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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 11:28
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À la version 84.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -170,6 +170,13 @@
170 170  
171 171  (% class="box successmessage" %)
172 172  (((
175 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l’**emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 +)))
177 +
178 +
179 +
180 +(% class="box successmessage" %)
181 +(((
173 173  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 174  )))
175 175  
... ... @@ -299,6 +299,8 @@
299 299  
300 300  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 301  
311 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
312 +
302 302  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 303  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 304  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -339,9 +339,21 @@
339 339  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
340 340  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
341 341  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
342 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien.
344 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
353 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
354 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
355 +
356 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
357 +)))
358 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
359 +Ouvre la notice du bien.
360 +
361 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
362 +)))
363 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
364 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
365 +
366 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
367 +)))
345 345  |(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
346 346  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
347 347  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
... ... @@ -359,7 +359,11 @@
359 359  **Refuser un bien**
360 360  
361 361  [[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
362 -)))|(% style="width:264px" %)Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
385 +)))|(% style="width:264px" %)(((
386 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
387 +
388 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
389 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
363 363  |(((
364 364  (% style="text-align: center;" %)
365 365  **Supprimer un bien **
... ... @@ -373,34 +373,61 @@
373 373  
374 374  = Valider les étapes d'un évènement =
375 375  
376 -Lors de la création d'un évènement, l'état initial de cet évènement est en préparation. Néanmoins l'état de l'évènement va évoluer, pour cela vous avez accès à un lot de bouton, qui vous permettront de gérer manuellement l'état d'avancement de votre évènement. En voici le descriptif :
403 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
404 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
377 377  
378 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**État**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Usage**
379 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valider la fin de la préparation administrative
380 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer le début de l'exécution d'un mouvement
381 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer la fin de l'évènement
406 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
407 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
408 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
409 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
382 382  |(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
383 383  
384 384  (% class="box successmessage" %)
385 385  (((
386 -Bonne pratique : vous n'êtes pas obligés d'utiliser ce workflow automatique. Lors de l'exécution des mouvements de sortie, l'évènement est automatiquement mis à jour comme en cours. Lors de l'exécution des mouvements d'entrée, l'évènement est automatiquement mis à jour comme terminé.
414 +Bonne pratique :
415 +
416 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
417 +
418 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
419 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
387 387  )))
388 388  
389 389  **Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
390 390  
391 -|**Couleur**|**Signification**
424 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
392 392  |(((
393 -Orange
426 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
394 394  )))|évènement en préparation
395 -|Vert|évènement en cours
396 -|Gris|évènement clôturé
428 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
429 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
397 397  
431 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 398  
399 399  
434 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
400 400  
401 401  
437 +== Que faire en cas d'erreur ? ==
438 +
439 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
440 +
441 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
442 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
443 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
444 +
445 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +
447 +
448 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +
453 +
402 402  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
403 403  
456 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
457 +
404 404  Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
405 405  
406 406  Chaque ligne affiche au minimum :
... ... @@ -432,10 +432,7 @@
432 432  **Aller plus loin**
433 433  
434 434  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
435 -* Planifier et suivre les mouvements associés
436 -
437 -
438 -
489 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
439 439  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
440 440  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
441 441  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -445,6 +445,8 @@
445 445  (% class="box" %)
446 446  (((
447 447  **Icônes principales **
499 +
500 +
448 448  )))
449 449  
450 450  (((
1756200757135-231.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Auteur
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1 +XWiki.DBA
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1 +XWiki.DBA
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1756208816495-806.png
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