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Version 122.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 11:33
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Cécile Vinoche 117.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
Cécile Vinoche 4.1 2
Cécile Vinoche 5.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Cécile Vinoche 115.1 6 La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7
8 Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9
10 Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
Cécile Vinoche 5.1 11 )))
Cécile Vinoche 4.1 12
Cécile Vinoche 5.1 13 (((
Joséphine Ducruet 122.1 14 = Valider les étapes d'un évènement =
Cécile Vinoche 108.1 15
Joséphine Ducruet 122.1 16 == Stade initial ==
Cécile Vinoche 108.1 17
Joséphine Ducruet 122.1 18 Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
Cécile Vinoche 66.1 20
Joséphine Ducruet 122.1 21 L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
Cécile Vinoche 66.1 22
Joséphine Ducruet 122.1 23 [[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 69.1 24
Joséphine Ducruet 122.1 25 == Valider la fin de la préparation administrative ==
Cécile Vinoche 69.1 26
Joséphine Ducruet 122.1 27 Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 Concrètement, cela permet de :
Cécile Vinoche 80.1 29
Joséphine Ducruet 122.1 30 * confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 * marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 * distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
Cécile Vinoche 108.1 33
Joséphine Ducruet 122.1 34 Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
Cécile Vinoche 108.1 35
Joséphine Ducruet 122.1 36 En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
Cécile Vinoche 110.1 37
Joséphine Ducruet 122.1 38 [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 120.1 39
40
Joséphine Ducruet 122.1 41 [[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 120.1 42
Joséphine Ducruet 122.1 43 == Enregistrer le début de l'exécution ==
44
45 L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
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48 * acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 * distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 * garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51
52 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
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54 Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55
56 En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
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58 (% class="box infomessage" %)
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Joséphine Ducruet 122.1 60 Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 )))
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Joséphine Ducruet 122.1 63 [[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 120.1 64
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66 [[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67
68 == Enregistrer la fin de l'évènement ==
69
70 L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
72
73 * signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 * distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 * garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
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77 >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
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79 Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80
81 En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
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83 (% class="box infomessage" %)
84 (((
85 Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
Cécile Vinoche 121.1 86 )))
Cécile Vinoche 120.1 87
Joséphine Ducruet 122.1 88 [[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 120.1 89
Joséphine Ducruet 122.1 90 [[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 121.1 91
Joséphine Ducruet 122.1 92 == Revenir à un état précédent ==
Cécile Vinoche 108.1 93
Joséphine Ducruet 122.1 94 Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
Cécile Vinoche 80.1 95
Cécile Vinoche 81.1 96 1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
Cécile Vinoche 80.1 99
Cécile Vinoche 81.1 100 [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 80.1 101
102
Cécile Vinoche 81.1 103 [[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Cécile Vinoche 80.1 104
Cécile Vinoche 81.1 105
106 [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107
Joséphine Ducruet 122.1 108 = Suivre les évènements dans Flora =
Cécile Vinoche 81.1 109
Joséphine Ducruet 122.1 110 == Depuis la table des évènements ==
Cécile Vinoche 57.1 111
Joséphine Ducruet 122.1 112 La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
113
114 |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
115 |(((
116 (% style="color:#e67e22" %)Orange
117 )))|évènement en préparation
118 |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
119 |(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
120
121 [[image:1756200757135-231.png]]
122
123
124 == Depuis le tableau de bord ==
125
126 Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
127 Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
128
129 [[image:1756363357395-649.png]]
130
Cécile Vinoche 5.1 131
132 )))
133 )))|(% style="width:300px" %)(((
134 (% class="box" %)
135 (((
136 **Sommaire**
Cécile Vinoche 13.1 137
Cécile Vinoche 94.1 138 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Cécile Vinoche 5.1 139 )))
140
141 (% class="box" %)
142 (((
143 **Aller plus loin**
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Cécile Vinoche 9.1 145 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
Joséphine Ducruet 121.3 146 * [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
Joséphine Ducruet 121.4 147 * [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
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151 * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
Cécile Vinoche 5.1 152 )))
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154 (% class="box" %)
155 (((
156 **Icônes principales **
Cécile Vinoche 79.1 157
Cécile Vinoche 107.1 158 * [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
Cécile Vinoche 106.1 159
160 * [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
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162 * [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
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