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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 9.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:37
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,7 +9,70 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 +== Rôle fonctionnel ==
12 12  
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 +
16 +== Contenu principal ==
17 +
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23 +
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
35 +== Cas d'usage ==
36 +
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 +
39 +(((
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 +
42 +(((
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 +
45 +(((
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47 +
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49 +
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51 +
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 +
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 +
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 +
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 +
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 +
62 +
63 +(% class="box successmessage" %)
64 +(((
65 +Bonnes pratiques :
66 +
67 +* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
71 +)))
72 +)))
73 +)))
74 +)))
75 +
13 13  = Comment créer un évènement ? =
14 14  
15 15  == Depuis la table des évènements ==
... ... @@ -26,6 +26,8 @@
26 26  
27 27  == Depuis une notice de bien ==
28 28  
92 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
93 +
29 29  Cliquez sur l'icône de **création**
30 30  
31 31  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -32,20 +32,151 @@
32 32  
33 33  = Choisir une grille de saisie =
34 34  
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
101 +
35 35  La grille détermine la structure et les champs affichés.
36 36  
37 37  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
38 38  
106 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
107 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
108 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
109 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
110 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
111 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
112 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
113 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
114 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
115 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
116 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
117 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
118 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
119 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
120 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
39 39  
122 +(% class="box infomessage" %)
123 +(((
124 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
125 +
126 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
127 +
128 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
129 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
130 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
131 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
132 +
133 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
134 +)))
135 +
40 40  = Renseigner et enregistrer la notice =
41 41  
138 +Une fois la grille de saisie ouverte,
139 +
140 +1. **Remplir les champs** de la grille
141 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142 +1. **Enregistrer la notice. **
143 +
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148 +
149 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
150 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151 +* Définit la nature de l’opération.
152 +* Conditionne les champs affichés.
153 +* Déclenche les règles métiers.
154 +* Détermine le workflow.
155 +)))|(((
156 +* Exposition
157 +* Exposition itinérante
158 +* Prêt hors exposition
159 +* Activité
160 +* Vente
161 +* Dépôt
162 +* Déménagement
163 +* Traitement de conservation et analyse
164 +* Commission
165 +* Etc.
166 +)))
167 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
168 +* Affine la description du type choisi.
169 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
170 +)))|(((
171 +Pour une exposition :
172 +
173 +* Interne temporaire au musée.
174 +* Prêt à une autre institution.
175 +)))
176 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
177 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
178 +)))|(((
179 +* Activités : concert, colloque, conférence.
180 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181 +)))
182 +)))
183 +
184 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +
186 +
42 42  = Lier des biens à l'évènement =
43 43  
44 44  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
45 45  
191 +=== Rôle fonctionnel ===
46 46  
193 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
47 47  
195 +=== Contenu principal ===
48 48  
197 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
199 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200 +* Commentaire logistique ou scénographique
201 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
202 +
203 +=== Liens ===
204 +
205 +* Dépend directement de la table Évènement
206 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
208 +
209 +=== Avantages ===
210 +
211 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
214 +
215 +=== Cas d'usage ===
216 +
217 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
218 +
219 +(((
220 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
221 +
222 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
223 +
224 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
225 +
226 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227 +)))
228 +
229 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
230 +
231 +=== Depuis une recherche ===
232 +
233 +=== Depuis un panier ===
234 +
235 +=== Depuis une notice de bien ===
236 +
237 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238 +
239 +
240 +
241 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
242 +
243 +
244 +
49 49  
50 50  )))
51 51  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -52,6 +52,8 @@
52 52  (% class="box" %)
53 53  (((
54 54  **Sommaire**
251 +
252 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
55 55  )))
56 56  
57 57  (% class="box" %)
... ... @@ -60,7 +60,12 @@
60 60  
61 61  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
62 62  * Planifier et suivre les mouvements associés
261 +
262 +
263 +
63 63  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
265 +* Utiliser les paniers
266 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
64 64  )))
65 65  
66 66  (% class="box" %)
... ... @@ -76,28 +76,9 @@
76 76  
77 77  
78 78  
79 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
80 80  
81 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
82 82  
83 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
84 84  
85 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
86 86  
87 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
88 88  
89 -
90 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
91 -
92 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
93 -
94 -[[image:1748002396864-933.png]]
95 -
96 -
97 -
98 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
99 -
100 -[[image:1748002474366-246.png]]
101 -
102 -
103 103  
1756131727321-691.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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Auteur
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