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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 85.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:44
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -172,16 +172,6 @@
172 172  
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -
177 -Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.**
178 -
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -)))
181 -
182 -
183 -(% class="box successmessage" %)
184 -(((
185 185  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
186 186  )))
187 187  
... ... @@ -286,7 +286,7 @@
286 286  
287 287  == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
288 288  
289 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
290 290  
291 291  Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
292 292  
... ... @@ -305,19 +305,15 @@
305 305  
306 306  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
307 307  
308 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
309 309  
310 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
298 +1. **Création directe depuis un évènement**
311 311  
312 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
300 +* Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
301 +* **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
302 +* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
303 +* Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
313 313  
314 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
315 -
316 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
317 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
318 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
319 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
320 -
321 321  [[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
323 323  
... ... @@ -324,152 +324,25 @@
324 324  [[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 326  
327 -==== **Création depuis la table Biens** ====
311 +(% start="2" %)
312 +1. **Création depuis la table Biens**
328 328  
329 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
330 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
331 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
332 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
314 +* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens. Utilisez la grille de saisie dédié 04. Régie : Bien empruntés pour exposition. saisissez les champs obligatoires et les champs souhaités puis enregistrez.
315 +* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**.
333 333  
334 -* soit depuis la **notice de bien**,
335 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
317 +[[image:1756193626035-889.png]]
336 336  
337 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
320 +[[image:1756193737801-321.png]]
339 339  
340 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 341  
323 +[[image:1756193843402-498.png]]
342 342  
343 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 345  
346 346  = Gérer les biens liés à l'évènement =
347 347  
348 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
349 349  
350 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 -
352 -
353 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
356 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
357 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
358 -
359 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
360 -)))
361 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
362 -Ouvre la notice du bien.
363 -
364 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
365 -)))
366 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
367 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
368 -
369 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
370 -)))
371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
374 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
375 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
376 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
377 -
378 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
379 -
380 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
381 -
382 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
383 -|(((
384 -(% style="text-align: center;" %)
385 -**Refuser un bien**
386 -
387 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
388 -)))|(% style="width:264px" %)(((
389 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
390 -
391 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
392 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
393 -|(((
394 -(% style="text-align: center;" %)
395 -**Supprimer un bien **
396 -
397 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
398 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
399 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
400 -
401 -
402 -)))
403 -
404 -= Valider les étapes d'un évènement =
405 -
406 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
407 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
408 -
409 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
411 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
412 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
413 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
414 -
415 -(% class="box successmessage" %)
416 -(((
417 -Bonne pratique :
418 -
419 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
420 -
421 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
422 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
423 -)))
424 -
425 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
426 -
427 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
428 -|(((
429 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
430 -)))|évènement en préparation
431 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
432 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
433 -
434 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 -
436 -
437 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 -
439 -
440 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
441 -
442 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
443 -
444 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
445 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
446 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
447 -
448 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
458 -
459 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
460 -
461 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
462 -
463 -Chaque ligne affiche au minimum :
464 -
465 -* **le lieu,**
466 -* **le titre,**
467 -* **les dates,**
468 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
469 -
470 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 -
472 -
473 473  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
474 474  
475 475  
... ... @@ -481,7 +481,7 @@
481 481  (((
482 482  **Sommaire**
483 483  
484 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
341 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
485 485  )))
486 486  
487 487  (% class="box" %)
... ... @@ -489,7 +489,10 @@
489 489  **Aller plus loin**
490 490  
491 491  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
492 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
349 +* Planifier et suivre les mouvements associés
350 +
351 +
352 +
493 493  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
494 494  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
495 495  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -499,8 +499,6 @@
499 499  (% class="box" %)
500 500  (((
501 501  **Icônes principales **
502 -
503 -
504 504  )))
505 505  
506 506  (((
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