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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 86.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:45
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À la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -46,6 +46,7 @@
46 46  
47 47  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 48  
47 +
49 49  (% class="box successmessage" %)
50 50  (((
51 51  Bonnes pratiques :
... ... @@ -172,20 +172,12 @@
172 172  
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -
177 -Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.**
178 -
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
180 180  )))
181 181  
182 -(% class="box successmessage" %)
183 -(((
184 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
185 -
186 186  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 -)))
188 188  
179 +
189 189  = Lier des biens à l'évènement =
190 190  
191 191  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -216,22 +216,20 @@
216 216  
217 217  === Depuis une recherche ===
218 218  
219 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
220 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
221 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
222 -1. (((
223 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
210 +Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
224 224  
225 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
226 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
227 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
228 -)))
229 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
212 +Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
230 230  
214 +Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
215 +
216 +Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217 +
218 +Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
219 +
231 231  [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 233  
234 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 +[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 236  
237 237  [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -240,41 +240,14 @@
240 240  [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 242  
243 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 245  
246 246  === Depuis un panier ===
247 247  
248 -(% class="box warningmessage" %)
249 -(((
250 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
251 -)))
237 +[[image:1756190418652-625.png]]
252 252  
253 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
254 -1. **Sélectionnez le panier** :
255 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
256 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
257 -1. (((
258 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
259 259  
260 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
261 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
262 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
263 -)))
264 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
265 -
266 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267 -
268 -
269 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 -
271 -
272 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 278  === Depuis une notice de bien ===
279 279  
280 280  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
... ... @@ -284,190 +284,10 @@
284 284  
285 285  == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
286 286  
287 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
288 288  
289 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
250 += Gérer les biens liés à l'évènement =
290 290  
291 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
292 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
293 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
294 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
295 295  
296 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
297 -
298 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
299 -
300 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
301 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
302 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
303 -
304 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
305 -
306 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 -
308 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
309 -
310 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
311 -
312 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
313 -
314 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
315 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
316 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
317 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
318 -
319 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 -
321 -
322 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 -
324 -
325 -==== **Création depuis la table Biens** ====
326 -
327 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
328 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
329 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
330 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
331 -
332 -* soit depuis la **notice de bien**,
333 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
334 -
335 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 -
337 -
338 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 -
340 -
341 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 -
343 -
344 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
345 -
346 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
347 -
348 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 -
350 -
351 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
352 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
353 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
355 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
356 -
357 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
358 -)))
359 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
360 -Ouvre la notice du bien.
361 -
362 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
363 -)))
364 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
365 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
366 -
367 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
368 -)))
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
374 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
375 -
376 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
377 -
378 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
379 -
380 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
381 -|(((
382 -(% style="text-align: center;" %)
383 -**Refuser un bien**
384 -
385 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
386 -)))|(% style="width:264px" %)(((
387 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
388 -
389 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
390 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
391 -|(((
392 -(% style="text-align: center;" %)
393 -**Supprimer un bien **
394 -
395 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
396 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
397 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
398 -
399 -
400 -)))
401 -
402 -= Valider les étapes d'un évènement =
403 -
404 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
405 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
406 -
407 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
408 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
409 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
411 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
412 -
413 -(% class="box successmessage" %)
414 -(((
415 -Bonne pratique :
416 -
417 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
418 -
419 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
420 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
421 -)))
422 -
423 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
424 -
425 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
426 -|(((
427 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
428 -)))|évènement en préparation
429 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
430 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
431 -
432 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 -
434 -
435 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 -
437 -
438 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
439 -
440 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
441 -
442 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
443 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
444 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
445 -
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457 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
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489 489  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
490 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
272 +* Planifier et suivre les mouvements associés
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491 491  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
492 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
493 493  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
494 494  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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