Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 107 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Valider et suivre un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -7,189 +7,72 @@
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	10	+= Valider un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	12	+Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
	13	+Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	15	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
	16	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
	17	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
	18	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
	19	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
15	15
16		-== Contenu principal ==
17		-
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23		-
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38		-
	21	+(% class="box successmessage" %)
39	39	(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	23	+Bonne pratique :
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	25	+Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47		-
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49		-
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51		-
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53		-
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55		-
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57		-
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59		-
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-
62		-
63		-(% class="box successmessage" %)
64		-(((
65		-Bonnes pratiques :
	27	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	28	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
66	66	)))
67		-)))
68		-)))
69		-)))
70	70
71		-= Comment créer un évènement ? =
	31	+= Suivre les évènements dans Flora =
72	72
73	73	== Depuis la table des évènements ==
74	74
75		-Cliquez sur l'icône de **création**
	35	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
76	76
77		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	38	+|(((
	39	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	40	+)))|évènement en préparation
	41	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	42	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
78	78
79		-== Depuis le tableau de bord ==
	44	+[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81		-Cliquez sur l'icône de **création**
82	82
83		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	47	+[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84	84
85		-== Depuis une notice de bien ==
86	86
87		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	50	+== Depuis le tableau de bord ==
88	88
89		-Cliquez sur l'icône de **création**
	52	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	53	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
90	90
91		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	55	+[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92	92
93		-= Choisir une grille de saisie =
94	94
95		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	58	+= Corriger une erreur =
96	96
97		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	60	+Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
98	98
99		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
100		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
101		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
102		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
103		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
104		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
105		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
106		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
107		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
108		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
109		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
110		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
111		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
112		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
113		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	62	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	63	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	64	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
114	114
115		-(% class="box infomessage" %)
116		-(((
117		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	66	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118	118
119		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
120	120
121		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
122		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
123		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
124		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	69	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125	125
126		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
127		-)))
128	128
129		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	72	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130	130
131		-Une fois la grille de saisie ouverte,
132	132
133		-1. **Remplir les champs** de la grille
134		-1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
135		-1. **Enregistrer la notice. **
136	136
137		-
138		-
139		-= Lier des biens à l'évènement =
140		-
141		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
142		-
143		-=== Rôle fonctionnel ===
144		-
145		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
146		-
147		-=== Contenu principal ===
148		-
149		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
150		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
151		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
152		-* Commentaire logistique ou scénographique
153		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
154		-
155		-=== Liens ===
156		-
157		-* Dépend directement de la table Évènement
158		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
159		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
160		-
161		-=== Avantages ===
162		-
163		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
164		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
165		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
166		-
167		-=== Cas d'usage ===
168		-
169		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
170		-
171		-(((
172		->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
173		-
174		->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
175		-
176		->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
177		-
178		->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
179		-)))
180		-
181		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
182		-
183		-=== Depuis une recherche ===
184		-
185		-=== Depuis un panier ===
186		-
187		-=== Depuis une notice de bien ===
188		-
189		-== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
190		-
191		-
192		-
193	193
194	194	)))
195	195	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -205,14 +205,25 @@
205	205	**Aller plus loin**
206	206
207	207	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
208		-* Planifier et suivre les mouvements associés
209		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
210		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	91	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	92	+* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	93	+
	94	+
	95	+
	96	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
211	211	)))
212	212
213	213	(% class="box" %)
214	214	(((
215	215	**Icônes principales **
	102	+
	103	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	104	+
	105	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	106	+
	107	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	108	+
	109	+
216	216	)))
217	217
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226		-
227		-
228		-
229		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
230		-
231		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
232		-
233		-[[image:1748002396864-933.png]]
234		-
235		-
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