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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 43.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:08
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À la version 4.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:12
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,287 +1,30 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
8 8  
9 -(((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
6 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
15 15  
16 -== Contenu principal ==
8 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
10 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
23 23  
24 -== Liens ==
12 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
25 25  
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
14 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
28 28  
29 -== Avantages ==
30 30  
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
17 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
34 34  
35 -== Cas d'usage ==
19 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
36 36  
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
21 +[[image:1748002396864-933.png]]
38 38  
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 41  
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 44  
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
25 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
47 47  
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
27 +[[image:1748002474366-246.png]]
49 49  
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51 51  
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 -
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 -
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 -
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 -
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 -
62 -
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -Bonnes pratiques :
66 -
67 -* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
71 -)))
72 -)))
73 -)))
74 -)))
75 -
76 -= Comment créer un évènement ? =
77 -
78 -== Depuis la table des évènements ==
79 -
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 -
82 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -== Depuis le tableau de bord ==
85 -
86 -Cliquez sur l'icône de **création**
87 -
88 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -
90 -== Depuis une notice de bien ==
91 -
92 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
93 -
94 -Cliquez sur l'icône de **création**
95 -
96 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 -
98 -= Choisir une grille de saisie =
99 -
100 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
101 -
102 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
103 -
104 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
105 -
106 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
107 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
108 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
109 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
110 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
111 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
112 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
113 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
114 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
115 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
116 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
117 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
118 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
119 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
120 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
121 -
122 -(% class="box infomessage" %)
123 -(((
124 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
125 -
126 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
127 -
128 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
129 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
130 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
131 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
132 -
133 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
134 -)))
135 -
136 -= Renseigner et enregistrer la notice =
137 -
138 -Une fois la grille de saisie ouverte,
139 -
140 -1. **Remplir les champs** de la grille
141 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142 -1. **Enregistrer la notice. **
143 -
144 -(% class="box warningmessage" %)
145 -(((
146 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
148 -
149 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
150 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151 -* Définit la nature de l’opération.
152 -* Conditionne les champs affichés.
153 -* Déclenche les règles métiers.
154 -* Détermine le workflow.
155 -)))|(((
156 -* Exposition
157 -* Exposition itinérante
158 -* Prêt hors exposition
159 -* Activité
160 -* Vente
161 -* Dépôt
162 -* Déménagement
163 -* Traitement de conservation et analyse
164 -* Commission
165 -* Etc.
166 -)))
167 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
168 -* Affine la description du type choisi.
169 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
170 -)))|(((
171 -Pour une exposition :
172 -
173 -* Interne temporaire au musée.
174 -* Prêt à une autre institution.
175 -)))
176 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
177 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
178 -)))|(((
179 -* Activités : concert, colloque, conférence.
180 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181 -)))
182 -)))
183 -
184 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 -
186 -
187 -= Lier des biens à l'évènement =
188 -
189 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
190 -
191 -=== Rôle fonctionnel ===
192 -
193 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
194 -
195 -=== Contenu principal ===
196 -
197 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
199 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200 -* Commentaire logistique ou scénographique
201 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
202 -
203 -=== Liens ===
204 -
205 -* Dépend directement de la table Évènement
206 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
208 -
209 -=== Avantages ===
210 -
211 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
214 -
215 -=== Cas d'usage ===
216 -
217 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
218 -
219 -(((
220 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
221 -
222 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
223 -
224 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
225 -
226 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227 -)))
228 -
229 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
230 -
231 -=== Depuis une recherche ===
232 -
233 -=== Depuis un panier ===
234 -
235 -=== Depuis une notice de bien ===
236 -
237 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238 -
239 -
240 -
241 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
242 -
243 -
244 -
245 245  
246 -)))
247 -)))|(% style="width:300px" %)(((
248 -(% class="box" %)
249 -(((
250 -**Sommaire**
251 -
252 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
253 -)))
254 -
255 -(% class="box" %)
256 -(((
257 -**Aller plus loin**
258 -
259 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
260 -* Planifier et suivre les mouvements associés
261 -
262 -
263 -
264 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
265 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
266 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
267 -)))
268 -
269 -(% class="box" %)
270 -(((
271 -**Icônes principales **
272 -)))
273 -
274 -(((
275 -
276 -)))
277 -)))
278 -
279 -
280 -
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286 -
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