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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 84.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:41
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À la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 10:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -172,13 +172,6 @@
172 172  
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l’**emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -)))
177 -
178 -
179 -
180 -(% class="box successmessage" %)
181 -(((
182 182  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
183 183  )))
184 184  
... ... @@ -304,12 +304,10 @@
304 304  
305 305  [[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
308 308  
309 309  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
310 310  
311 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
312 -
313 313  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
314 314  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
315 315  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -344,129 +344,42 @@
344 344  
345 345  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
346 346  
347 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 348  
337 +Fonctionnalités de la barre d'outils
349 349  
350 350  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
351 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
352 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
353 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
354 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
340 +|(% style="width:133px" %) |Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
341 +|(% style="width:133px" %) |Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
342 +|(% style="width:133px" %) |Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
355 355  
356 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
357 -)))
358 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
359 -Ouvre la notice du bien.
344 +Fonctionnalités des notices de biens liés à l'évènement
360 360  
361 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
362 -)))
363 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
364 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
365 365  
366 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
347 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
349 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
350 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
351 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
352 +Archive que le bien a été refusé dans l'évènement : permet de sauvegarder l'info que le bien été prédestiné mais que finalement il n'a pas été pris. Lors du refus, un commentaire peut être ajouté pour motiver le refus.
367 367  )))
368 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
354 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Suite à refus : acceptation finalement du bien dans l'évènement : pour repasser le bien lié à l'évènement en accepté
355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le bien lié à l'évènement, pas d'archivage,
356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
357 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)
358 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
359 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
374 374  
375 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
376 376  
377 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
378 378  
379 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
380 -|(((
381 -(% style="text-align: center;" %)
382 -**Refuser un bien**
383 383  
384 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
385 -)))|(% style="width:264px" %)(((
386 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
387 387  
388 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
389 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
390 -|(((
391 -(% style="text-align: center;" %)
392 -**Supprimer un bien **
393 393  
394 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
395 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
396 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
397 397  
398 -
399 -)))
400 400  
401 -= Valider les étapes d'un évènement =
368 += Affichage des évènements dans les notices de biens =
402 402  
403 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
404 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
405 405  
406 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
407 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
408 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
409 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
411 411  
412 -(% class="box successmessage" %)
413 -(((
414 -Bonne pratique :
415 -
416 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
417 -
418 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
419 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
420 -)))
421 -
422 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
423 -
424 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
425 -|(((
426 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
427 -)))|évènement en préparation
428 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
429 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
430 -
431 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 -
433 -
434 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 -
436 -
437 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
438 -
439 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
440 -
441 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
442 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
443 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
444 -
445 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 -
447 -
448 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
455 -
456 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
457 -
458 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
459 -
460 -Chaque ligne affiche au minimum :
461 -
462 -* **le lieu,**
463 -* **le titre,**
464 -* **les dates,**
465 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
466 -
467 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 -
469 -
470 470  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
471 471  
472 472  
... ... @@ -478,7 +478,7 @@
478 478  (((
479 479  **Sommaire**
480 480  
481 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
383 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
482 482  )))
483 483  
484 484  (% class="box" %)
... ... @@ -486,7 +486,10 @@
486 486  **Aller plus loin**
487 487  
488 488  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
489 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
391 +* Planifier et suivre les mouvements associés
392 +
393 +
394 +
490 490  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
491 491  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
492 492  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -496,8 +496,6 @@
496 496  (% class="box" %)
497 497  (((
498 498  **Icônes principales **
499 -
500 -
501 501  )))
502 502  
503 503  (((
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