Code source wiki de Créer un évènement

Version 54.1 par Doriane Bautista le 2025/08/26 09:54

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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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7 )))
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9 (((
10 = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
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12 La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13
14 Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15
16 Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17
18 En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19
20 == Cas d'usage ==
21
22 >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
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24 (((
25 >(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
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28 >(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
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30 (((
31 >(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32
33 >(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34
35 >(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
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37 >(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38
39 >(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40
41 >(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42
43 >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44
45 >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
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47 (% class="box successmessage" %)
48 (((
49 Bonnes pratiques :
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51 * **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 * **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 * **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 * **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
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60 = Comment créer un évènement ? =
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62 == Depuis la table des évènements ==
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64 Cliquez sur l'icône de **création**
65
66 [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68 == Depuis le tableau de bord ==
69
70 Cliquez sur l'icône de **création**
71
72 [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73
74 == Depuis une notice de bien ==
75
76 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
77
78 Cliquez sur l'icône de **création**
79
80 [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81
82 = Choisir une grille de saisie =
83
84 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85
86 La grille détermine la structure et les champs affichés.
87
88 Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
89
90 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 |**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 |**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 |**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 |**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 |**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 |**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 |**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 |**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 |**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 |**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 |**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 |**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 |**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 |**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
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106 (% class="box infomessage" %)
107 (((
108 **Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
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110 L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
111
112 * **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 * **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 * **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 * **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
116
117 Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
118 )))
119
120 = Renseigner et enregistrer la notice =
121
122 Une fois la grille de saisie ouverte,
123
124 1. **Remplir les champs** de la grille
125 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 1. **Enregistrer la notice. **
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128 (% class="box warningmessage" %)
129 (((
130 Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132
133 |=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 * Définit la nature de l’opération.
136 * Conditionne les champs affichés.
137 * Déclenche les règles métiers.
138 * Détermine le workflow.
139 )))|(((
140 * Exposition
141 * Exposition itinérante
142 * Prêt hors exposition
143 * Activité
144 * Vente
145 * Dépôt
146 * Déménagement
147 * Traitement de conservation et analyse
148 * Commission
149 * Etc.
150 )))
151 |**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 * Affine la description du type choisi.
153 * Permet de différencier des cas spécifiques.
154 )))|(((
155 Pour une exposition :
156
157 * Interne temporaire au musée.
158 * Prêt à une autre institution.
159 )))
160 |**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 * Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 )))|(((
163 * Activités : concert, colloque, conférence.
164 * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 )))
166 )))
167
168 [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169
170
171 (% class="box successmessage" %)
172 (((
173 Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 )))
175
176 [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 = Lier des biens à l'évènement =
180
181 == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182
183 Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184
185 Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186
187 Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188
189 En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190
191 === Cas d'usage ===
192
193 >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194
195 (((
196 >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197
198 >(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199
200 >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201
202 >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 )))
204
205 == Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206
207 === Depuis une recherche ===
208
209 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 1. (((
213 Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214
215 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 )))
219 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220
221 [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228
229
230 [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231
232
233 [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234
235
236 === Depuis un panier ===
237
238 (% class="box warningmessage" %)
239 (((
240 Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 )))
242
243 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 1. **Sélectionnez le panier** :
245 1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 1. (((
248 Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249
250 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 )))
254 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255
256 [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257
258
259 [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263
264
265 [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266
267
268 === Depuis une notice de bien ===
269
270 Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271
272 [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273
274
275 == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276
277 Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278
279 Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280
281 * **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 * **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 * **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 * **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
285
286 === Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
287
288 Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
289
290 * ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 * ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 * le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
293
294 Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295
296 [[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297
298 === Comment saisir les biens empruntés ? ===
299
300 1. **Création directe depuis un évènement**
301
302 * Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 * **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 * Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
305 * Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
306
307 [[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 [[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311
312
313 (% start="2" %)
314 1. **Création depuis la table Biens**
315
316 * **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
317 * Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
318 * **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
319 * (((
320 Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
321
322 * soit depuis la **notice de bien**,
323 * soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
324 )))
325
326 [[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330
331
332 [[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333
334
335 = Gérer les biens liés à l'évènement =
336
337 Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
338
339
340
341 = Supprimer un évènement avec des notices liées =
342
343
344
345
346 )))
347 )))|(% style="width:300px" %)(((
348 (% class="box" %)
349 (((
350 **Sommaire**
351
352 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
353 )))
354
355 (% class="box" %)
356 (((
357 **Aller plus loin**
358
359 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
360 * Planifier et suivre les mouvements associés
361
362
363
364 * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
365 * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
366 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
367 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
368 )))
369
370 (% class="box" %)
371 (((
372 **Icônes principales **
373 )))
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376
377 )))
378 )))
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