Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 104 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -7,241 +7,68 @@
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	10	+= Valider un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	12	+Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
	13	+Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	15	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
	16	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
	17	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
	18	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
	19	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
15	15
16		-== Contenu principal ==
17		-
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23		-
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38		-
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41		-
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44		-
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47		-
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49		-
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51		-
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53		-
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55		-
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57		-
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59		-
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-
62		-
63	63	(% class="box successmessage" %)
64	64	(((
65		-Bonnes pratiques :
	23	+Bonne pratique :
66	66
67		-* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68		-* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
71		-)))
72		-)))
73		-)))
74		-)))
	25	+Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
75	75
76		-= Comment créer un évènement ? =
77		-
78		-== Depuis la table des évènements ==
79		-
80		-Cliquez sur l'icône de **création**
81		-
82		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83		-
84		-== Depuis le tableau de bord ==
85		-
86		-Cliquez sur l'icône de **création**
87		-
88		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89		-
90		-== Depuis une notice de bien ==
91		-
92		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
93		-
94		-Cliquez sur l'icône de **création**
95		-
96		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97		-
98		-= Choisir une grille de saisie =
99		-
100		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
101		-
102		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
103		-
104		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
105		-
106		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
107		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
108		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
109		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
110		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
111		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
112		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
113		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
114		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
115		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
116		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
117		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
118		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
119		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
120		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
121		-
122		-(% class="box infomessage" %)
123		-(((
124		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
125		-
126		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
127		-
128		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
129		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
130		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
131		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
132		-
133		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	27	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	28	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
134	134	)))
135	135
136		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	31	+= Suivre les évènements dans Flora =
137	137
138		-Une fois la grille de saisie ouverte,
	33	+== Dans la table des évènements ==
139	139
140		-1. **Remplir les champs** de la grille
141		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142		-1. **Enregistrer la notice. **
	35	+**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
143	143
144		-(% class="box warningmessage" %)
145		-(((
146		-Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147		-Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	37	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	38	+|(((
	39	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	40	+)))|évènement en préparation
	41	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	42	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
148	148
149		-|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
150		-|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151		-* Définit la nature de l’opération.
152		-* Conditionne les champs affichés.
153		-* Déclenche les règles métiers.
154		-* Détermine le workflow.
155		-)))|(((
156		-* Exposition
157		-* Exposition itinérante
158		-* Prêt hors exposition
159		-* Activité
160		-* Vente
161		-* Dépôt
162		-* Déménagement
163		-* Traitement de conservation et analyse
164		-* Commission
165		-* Etc.
166		-)))
167		-|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
168		-* Affine la description du type choisi.
169		-* Permet de différencier des cas spécifiques.
170		-)))|(((
171		-Pour une exposition :
	44	+[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172	172
173		-* Interne temporaire au musée.
174		-* Prêt à une autre institution.
175		-)))
176		-|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
177		-* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
178		-)))|(((
179		-* Activités : concert, colloque, conférence.
180		-* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181		-)))
182		-)))
183	183
184		-[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	47	+[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185	185
186	186
187		-= Lier des biens à l'évènement =
	50	+== Depuis le tableau de bord ==
188	188
189		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
190	190
191		-=== Rôle fonctionnel ===
192	192
193		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	54	+= Corriger une erreur =
194	194
195		-=== Contenu principal ===
	56	+Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
196	196
197		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
199		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200		-* Commentaire logistique ou scénographique
201		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	58	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	59	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	60	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
202	202
203		-=== Liens ===
	62	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204	204
205		-* Dépend directement de la table Évènement
206		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
208	208
209		-=== Avantages ===
	65	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210	210
211		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
214	214
215		-=== Cas d'usage ===
	68	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216	216
217		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
218	218
219		-(((
220		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
221	221
222		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
223		-
224		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
225		-
226		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227		-)))
228		-
229		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
230		-
231		-=== Depuis une recherche ===
232		-
233		-=== Depuis un panier ===
234		-
235		-=== Depuis une notice de bien ===
236		-
237		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238		-
239		-
240		-
241		-= Supprimer un évènement avec des notices liées =
242		-
243		-
244		-
245	245
246	246	)))
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