Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

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Contenu

@@ -9,69 +9,7 @@
  (((
  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
--== Rôle fonctionnel ==
--C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
--
--== Contenu principal ==
--
--* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
--* Organisme(s) impliqué(s)
--* Dates (prévisionnelles, réelles)
--* Description, responsables
--* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
--
--== Liens ==
--
--* Rattache une ou plusieurs notices de biens
--* Peut contenir plusieurs mouvements
--
--== Avantages ==
--
--* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
--* Permet le suivi transversal des opérations
--* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
--
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
--
--(((
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
--
--(((
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
--
--(((
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
--
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
--
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
--
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
--
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
--
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
--
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
--
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
--
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
--* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
--* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
--)))
--)))
--)))
--)))
--
  = Comment créer un évènement ? =
  == Depuis la table des évènements ==
@@ -78,7 +78,7 @@
  Cliquez sur l'icône de **création**
--[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756128349295-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Depuis le tableau de bord ==
@@ -86,157 +86,28 @@
  [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Depuis une notice de bien ==
++== Depuis une notice de biens ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--
  Cliquez sur l'icône de **création**
--[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Légende>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  = Choisir une grille de saisie =
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--
  La grille détermine la structure et les champs affichés.
  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
--|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
--|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
--|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
--|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
--|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
--|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
--|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
--|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
--|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
--|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
--|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
--|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
--|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
--
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
--
--* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
--* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
--* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
--
--Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
--)))
--
  = Renseigner et enregistrer la notice =
--Une fois la grille de saisie ouverte,
--
--1. **Remplir les champs** de la grille
--1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
--1. **Enregistrer la notice. **
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
--
--|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
--|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
--* Définit la nature de l’opération.
--* Conditionne les champs affichés.
--* Déclenche les règles métiers.
--* Détermine le workflow.
--)))|(((
--* Exposition
--* Exposition itinérante
--* Prêt hors exposition
--* Activité
--* Vente
--* Dépôt
--* Déménagement
--* Traitement de conservation et analyse
--* Commission
--* Etc.
--)))
--|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
--* Affine la description du type choisi.
--* Permet de différencier des cas spécifiques.
--)))|(((
--Pour une exposition :
--
--* Interne temporaire au musée.
--* Prêt à une autre institution.
--)))
--|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
--* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
--)))|(((
--* Activités : concert, colloque, conférence.
--* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
--)))
--)))
--
--[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Lier des biens à l'évènement =
  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
--=== Rôle fonctionnel ===
--Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
--=== Contenu principal ===
--* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
--* Dimensions pour emballage (si différentes)
--* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
--* Commentaire logistique ou scénographique
--* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
--
--=== Liens ===
--
--* Dépend directement de la table Évènement
--* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
--* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
--
--=== Avantages ===
--
--* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
--* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
--* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
--
--=== Cas d'usage ===
--
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
--
--(((
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
--
-->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
--
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
--
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
--)))
--
--== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
--
--=== Depuis une recherche ===
--
--=== Depuis un panier ===
--
--=== Depuis une notice de bien ===
--
--== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -243,8 +243,6 @@
  (% class="box" %)
  (((
  **Sommaire**
--
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)
@@ -251,10 +251,9 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* Gérer les évènements
  * Planifier et suivre les mouvements associés
--* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -270,9 +270,28 @@
++Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
++Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
++Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
++C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
++[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
++
++Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
++
++[[image:1748002396864-933.png]]
++
++
++
++Visualisation de la liste de résultats des évènements :
++
++[[image:1748002474366-246.png]]
++
++

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Auteur

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Contenu

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