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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 57.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 10:37
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À la version 92.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 09:58
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -165,17 +165,28 @@
165 165  )))
166 166  )))
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
169 169  
174 +Attention :
170 170  
176 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
171 171  (% class="box successmessage" %)
172 172  (((
173 173  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
175 175  
176 176  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
177 177  
178 -
179 179  = Lier des biens à l'évènement =
180 180  
181 181  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -293,12 +293,14 @@
293 293  
294 294  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 295  
296 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
311 +=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
299 299  
300 300  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 301  
315 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
316 +
302 302  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 303  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 304  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -333,42 +333,142 @@
333 333  
334 334  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
335 335  
351 +[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 336  
337 -Fonctionnalités de la barre d'outils
338 338  
339 339  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
340 -|(% style="width:133px" %) |Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
341 -|(% style="width:133px" %) |Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
342 -|(% style="width:133px" %) |Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
357 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
358 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 343  
344 -Fonctionnalités des notices de biens liés à l'évènement
360 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
361 +)))
362 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
363 +Ouvre la notice du bien.
345 345  
346 -
347 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
349 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
365 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
366 +)))
351 351  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
352 -Archive que le bien a été refusé dans l'évènement : permet de sauvegarder l'info que le bien été prédestiné mais que finalement il n'a pas été pris. Lors du refus, un commentaire peut être ajouté pour motiver le refus.
368 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
369 +
370 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
353 353  )))
354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Suite à refus : acceptation finalement du bien dans l'évènement : pour repasser le bien lié à l'évènement en accepté
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le bien lié à l'évènement, pas d'archivage,
356 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
357 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)
358 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
359 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
372 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
373 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
374 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
375 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
376 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
377 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
360 360  
379 +== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
361 361  
381 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
362 362  
383 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
384 +|(((
385 +(% style="text-align: center;" %)
386 +**Refuser un bien**
363 363  
388 +[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
389 +)))|(% style="width:264px" %)(((
390 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
364 364  
392 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
393 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
394 +|(((
395 +(% style="text-align: center;" %)
396 +**Supprimer un bien **
365 365  
398 +[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
399 +)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
400 +Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
366 366  
402 +
403 +)))
367 367  
368 -= Affichage des évènements dans les notices de biens =
405 +== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
369 369  
407 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
370 370  
409 +Pour y accéder :
371 371  
411 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
412 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
413 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
414 +
415 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 += Valider les étapes d'un évènement =
419 +
420 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
421 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
422 +
423 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
424 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
425 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
426 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
427 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
428 +
429 +(% class="box successmessage" %)
430 +(((
431 +Bonne pratique :
432 +
433 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
434 +
435 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
436 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
437 +)))
438 +
439 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
440 +
441 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
442 +|(((
443 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
444 +)))|évènement en préparation
445 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
446 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
447 +
448 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +
453 +
454 +== Que faire en cas d'erreur ? ==
455 +
456 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
457 +
458 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
459 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
460 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
461 +
462 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +
464 +
465 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +
467 +
468 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +
470 +
471 += Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
472 +
473 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
474 +
475 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
476 +
477 +Chaque ligne affiche au minimum :
478 +
479 +* **le lieu,**
480 +* **le titre,**
481 +* **les dates,**
482 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
483 +
484 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 +
486 +
372 372  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
373 373  
374 374  
... ... @@ -380,7 +380,7 @@
380 380  (((
381 381  **Sommaire**
382 382  
383 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
498 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
384 384  )))
385 385  
386 386  (% class="box" %)
... ... @@ -388,10 +388,7 @@
388 388  **Aller plus loin**
389 389  
390 390  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
391 -* Planifier et suivre les mouvements associés
392 -
393 -
394 -
506 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
395 395  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
396 396  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
397 397  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -401,6 +401,8 @@
401 401  (% class="box" %)
402 402  (((
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