La table des évènements est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un cadre unique pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de coordination entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’organisation et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
A quoi servent les évènements dans Flora ?
La table Évènements constitue la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’opération — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
Vous y renseignez notamment le titre, le type d’évènement, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’état d’avancement de l’opération (préparation, en cours, terminé).
Chaque évènement est relié aux notices de biens concernés et peut regrouper plusieurs mouvements associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
En pratique, la table Évènements offre une structure logique à l’ensemble des actions de régie. Elle facilite le suivi transversal des opérations et centralise en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
Cas d'usage
Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
Préparer un prêt à une autre institution
Gérer une exposition itinérante
Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
Organiser une conservation curative et préventive, analyse
Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
Gérer des déménagements structurés (avec planification)
Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
Préparer un dépôt de plainte
Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
Bonnes pratiques :
Créez au préalable un panier pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
Sélectionnez la grille de saisie adaptée au type d’opération que vous souhaitez documenter.
Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
Comment créer un évènement ?
Depuis la table des évènements
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table des évènements
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord
Depuis une notice de bien
Version 4.5.30 et ultérieures
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice évènement depuis un bien
Choisir une grille de saisie
Version 4.5.39 et ultérieures
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
Libellé de la grille
Utilisation principale
Commission
Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
Déménagement
Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
Dépôt de plainte
Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
Exposition temporaire au musée
Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
Mise en dépôt (ou régularisation)
Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
Mvt int : Chantier de collections
Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
Mvt int : Marquage
Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
Mvt int : Mise à disposition sur place
Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
Mvt int : Photographie
Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
Mvt int : Temporaire
Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
Prêt (autres que pour une exposition)
Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
Prêts (pour exposition dans une autre institution)
Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
Tous les champs
Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
Traitement de conservation et analyse
Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
Enregistrer la notice.
Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie. Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
Champ
Définition
Rôle principal
Exemples
Type d’évènement
Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.
Définit la nature de l’opération.
Conditionne les champs affichés.
Déclenche les règles métiers.
Détermine le workflow.
Exposition
Exposition itinérante
Prêt hors exposition
Activité
Vente
Dépôt
Déménagement
Traitement de conservation et analyse
Commission
Etc.
Sous-type d’évènement
Champ de précision supplémentaire lié au type.
Affine la description du type choisi.
Permet de différencier des cas spécifiques.
Pour une exposition :
Interne temporaire au musée.
Prêt à une autre institution.
Catégorie
Champ de classification complémentaire.
Distingue les variantes ou étapes d’un type.
Activités : concert, colloque, conférence.
Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme lieu de destination d’un évènement, si l'emplacement de dépôt est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est automatiquement reprise dans la localisation temporaire des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
Attention :
Cette opération doit être effectuée au moment de la création de l’organisme ou avant son association à l’événement.
Elle ne peut pas être appliquée rétroactivement si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt
Grille de saisie d'un évènement
Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
Masquer-afficher la description de l'évènement
Lier des biens à l'évènement
A quoi servent les biens liés à l'évènement ?
Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.
Cas d'usage
Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
Ajouter un cartel ou une légende temporaire
Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
Comment lier des biens à l'évènement ?
Depuis une recherche
Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères
Saisie des critères de recherche
Sélection et ajout d'un bien à l'évènement
Saisie d'un préfixe musée
Résultat : bien lié à l'évènement
Depuis un panier
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
Sélectionnez le panier :
Cliquez sur Ajouter la sélection si vous ne souhaitez lier que certains biens,
ou sur Ajouter le panier pour ajouter tous les biens du panier.
Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement
Préfixe musée laissé vide
Résultat : biens liés à l'évènement
Depuis une notice de bien
Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.
Bien lié automatiquement à l'évènement
Comment ajouter des biens empruntés ?
Dans Flora, vous pouvez également saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
Expositions temporaires : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
Rétrospectives ou bilans : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
Gestion des prêts entrants : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
Archivage documentaire : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ?
Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
ils sont typés comme “Prêts pour expositions”,
ils portent un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme extérieurs à vos collections.
Distinction bien emprunté - collection
Comment saisir des biens empruntés ?
Création directe depuis un évènement
Version 4.5.45 et ultérieures
Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
Saisie d'un bien emprunté
Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement
Création depuis la table Biens
Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :
soit depuis la notice de bien,
soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.
Table des biens : choix grille de saisie 04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire
Saisie des données et enregistrement
Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant
Gérer les biens liés à l'évènement
Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.
Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement
Icône
Fonctionnalité
Utilité
Basculer en mode liste de résultats
Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
Exporter l’évènement au format GAM3
Exporte les notices au format GAM3, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
Modifier le tri
Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
Version 4.5.39 et ultérieures
Lien cliquable vers le bien
Ouvre la notice du bien.
Version 4.5.39 et ultérieures
Refuser un bien dans l'évènement
Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
version 4.5.59 et ultérieures
Accepter un bien dans l'évènement
Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
Supprimer un bien de l'évènement
Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
Modifier le bien lié à l'évènement
Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
Éditer les suites à donner
Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement
Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement
Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ?
Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
Action
Effet
Traçabilité
Quand l’utiliser ?
Refuser un bien
Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
Version 4.5.59 et ultérieures
Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.
Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
Supprimer un bien
Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.
Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.
Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
Retrouver tous les biens liés aux évènements
Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
Pour y accéder :
Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
Espace de travail Gérer > Menu Gestion matérielle > Sous-Menu Biens liés (Evnmnt).
Valider les étapes d'un évènement
Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’état En préparation. Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs boutons d’action permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
Icône
Action
Valide la fin de la préparation administrative
Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
Enregistre la fin de l'évènement
Évènement terminé
Bonne pratique :
Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
Lors de l’exécution des mouvements de sortie, l’évènement passe automatiquement à l’état En cours.
Lors de l’exécution des mouvements d’entrée, il est automatiquement mis à jour comme Terminé.
Une fois les boutons d'action activés, des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
Couleur
Signification
Orange
évènement en préparation
Vert
évènement en cours
Gris
évènement clôturé
Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement
Liste de résultats des évènements
Que faire en cas d'erreur ?
Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez corriger l’état d’avancement de l’évènement.
Modifiez la notice de l’évènement.
Dans le regroupement Suivi, ajustez l’état d’avancement.
Enregistrez la notice pour valider la modification.
Modifier la notice d'évènement
Modification de l'état d'avancement et enregistrement
Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils
Visualiser les évènements depuis la notice du bien
Version 4.5.30 et ultérieures
Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien.
Chaque ligne affiche au minimum :
le lieu,
le titre,
les dates,
et, le cas échéant, le numéro d’exposition.
Notice de bien : affichage des évènements liés au bien
