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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 48.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:13
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,4 +1,4 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
... ... @@ -7,334 +7,59 @@
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
21 -
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 -
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
26 -
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 -
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
32 -
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 -
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
40 -
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 -
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -(% class="box successmessage" %)
48 -(((
49 -Bonnes pratiques :
50 -
51 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
15 +
55 55  )))
56 -)))
57 -)))
58 -)))
59 -
60 -= Comment créer un évènement ? =
61 -
62 -== Depuis la table des évènements ==
63 -
64 -Cliquez sur l'icône de **création**
65 -
66 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -== Depuis le tableau de bord ==
69 -
70 -Cliquez sur l'icône de **création**
71 -
72 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 -
74 -== Depuis une notice de bien ==
75 -
76 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
77 -
78 -Cliquez sur l'icône de **création**
79 -
80 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 -
82 -= Choisir une grille de saisie =
83 -
84 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 -
86 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
87 -
88 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
89 -
90 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
105 -
106 -(% class="box infomessage" %)
17 +)))|(% style="width:300px" %)(((
18 +(% class="box" %)
107 107  (((
108 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
109 -
110 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
111 -
112 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
116 -
117 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
20 +**Sommaire**
118 118  )))
119 119  
120 -= Renseigner et enregistrer la notice =
121 -
122 -Une fois la grille de saisie ouverte,
123 -
124 -1. **Remplir les champs** de la grille
125 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 -1. **Enregistrer la notice. **
127 -
128 -(% class="box warningmessage" %)
23 +(% class="box" %)
129 129  (((
130 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 -
133 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 -* Définit la nature de l’opération.
136 -* Conditionne les champs affichés.
137 -* Déclenche les règles métiers.
138 -* Détermine le workflow.
139 -)))|(((
140 -* Exposition
141 -* Exposition itinérante
142 -* Prêt hors exposition
143 -* Activité
144 -* Vente
145 -* Dépôt
146 -* Déménagement
147 -* Traitement de conservation et analyse
148 -* Commission
149 -* Etc.
25 +**Aller plus loin**
150 150  )))
151 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 -* Affine la description du type choisi.
153 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 -)))|(((
155 -Pour une exposition :
156 156  
157 -* Interne temporaire au musée.
158 -* Prêt à une autre institution.
159 -)))
160 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 -)))|(((
163 -* Activités : concert, colloque, conférence.
164 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 -)))
166 -)))
167 -
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 -
170 -
171 -(% class="box successmessage" %)
28 +(% class="box" %)
172 172  (((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
30 +**Icônes principales **
174 174  )))
175 175  
176 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -
178 -
179 -= Lier des biens à l'évènement =
180 -
181 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 -
183 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 -
185 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 -
187 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 -
189 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 -
191 -=== Cas d'usage ===
192 -
193 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 -
195 195  (((
196 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 -
198 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 -
200 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 -
202 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
34 +
203 203  )))
204 -
205 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 -
207 -=== Depuis une recherche ===
208 -
209 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 -1. (((
213 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 -
215 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 218  )))
219 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
220 220  
221 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
223 223  
224 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
41 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
226 226  
227 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
228 228  
45 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
229 229  
230 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
231 231  
49 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
232 232  
233 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
52 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
235 235  
236 -=== Depuis un panier ===
54 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
237 237  
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 -)))
56 +[[image:1748002396864-933.png]]
242 242  
243 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 -1. **Sélectionnez le panier** :
245 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 -1. (((
248 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 249  
250 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 -)))
254 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 255  
256 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
257 257  
62 +[[image:1748002474366-246.png]]
258 258  
259 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 -
262 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 -
267 -
268 -=== Depuis une notice de bien ===
269 -
270 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 -
272 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 -
277 -Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 -
279 -Pour ce faire :
280 -
281 -* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 -
283 -(% class="box warningmessage" %)
284 -(((
285 -Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre.
286 -)))
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
292 -
293 -
294 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
295 -
296 -
297 -
298 298  
299 -)))
300 -)))|(% style="width:300px" %)(((
301 -(% class="box" %)
302 -(((
303 -**Sommaire**
304 -
305 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
306 -)))
307 -
308 -(% class="box" %)
309 -(((
310 -**Aller plus loin**
311 -
312 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
313 -* Planifier et suivre les mouvements associés
314 -
315 -
316 -
317 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
318 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
319 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
320 -)))
321 -
322 -(% class="box" %)
323 -(((
324 -**Icônes principales **
325 -)))
326 -
327 -(((
328 -
329 -)))
330 -)))
331 -
332 -
333 -
334 -
335 -
336 -
337 -
338 -
339 -
340 -
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