La table Évènements constitue la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’opération — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
Vous y renseignez notamment le titre, le type d’évènement, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’état d’avancement de l’opération (préparation, en cours, terminé).
Chaque évènement est relié aux notices de biens concernés et peut regrouper plusieurs mouvements associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
En pratique, la table Évènements offre une structure logique à l’ensemble des actions de régie. Elle facilite le suivi transversal des opérations et centralise en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
Cas d'usage
Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
Préparer un prêt à une autre institution
Gérer une exposition itinérante
Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
Organiser une conservation curative et préventive, analyse
Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
Gérer des déménagements structurés (avec planification)
Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
Préparer un dépôt de plainte
Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
Bonnes pratiques :
Créez au préalable un panier pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
Sélectionnez la grille de saisie adaptée au type d’opération que vous souhaitez documenter.
Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
Comment créer un évènement ?
Depuis la table des évènements
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table des évènements
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord
Depuis une notice de bien
Version 4.5.30 et ultérieures
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice évènement depuis un bien
Choisir une grille de saisie
Version 4.5.39 et ultérieures
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
Libellé de la grille
Utilisation principale
Commission
Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
Déménagement
Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
Dépôt de plainte
Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
Exposition temporaire au musée
Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
Mise en dépôt (ou régularisation)
Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
Mvt int : Chantier de collections
Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
Mvt int : Marquage
Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
Mvt int : Mise à disposition sur place
Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
Mvt int : Photographie
Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
Mvt int : Temporaire
Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
Prêt (autres que pour une exposition)
Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
Prêts (pour exposition dans une autre institution)
Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
Tous les champs
Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
Traitement de conservation et analyse
Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
Enregistrer la notice.
Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie. Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
Champ
Définition
Rôle principal
Exemples
Type d’évènement
Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.
Définit la nature de l’opération.
Conditionne les champs affichés.
Déclenche les règles métiers.
Détermine le workflow.
Exposition
Exposition itinérante
Prêt hors exposition
Activité
Vente
Dépôt
Déménagement
Traitement de conservation et analyse
Commission
Etc.
Sous-type d’évènement
Champ de précision supplémentaire lié au type.
Affine la description du type choisi.
Permet de différencier des cas spécifiques.
Pour une exposition :
Interne temporaire au musée.
Prêt à une autre institution.
Catégorie
Champ de classification complémentaire.
Distingue les variantes ou étapes d’un type.
Activités : concert, colloque, conférence.
Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
Grille de saisie d'une notice d'évènement
Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
Masquer-afficher la description de l'évènement
Lier des biens à l'évènement
A quoi servent les biens liés à l'évènement ?
Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.
Cas d'usage
Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
Ajouter un cartel ou une légende temporaire
Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
Comment lier des biens à l'évènement ?
Depuis une recherche
Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères
Saisie des critères de recherche
Sélection et ajout d'un bien à l'évènement
Saisie d'un préfixe musée
Résultat : bien lié à l'évènement
Depuis un panier
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
Sélectionnez le panier :
Cliquez sur Ajouter la sélection si vous ne souhaitez lier que certains biens,
ou sur Ajouter le panier pour ajouter tous les biens du panier.
Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement
Préfixe musée laissé vide
Résultat : biens liés à l'évènement
Depuis une notice de bien
Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.
Bien lié automatiquement à l'évènement
Comment ajouter des biens empruntés ?
Dans Flora, vous pouvez également saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
Expositions temporaires : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
Rétrospectives ou bilans : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
Gestion des prêts entrants : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
Archivage documentaire : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ?
Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
ils sont typés comme “Prêts pour expositions”,
ils portent un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
le prêteur est mentionné dans la notice du bien.
Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme extérieurs à vos collections.
Distinction bien emprunté - collection
Comment saisir les biens empruntés ?
Création directe depuis un évènement
Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
Saisie d'un bien emprunté
Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement
Création depuis la table Biens
Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :
soit depuis la notice de bien,
soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.
Table des biens : choix grille de saisie 04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire
Saisie des données et enregistrement
Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant
Gérer les biens liés à l'évènement
Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.
