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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 75.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 11:57
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 16:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -167,17 +167,28 @@
167 167  )))
168 168  )))
169 169  
170 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
171 171  
174 +Attention :
172 172  
176 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
173 173  (% class="box successmessage" %)
174 174  (((
175 175  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
176 -)))
177 177  
178 178  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
179 179  
180 -
181 181  = Lier des biens à l'évènement =
182 182  
183 183  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -295,12 +295,14 @@
295 295  
296 296  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
297 297  
298 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299 299  
300 300  === Comment saisir des biens empruntés ? ===
301 301  
302 302  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
303 303  
315 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
316 +
304 304  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
305 305  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
306 306  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -335,7 +335,7 @@
335 335  
336 336  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
337 337  
338 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
339 339  
340 340  
341 341  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
... ... @@ -344,19 +344,19 @@
344 344  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
345 345  Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
346 346  
347 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39**
360 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
348 348  )))
349 349  |(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
350 350  Ouvre la notice du bien.
351 351  
352 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39**
365 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
353 353  )))
354 354  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
355 355  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
356 356  
357 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59**
370 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
358 358  )))
359 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
372 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
360 360  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
361 361  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
362 362  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
... ... @@ -376,7 +376,7 @@
376 376  )))|(% style="width:264px" %)(((
377 377  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
378 378  
379 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59**
392 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
380 380  )))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
381 381  |(((
382 382  (% style="text-align: center;" %)
... ... @@ -389,6 +389,19 @@
389 389  
390 390  )))
391 391  
405 +== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
406 +
407 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
408 +
409 +Pour y accéder :
410 +
411 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
412 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
413 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
414 +
415 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
392 392  = Valider les étapes d'un évènement =
393 393  
394 394  Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
... ... @@ -425,9 +425,26 @@
425 425  [[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 427  
454 +== Corriger une erreur ==
455 +
456 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
457 +
458 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
459 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
460 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
461 +
462 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +
464 +
465 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +
467 +
468 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +
470 +
428 428  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
429 429  
430 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30**
473 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
431 431  
432 432  Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
433 433  
... ... @@ -443,8 +443,120 @@
443 443  
444 444  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
445 445  
489 +Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
490 +Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
446 446  
492 +(% class="box warningmessage" %)
493 +(((
494 +**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices : **
447 447  
496 +1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
497 +1. **Supprimer le mouvement**
498 +1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
499 +1. **Supprimer l’évènement**
500 +)))
501 +
502 +== Supprimer les biens rattachés aux mouvements ==
503 +
504 +Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
505 +
506 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
507 +1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
508 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
509 +
510 +(% class="box successmessage" %)
511 +(((
512 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
513 +)))
514 +
515 +(% start="4" %)
516 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
517 +1. Lancez le traitement.
518 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
519 +
520 +[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +
522 +
523 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 +
525 +
526 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 +
528 +
529 +[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 +
531 +
532 +
533 +== Supprimer les mouvements ==
534 +
535 +Lorsque l’évènement comporte un grand nombre de mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
536 +
537 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
538 +1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
539 +1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
540 +
541 +(% class="box successmessage" %)
542 +(((
543 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
544 +)))
545 +
546 +(% start="4" %)
547 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
548 +1. Lancez le traitement.
549 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
550 +
551 +[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
552 +
553 +
554 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
555 +
556 +
557 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
558 +
559 +
560 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
561 +
562 +
563 +== Supprimer les biens rattachés à l'évènement ==
564 +
565 +Lorsque l'évènement comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
566 +
567 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
568 +1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
569 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
570 +
571 +(% class="box successmessage" %)
572 +(((
573 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
574 +)))
575 +
576 +(% start="4" %)
577 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
578 +1. Lancez le traitement.
579 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
580 +
581 +(% class="box warningmessage" %)
582 +(((
583 +**Attention : ne pas supprimer en lot les liens Biens et ensembles. Ces liens disparaitront une fois les bien liés à l'évènement supprimés. **
584 +)))
585 +
586 +[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303226788-409.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587 +
588 +
589 +
590 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
591 +
592 +
593 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
594 +
595 +
596 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
597 +
598 +
599 +
600 +
601 +
602 +
448 448  
449 449  )))
450 450  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -452,7 +452,7 @@
452 452  (((
453 453  **Sommaire**
454 454  
455 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
610 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
456 456  )))
457 457  
458 458  (% class="box" %)
... ... @@ -460,7 +460,7 @@
460 460  **Aller plus loin**
461 461  
462 462  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
463 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome]]
618 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
464 464  
465 465  
466 466  
... ... @@ -468,11 +468,18 @@
468 468  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
469 469  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
470 470  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
626 +
627 +
628 +
629 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
630 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
471 471  )))
472 472  
473 473  (% class="box" %)
474 474  (((
475 475  **Icônes principales **
636 +
637 +
476 476  )))
477 477  
478 478  (((
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