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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 86.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:45
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À la version 69.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 11:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -172,20 +172,12 @@
172 172  
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -
177 -Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.**
178 -
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
180 180  )))
181 181  
182 -(% class="box successmessage" %)
183 -(((
184 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
185 -
186 186  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 -)))
188 188  
178 +
189 189  = Lier des biens à l'évènement =
190 190  
191 191  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -309,8 +309,6 @@
309 309  
310 310  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
311 311  
312 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
313 -
314 314  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
315 315  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
316 316  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -351,21 +351,9 @@
351 351  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
352 352  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
353 353  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
355 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
356 -
357 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
358 -)))
359 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
360 -Ouvre la notice du bien.
361 -
362 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
363 -)))
364 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
365 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
366 -
367 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
368 -)))
342 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien.
344 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
369 369  |(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
370 370  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
371 371  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
... ... @@ -383,11 +383,7 @@
383 383  **Refuser un bien**
384 384  
385 385  [[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
386 -)))|(% style="width:264px" %)(((
387 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
388 -
389 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
390 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
362 +)))|(% style="width:264px" %)Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
391 391  |(((
392 392  (% style="text-align: center;" %)
393 393  **Supprimer un bien **
... ... @@ -401,23 +401,17 @@
401 401  
402 402  = Valider les étapes d'un évènement =
403 403  
404 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
405 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
376 +Lors de la création d'un évènement, l'état initial de cet évènement est en préparation. Néanmoins l'état de l'évènement va évoluer, pour cela vous avez accès à un lot de bouton, qui vous permettront de gérer manuellement l'état d'avancement de votre évènement. En voici le descriptif :
406 406  
407 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
408 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
409 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
378 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**État**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Usage**
379 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valider la fin de la préparation administrative
380 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer le début de l'exécution d'un mouvement
381 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer la fin de l'évènement
411 411  |(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
412 412  
413 413  (% class="box successmessage" %)
414 414  (((
415 -Bonne pratique :
416 -
417 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
418 -
419 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
420 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
386 +Bonne pratique : vous n'êtes pas obligés d'utiliser ce workflow automatique. Lors de l'exécution des mouvements de sortie, l'évènement est automatiquement mis à jour comme en cours. Lors de l'exécution des mouvements d'entrée, l'évènement est automatiquement mis à jour comme terminé.
421 421  )))
422 422  
423 423  **Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
... ... @@ -429,33 +429,16 @@
429 429  |(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
430 430  |(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
431 431  
432 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 433  
434 434  
435 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400 +[[//État d'avancement d'un évènement//>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 437  
438 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
403 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
441 441  
442 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
443 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
444 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
445 -
446 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 -
448 -
449 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 -
451 -
452 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 -
454 -
455 455  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
456 456  
457 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
458 -
459 459  Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
460 460  
461 461  Chaque ligne affiche au minimum :
... ... @@ -487,7 +487,10 @@
487 487  **Aller plus loin**
488 488  
489 489  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
490 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
439 +* Planifier et suivre les mouvements associés
440 +
441 +
442 +
491 491  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
492 492  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
493 493  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -497,8 +497,6 @@
497 497  (% class="box" %)
498 498  (((
499 499  **Icônes principales **
500 -
501 -
502 502  )))
503 503  
504 504  (((
1756208764734-761.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -201.8 KB
Contenu
1756208816495-806.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
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Contenu
1756208847057-982.png
Auteur
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1 -XWiki.DBA
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1756215744589-671.png
Auteur
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1 -XWiki.DBA
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1 -138.8 KB
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