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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:45
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modifié par admin admin
sur 2025/04/16 12:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,282 +1,26 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -
7 -)))
3 +Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
8 8  
5 +(% class="\" %)
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 -
12 -== Rôle fonctionnel ==
13 -
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 -
16 -== Contenu principal ==
17 -
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23 -
24 -== Liens ==
25 -
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
28 -
29 -== Avantages ==
30 -
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 -
35 -== Cas d'usage ==
36 -
37 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38 -
39 -(((
40 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41 -
42 -(((
43 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 -
45 -(((
46 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47 -
48 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49 -
50 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51 -
52 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 -
54 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 -
56 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 -
58 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 -
60 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 -
62 -
63 -(% class="box successmessage" %)
64 -(((
65 -Bonnes pratiques :
66 -
67 -* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 -* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 -* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
7 +Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
70 70  )))
71 -)))
72 -)))
73 -)))
74 74  
75 -= Comment créer un évènement ? =
10 +Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
76 76  
77 -== Depuis la table des évènements ==
78 78  
79 -Cliquez sur l'icône de **création**
13 +(% style="text-align:center" %)
14 +[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
80 80  
81 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
16 +Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
82 82  
83 -== Depuis le tableau de bord ==
18 +(% style="text-align:center" %)
19 +[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
84 84  
85 -Cliquez sur l'icône de **création**
21 +(% style="text-align:center" %)
22 +[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
86 86  
87 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 +Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
88 88  
89 -== Depuis une notice de bien ==
90 90  
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
92 -
93 -Cliquez sur l'icône de **création**
94 -
95 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -= Choisir une grille de saisie =
98 -
99 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100 -
101 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
102 -
103 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
104 -
105 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
120 -
121 -(% class="box infomessage" %)
122 -(((
123 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
124 -
125 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
126 -
127 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
131 -
132 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133 -)))
134 -
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
136 -
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
138 -
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
142 -
143 -(% class="box warningmessage" %)
144 -(((
145 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
146 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
147 -
148 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
149 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
150 -* Définit la nature de l’opération.
151 -* Conditionne les champs affichés.
152 -* Déclenche les règles métiers.
153 -* Détermine le workflow.
154 -)))|(((
155 -* Exposition
156 -* Exposition itinérante
157 -* Prêt hors exposition
158 -* Activité
159 -* Vente
160 -* Dépôt
161 -* Déménagement
162 -* Traitement de conservation et analyse
163 -* Commission
164 -* Etc.
165 -)))
166 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
167 -* Affine la description du type choisi.
168 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
169 -)))|(((
170 -Pour une exposition :
171 -
172 -* Interne temporaire au musée.
173 -* Prêt à une autre institution.
174 -)))
175 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
176 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
177 -)))|(((
178 -* Activités : concert, colloque, conférence.
179 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
180 -)))
181 -)))
182 -
183 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 -
185 -
186 -= Lier des biens à l'évènement =
187 -
188 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
189 -
190 -=== Rôle fonctionnel ===
191 -
192 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
193 -
194 -=== Contenu principal ===
195 -
196 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
197 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
198 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
199 -* Commentaire logistique ou scénographique
200 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
201 -
202 -=== Liens ===
203 -
204 -* Dépend directement de la table Évènement
205 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
206 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
207 -
208 -=== Avantages ===
209 -
210 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
211 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
212 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
213 -
214 -=== Cas d'usage ===
215 -
216 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
217 -
218 -(((
219 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
220 -
221 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
222 -
223 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
224 -
225 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226 -)))
227 -
228 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
229 -
230 -=== Depuis une recherche ===
231 -
232 -=== Depuis un panier ===
233 -
234 -=== Depuis une notice de bien ===
235 -
236 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
237 -
238 -
239 -
240 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
241 -
242 -
243 -
244 -
245 -)))
246 -)))|(% style="width:300px" %)(((
247 -(% class="box" %)
248 -(((
249 -**Sommaire**
250 -
251 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
252 -)))
253 -
254 -(% class="box" %)
255 -(((
256 -**Aller plus loin**
257 -
258 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
259 -* Planifier et suivre les mouvements associés
260 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
261 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
262 -)))
263 -
264 -(% class="box" %)
265 -(((
266 -**Icônes principales **
267 -)))
268 -
269 -(((
270 -
271 -)))
272 -)))
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 -
280 -
281 -
282 -
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Auteur
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1 -XWiki.DBA
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1 -XWiki.DBA
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