Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • Loupe.png

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -9,29 +9,14 @@
9	9	(((
10	10	= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	12	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	14	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15	15
16		-== Contenu principal ==
	16	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	18	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23	23
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35	35	== Cas d'usage ==
36	36
37	37	>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
...	...	@@ -59,14 +59,14 @@
59	59
60	60	>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61	61
62		-
63	63	(% class="box successmessage" %)
64	64	(((
65	65	Bonnes pratiques :
66	66
67		-* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68		-* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69		-* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	51	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	52	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	53	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	54	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
70	70	)))
71	71	)))
72	72	)))
...	...	@@ -96,7 +96,7 @@
96	96
97	97	= Choisir une grille de saisie =
98	98
99		-(% class="small mark" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	84	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
100	100
101	101	La grille détermine la structure et les champs affichés.
102	102
...	...	@@ -140,35 +140,68 @@
140	140	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141	141	1. **Enregistrer la notice. **
142	142
	128	+(% class="box warningmessage" %)
	129	+(((
	130	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	131	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	132	+
	133	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	134	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	135	+* Définit la nature de l’opération.
	136	+* Conditionne les champs affichés.
	137	+* Déclenche les règles métiers.
	138	+* Détermine le workflow.
	139	+)))|(((
	140	+* Exposition
	141	+* Exposition itinérante
	142	+* Prêt hors exposition
	143	+* Activité
	144	+* Vente
	145	+* Dépôt
	146	+* Déménagement
	147	+* Traitement de conservation et analyse
	148	+* Commission
	149	+* Etc.
	150	+)))
	151	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	152	+* Affine la description du type choisi.
	153	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	154	+)))|(((
	155	+Pour une exposition :
	156	+
	157	+* Interne temporaire au musée.
	158	+* Prêt à une autre institution.
	159	+)))
	160	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	161	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	162	+)))|(((
	163	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	164	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	165	+)))
	166	+)))
	167	+
143	143	[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144	144
145		-= Lier des biens à l'évènement =
146	146
147		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	171	+(% class="box successmessage" %)
	172	+(((
	173	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	174	+)))
148	148
149		-=== Rôle fonctionnel ===
	176	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150	150
151		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
152	152
153		-=== Contenu principal ===
	179	+= Lier des biens à l'évènement =
154	154
155		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
156		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
157		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
158		-* Commentaire logistique ou scénographique
159		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	181	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
160	160
161		-=== Liens ===
	183	+Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
162	162
163		-* Dépend directement de la table Évènement
164		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
165		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	185	+Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
166	166
167		-=== Avantages ===
	187	+Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
168	168
169		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
170		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
171		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	189	+En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
172	172
173	173	=== Cas d'usage ===
174	174
...	...	@@ -188,14 +188,173 @@
188	188
189	189	=== Depuis une recherche ===
190	190
	209	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
	210	+1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	211	+1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
	212	+1. (((
	213	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	214	+
	215	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	216	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	217	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	218	+)))
	219	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	220	+
	221	+[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	222	+
	223	+
	224	+[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	225	+
	226	+
	227	+[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	228	+
	229	+
	230	+[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	231	+
	232	+
	233	+[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	234	+
	235	+
191	191	=== Depuis un panier ===
192	192
	238	+(% class="box warningmessage" %)
	239	+(((
	240	+Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
	241	+)))
	242	+
	243	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
	244	+1. **Sélectionnez le panier** :
	245	+1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
	246	+1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
	247	+1. (((
	248	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	249	+
	250	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	251	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	252	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	253	+)))
	254	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	255	+
	256	+[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	257	+
	258	+
	259	+[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	260	+
	261	+
	262	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	263	+
	264	+
	265	+[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	266	+
	267	+
193	193	=== Depuis une notice de bien ===
194	194
	270	+Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
	271	+
	272	+[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	273	+
	274	+
195	195	== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
196	196
	277	+Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
197	197
	279	+Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
198	198
	281	+* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
	282	+* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
	283	+* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
	284	+* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
	285	+
	286	+=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
	287	+
	288	+Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
	289	+
	290	+* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
	291	+* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
	292	+* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
	293	+
	294	+Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
	295	+
	296	+[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	297	+
	298	+=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
	299	+
	300	+==== **Création directe depuis un évènement** ====
	301	+
	302	+1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
	303	+1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
	304	+1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
	305	+1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
	306	+
	307	+[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	308	+
	309	+
	310	+[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	311	+
	312	+
	313	+==== **Création depuis la table Biens** ====
	314	+
	315	+1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
	316	+1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
	317	+1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
	318	+1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
	319	+
	320	+* soit depuis la **notice de bien**,
	321	+* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
	322	+
	323	+[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	324	+
	325	+
	326	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	327	+
	328	+
	329	+[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	330	+
	331	+
	332	+= Gérer les biens liés à l'évènement =
	333	+
	334	+Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
	335	+
	336	+
	337	+Fonctionnalités de la barre d'outils
	338	+
	339	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
	340	+|(% style="width:133px" %) |Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
	341	+|(% style="width:133px" %) |Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
	342	+|(% style="width:133px" %) |Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
	343	+
	344	+Fonctionnalités des notices de biens liés à l'évènement
	345	+
	346	+
	347	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
	348	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
	349	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
	350	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
	351	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
	352	+Archive que le bien a été refusé dans l'évènement : permet de sauvegarder l'info que le bien été prédestiné mais que finalement il n'a pas été pris. Lors du refus, un commentaire peut être ajouté pour motiver le refus.
	353	+)))
	354	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Suite à refus : acceptation finalement du bien dans l'évènement : pour repasser le bien lié à l'évènement en accepté
	355	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le bien lié à l'évènement, pas d'archivage,
	356	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
	357	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)
	358	+|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
	359	+|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
	360	+
	361	+
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	364	+
	365	+
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	367	+
	368	+= Affichage des évènements dans les notices de biens =
	369	+
	370	+
	371	+
	372	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	373	+
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199	199
200	200	)))
201	201	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -212,7 +212,12 @@
212	212
213	213	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
214	214	* Planifier et suivre les mouvements associés
	392	+
	393	+
	394	+
215	215	* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	396	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	397	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
216	216	* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
217	217	)))
218	218
...	...	@@ -232,14 +232,6 @@
232	232
233	233
234	234
235		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
236	236
237		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
238	238
239		-[[image:1748002396864-933.png]]
240		-
241		-
242		-
243		-
244		-
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