[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	55	+
50	50	[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51	51
52		-= Corriger une erreur =
53	53
54		-Si un mouvement a été exécuté par erreur :
	59	+= Impact de l’exécution sur les biens =
55	55
56		-1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
57		-1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
58		-1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
	61	+== Mise à jour des localisations ==
59	59
60		-== Modifier l'état d'avancement des biens liés au mouvement ==
61		-
62		-[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63		-
64		-
65		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66		-
67		-
68		-(% class="box successmessage" %)
69		-(((
70		-Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
71		-
72		-[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756368953870-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73		-
74		-
75		-[[//Sélection des notices pour modification par lot//>>image:1756368980526-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76		-
77		-
78		-[[//Saisie des données à remplacer et lancement du traitement//>>image:1756369013294-411.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79		-
80		-
81		-)))
82		-
83		-== Modifier l'état d'avancement du mouvement ==
84		-
85		-[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86		-
87		-
88		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89		-
90		-
91		-[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92		-
93		-
94		-= Effets de l'exécution sur les biens =
95		-
96	96	Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
97	97
98	98	|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
...	...	@@ -112,23 +112,52 @@
112	112	[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113	113	)))
114	114
115		-== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ==
	82	+== Mise à jour de l'historique des mouvements ==
116	116
117	117	Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
118	118
119	119	[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120	120
	88	+= Suivre les mouvements =
121	121
122		-= Suivre les mouvements depuis le tableau de bord =
123	123
124		-Dès la connexion à Flora, la page d’accueil affiche un **tableau de bord** regroupant l’ensemble des mouvements de votre institution.
125		-Il permet de suivre leur avancement en un coup d’œil, sans avoir à ouvrir l’évènement associé, et de repérer facilement les mouvements prévus dans les semaines à venir ou ceux en retard.
	91	+== Effectuer des recherches sur les mouvements ==
126	126
127		-[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	93	+La recherche sur les mouvements permet de **retrouver facilement une opération spécifique** (sortie, entrée…), mais aussi de **suivre l’avancement logistique** des biens qui y sont associés. Elle donne accès à l’ensemble des informations saisies dans la notice de mouvement : dates prévues et réelles, emplacements de départ et d’arrivée, transporteurs, assurances, constats d’état et documents liés.
128	128
	95	+Cet outil est particulièrement utile pour **contrôler les échéances**, vérifier quels mouvements sont encore en préparation ou déjà exécutés, et reconstituer l’historique complet des déplacements d’un bien.
129	129
	97	+Pour y accéder :
130	130
131		-
	99	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	100	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
	101	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	102	+
	103	+[[Interface de recherche sur les mouvements>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	104	+
	105	+== Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement ==
	106	+
	107	+La recherche sur les biens liés aux mouvements permet de **retrouver rapidement un objet associé à un déplacement** et de consulter toutes les informations logistiques qui le concernent. Chaque notice reprend les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les données spécifiques saisies pour le transport : constat d’état, valeur d’assurance, conditionnement, commentaires logistiques ou scénographiques.
	108	+
	109	+Cet outil est essentiel pour **suivre individuellement le parcours d’un bien**, vérifier son état à chaque étape, et garantir la traçabilité complète de ses mouvements, qu’il s’agisse d’un prêt, d’un retour, d’un transfert ou d’une opération interne.
	110	+
	111	+Pour y accéder : …
	112	+
	113	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	114	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
	115	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	116	+
	117	+[[Interface de recherche sur les biens dans le mouvement>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	118	+
	119	+== Suivre les mouvements et les biens en mouvement depuis le tableau de bord ==
	120	+
	121	+Le tableau de bord offre une **vue centralisée** de l’ensemble des opérations logistiques en cours ou terminées. Il permet de visualiser en un coup d’œil :
	122	+
	123	+Pour les mouvements, il permet de vérifier rapidement l’état de chaque opération (saisie en cours, préparation validée, exécutée). Pour les biens, il fournit un suivi chiffré qui permet de savoir **combien d’objets restent à traiter** ou ont déjà été pris en charge.
	124	+
	125	+Cet outil facilite le **pilotage global** des évènements : il aide à anticiper les échéances, à vérifier la cohérence entre les biens et les mouvements, et à s’assurer que chaque opération est bien tracée jusqu’à son terme.
	126	+
	127	+[[Suivi des mouvements depuis le tableau de bord>>image:1756368631850-764.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132	132	)))
133	133	)))|(% style="width:300px" %)(((
134	134	(% class="box" %)
...	...	@@ -142,10 +142,8 @@
142	142	(((
143	143	**Aller plus loin**
144	144
145		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
146		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
147		-* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
148		-* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
	141	+* [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
	142	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
149	149	)))
150	150
151	151	(% class="box" %)