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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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À la version 126.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,259 +1,176 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 -)))
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 +Ces actions permettent :
8 8  
9 -(((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
9 +* de contrôler son avancement,
10 +* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 +* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 +Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
14 +)))
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 -
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 -
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 -
20 -== Cas d'usage ==
21 -
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 -
24 24  (((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
17 += Valider les étapes d'un évènement =
26 26  
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
19 +== Stade initial ==
29 29  
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
21 +Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 +Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
24 +L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
26 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
28 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
38 38  
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
30 +Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
40 40  
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
32 +Elle permet de :
42 42  
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
34 +* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 +* marquer que la notice est finalisée,
36 +* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
44 44  
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
38 +Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
46 46  
40 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 -(% class="box successmessage" %)
49 -(((
50 -Bonnes pratiques :
51 51  
52 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
56 -)))
57 -)))
58 -)))
59 -)))
43 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -= Comment créer un évènement ? =
45 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
62 62  
63 -== Depuis la table des évènements ==
47 +L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 +Il permet de :
64 64  
65 -Cliquez sur l'icône de **création**
50 +* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 +* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
66 66  
67 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
68 68  
69 -== Depuis le tableau de bord ==
56 +L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
70 70  
71 -Cliquez sur l'icône de **création**
72 72  
73 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 -== Depuis une notice de bien ==
76 76  
77 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
62 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
64 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
80 80  
81 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
82 82  
83 -= Choisir une grille de saisie =
68 +* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 +* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 +* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
84 84  
85 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
72 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
86 86  
87 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
74 +L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
88 88  
89 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
76 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
92 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
93 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
94 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
95 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
96 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
97 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
98 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
99 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
100 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
101 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
102 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
103 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
104 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
105 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
78 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  
107 -(% class="box infomessage" %)
108 -(((
109 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
80 +== Revenir à un état précédent ==
110 110  
111 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
82 +Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
112 112  
113 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
114 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
115 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
116 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
84 +1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 +1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 +1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
117 117  
118 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
119 -)))
88 +Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
120 120  
121 -= Renseigner et enregistrer la notice =
90 + 
122 122  
123 -Une fois la grille de saisie ouverte,
92 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 -1. **Remplir les champs** de la grille
126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 -1. **Enregistrer la notice. **
128 128  
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
131 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
95 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 133  
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 -* Définit la nature de l’opération.
137 -* Conditionne les champs affichés.
138 -* Déclenche les règles métiers.
139 -* Détermine le workflow.
140 -)))|(((
141 -* Exposition
142 -* Exposition itinérante
143 -* Prêt hors exposition
144 -* Activité
145 -* Vente
146 -* Dépôt
147 -* Déménagement
148 -* Traitement de conservation et analyse
149 -* Commission
150 -* Etc.
151 -)))
152 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 -* Affine la description du type choisi.
154 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 -)))|(((
156 -Pour une exposition :
157 157  
158 -* Interne temporaire au musée.
159 -* Prêt à une autre institution.
160 -)))
161 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 -)))|(((
164 -* Activités : concert, colloque, conférence.
165 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 -)))
167 -)))
98 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 += Suivre les évènements =
170 170  
102 +== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
171 171  
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
104 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
176 176  
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
178 178  
108 +Ces informations sont :
179 179  
180 -= Lier des biens à l'évènement =
110 +* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 +* affichées du plus récent au plus ancien.
181 181  
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
113 +Chaque ligne récapitulative mentionne :
183 183  
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
115 +* le lieu concerné,
116 +* le titre de l’évènement,
117 +* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 +* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
185 185  
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
120 +Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
187 187  
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
122 +[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 191  
192 -=== Cas d'usage ===
125 +== Effectuer des recherches sur les évènements ==
193 193  
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
127 +La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
195 195  
196 -(((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
129 +Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
198 198  
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
131 + 
200 200  
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
133 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 +|(((
135 +[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 +)))|évènement en préparation
137 +|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 +|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
202 202  
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
204 -)))
140 +Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
205 205  
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
142 +[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -=== Depuis une recherche ===
144 +== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
209 209  
210 -Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
146 +La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
211 211  
212 -Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
148 +* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
149 +* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
213 213  
214 -Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
151 +Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
215 215  
216 -Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
153 +Pour y accéder :
217 217  
218 -Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
155 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
156 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
157 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
219 219  
220 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
161 +== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
222 222  
223 -[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
224 224  
165 +* nombre d’évènements par état d’avancement,
166 +* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
167 +* anticipation de la charge de travail,
168 +* vision synthétique de la régie.
225 225  
226 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
227 227  
172 +[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -
232 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -=== Depuis un panier ===
236 -
237 -[[image:1756190418652-625.png]]
238 -
239 -
240 -=== Depuis une notice de bien ===
241 -
242 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 -
244 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 -
246 -
247 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 -
249 -
250 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
251 -
252 -
253 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 -
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