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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:47
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À la version 88.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -170,12 +170,20 @@
170 170  
171 171  (% class="box successmessage" %)
172 172  (((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 +
177 +Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.**
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  )))
175 175  
182 +(% class="box successmessage" %)
183 +(((
184 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
185 +
176 176  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 +)))
177 177  
178 -
179 179  = Lier des biens à l'évènement =
180 180  
181 181  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
... ... @@ -274,7 +274,7 @@
274 274  
275 275  == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 276  
277 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
287 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 278  
279 279  Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 280  
... ... @@ -293,15 +293,19 @@
293 293  
294 294  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 295  
296 -=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
306 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -1. **Création directe depuis un évènement**
308 +=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
299 299  
300 -* Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
301 -* **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
302 -* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
303 -* Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
310 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
304 304  
312 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
313 +
314 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
315 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
316 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
317 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
318 +
305 305  [[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 307  
... ... @@ -308,18 +308,15 @@
308 308  [[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 310  
311 -(% start="2" %)
312 -1. **Création depuis la table Biens**
325 +==== **Création depuis la table Biens** ====
313 313  
314 -* **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
315 -* Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
316 -* **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
317 -* (((
318 -Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
327 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
328 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
329 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
330 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
319 319  
320 320  * soit depuis la **notice de bien**,
321 321  * soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
322 -)))
323 323  
324 324  [[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
... ... @@ -332,7 +332,144 @@
332 332  
333 333  = Gérer les biens liés à l'évènement =
334 334  
346 +Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
335 335  
348 +[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +
350 +
351 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
352 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
353 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
354 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
355 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
356 +
357 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
358 +)))
359 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
360 +Ouvre la notice du bien.
361 +
362 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
363 +)))
364 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
365 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
366 +
367 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
368 +)))
369 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
370 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
371 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
372 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
373 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
374 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
375 +
376 +== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
377 +
378 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
379 +
380 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
381 +|(((
382 +(% style="text-align: center;" %)
383 +**Refuser un bien**
384 +
385 +[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
386 +)))|(% style="width:264px" %)(((
387 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
388 +
389 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
390 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
391 +|(((
392 +(% style="text-align: center;" %)
393 +**Supprimer un bien **
394 +
395 +[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
396 +)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
397 +Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
398 +
399 +
400 +)))
401 +
402 +== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
403 +
404 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
405 +
406 +Pour y accéder :
407 +
408 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
409 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
410 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
411 +
412 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 +
414 +
415 += Valider les étapes d'un évènement =
416 +
417 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
418 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
419 +
420 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
421 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
422 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
423 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
424 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
425 +
426 +(% class="box successmessage" %)
427 +(((
428 +Bonne pratique :
429 +
430 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
431 +
432 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
433 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
434 +)))
435 +
436 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
437 +
438 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
439 +|(((
440 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
441 +)))|évènement en préparation
442 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
443 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
444 +
445 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +
447 +
448 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 +== Que faire en cas d'erreur ? ==
452 +
453 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
454 +
455 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
456 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
457 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
458 +
459 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 +
461 +
462 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +
464 +
465 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +
467 +
468 += Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
469 +
470 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
471 +
472 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
473 +
474 +Chaque ligne affiche au minimum :
475 +
476 +* **le lieu,**
477 +* **le titre,**
478 +* **les dates,**
479 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
480 +
481 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482 +
483 +
336 336  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
337 337  
338 338  
... ... @@ -344,7 +344,7 @@
344 344  (((
345 345  **Sommaire**
346 346  
347 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
495 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
348 348  )))
349 349  
350 350  (% class="box" %)
... ... @@ -352,10 +352,7 @@
352 352  **Aller plus loin**
353 353  
354 354  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
355 -* Planifier et suivre les mouvements associés
356 -
357 -
358 -
503 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
359 359  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
360 360  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
361 361  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -365,6 +365,8 @@
365 365  (% class="box" %)
366 366  (((
367 367  **Icônes principales **
513 +
514 +
368 368  )))
369 369  
370 370  (((
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