Code source wiki de Suivre et valider un évènement
Version 122.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 11:33
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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117.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures ** |
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4.1 | 2 | |
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5.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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115.1 | 6 | La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora. |
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| 8 | Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord. | ||
| 9 | |||
| 10 | Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées. | ||
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5.1 | 11 | ))) |
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4.1 | 12 | |
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5.1 | 13 | ((( |
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122.1 | 14 | = Valider les étapes d'un évènement = |
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108.1 | 15 | |
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122.1 | 16 | == Stade initial == |
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108.1 | 17 | |
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122.1 | 18 | Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**. |
| 19 | Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées. | ||
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66.1 | 20 | |
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122.1 | 21 | L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion. |
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66.1 | 22 | |
| |
122.1 | 23 | [[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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69.1 | 24 | |
| |
122.1 | 25 | == Valider la fin de la préparation administrative == |
| |
69.1 | 26 | |
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122.1 | 27 | Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante. |
| 28 | Concrètement, cela permet de : | ||
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80.1 | 29 | |
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122.1 | 30 | * confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…), |
| 31 | * marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours, | ||
| 32 | * distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements). | ||
| |
108.1 | 33 | |
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122.1 | 34 | Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**. |
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108.1 | 35 | |
| |
122.1 | 36 | En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global. |
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110.1 | 37 | |
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122.1 | 38 | [[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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120.1 | 39 | |
| 40 | |||
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122.1 | 41 | [[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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120.1 | 42 | |
| |
122.1 | 43 | == Enregistrer le début de l'exécution == |
| 44 | |||
| 45 | L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**. | ||
| 46 | Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de : | ||
| 47 | |||
| 48 | * acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.), | ||
| 49 | * distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés, | ||
| 50 | * garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement. | ||
| 51 | |||
| 52 | >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**. | ||
| 53 | |||
| 54 | Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**. | ||
| 55 | |||
| 56 | En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global. | ||
| 57 | |||
| 58 | (% class="box infomessage" %) | ||
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120.1 | 59 | ((( |
| |
122.1 | 60 | Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. |
| 61 | ))) | ||
| |
120.1 | 62 | |
| |
122.1 | 63 | [[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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120.1 | 64 | |
| |
122.1 | 65 | |
| 66 | [[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 67 | |||
| 68 | == Enregistrer la fin de l'évènement == | ||
| 69 | |||
| 70 | L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**. | ||
| 71 | Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets : | ||
| 72 | |||
| 73 | * signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes, | ||
| 74 | * distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés, | ||
| 75 | * garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement. | ||
| 76 | |||
| 77 | >(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées. | ||
| 78 | |||
| 79 | Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**. | ||
| 80 | |||
| 81 | En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global. | ||
| 82 | |||
| 83 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 84 | ((( | ||
| 85 | Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. | ||
| |
121.1 | 86 | ))) |
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120.1 | 87 | |
| |
122.1 | 88 | [[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
120.1 | 89 | |
| |
122.1 | 90 | [[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
121.1 | 91 | |
| |
122.1 | 92 | == Revenir à un état précédent == |
| |
108.1 | 93 | |
| |
122.1 | 94 | Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement. |
| |
80.1 | 95 | |
| |
81.1 | 96 | 1. **Modifiez la notice** de l’évènement. |
| 97 | 1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. | ||
| 98 | 1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. | ||
| |
80.1 | 99 | |
| |
81.1 | 100 | [[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
80.1 | 101 | |
| 102 | |||
| |
81.1 | 103 | [[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
80.1 | 104 | |
| |
81.1 | 105 | |
| 106 | [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 107 | |||
| |
122.1 | 108 | = Suivre les évènements dans Flora = |
| |
81.1 | 109 | |
| |
122.1 | 110 | == Depuis la table des évènements == |
| |
57.1 | 111 | |
| |
122.1 | 112 | La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement : |
| 113 | |||
| 114 | |(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** | ||
| 115 | |((( | ||
| 116 | (% style="color:#e67e22" %)Orange | ||
| 117 | )))|évènement en préparation | ||
| 118 | |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours | ||
| 119 | |(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé | ||
| 120 | |||
| 121 | [[image:1756200757135-231.png]] | ||
| 122 | |||
| 123 | |||
| 124 | == Depuis le tableau de bord == | ||
| 125 | |||
| 126 | Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution. | ||
| 127 | Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements. | ||
| 128 | |||
| 129 | [[image:1756363357395-649.png]] | ||
| 130 | |||
| |
5.1 | 131 | |
| 132 | ))) | ||
| 133 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 134 | (% class="box" %) | ||
| 135 | ((( | ||
| 136 | **Sommaire** | ||
| |
13.1 | 137 | |
| |
94.1 | 138 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| |
5.1 | 139 | ))) |
| 140 | |||
| 141 | (% class="box" %) | ||
| 142 | ((( | ||
| 143 | **Aller plus loin** | ||
| |
6.1 | 144 | |
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9.1 | 145 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] |
| |
121.3 | 146 | * [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
121.4 | 147 | * [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] |
| |
113.1 | 148 | |
| 149 | |||
| 150 | |||
| 151 | * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] | ||
| |
5.1 | 152 | ))) |
| 153 | |||
| 154 | (% class="box" %) | ||
| 155 | ((( | ||
| 156 | **Icônes principales ** | ||
| |
79.1 | 157 | |
| |
107.1 | 158 | * [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative |
| |
106.1 | 159 | |
| 160 | * [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement | ||
| 161 | |||
| 162 | * [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement | ||
| |
103.1 | 163 | |
| 164 | |||
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5.1 | 165 | ))) |
| 166 | |||
| 167 | ((( | ||
| 168 | |||
| 169 | ))) | ||
| 170 | ))) | ||
| 171 | |||
| 172 | |||
| 173 | |||
| 174 | |||
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2.1 | 175 |