Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 107 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,178 +1,81 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
7		-)))
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
8	8
9		-(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	11	+)))
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15		-
16		-== Contenu principal ==
17		-
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23		-
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38		-
39	39	(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	14	+= Suivre les évènements dans Flora =
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	16	+== Depuis la table des évènements ==
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	18	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	20	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	21	+|(((
	22	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	23	+)))|évènement en préparation
	24	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	25	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	27	+[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55		-
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57		-
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59		-
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-)))
62		-)))
63		-)))
64		-
65		-= Comment créer un évènement ? =
66		-
67		-== Depuis la table des évènements ==
68		-
69		-Cliquez sur l'icône de **création**
70		-
71		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72		-
73	73	== Depuis le tableau de bord ==
74	74
75		-Cliquez sur l'icône de **création**
	32	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	33	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
76	76
77		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	35	+[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79		-== Depuis une notice de bien ==
80	80
81		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	38	+= Valider un évènement =
82	82
83		-Cliquez sur l'icône de **création**
	40	+Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
	41	+Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
84	84
85		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	43	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
	44	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
	45	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
	46	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
	47	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
86	86
87		-= Choisir une grille de saisie =
88		-
89		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
90		-
91		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
92		-
93		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
94		-|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
95		-|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
96		-|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
97		-|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
98		-|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
99		-|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
100		-|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
101		-|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
102		-|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
103		-|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
104		-|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
105		-|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
106		-|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
107		-|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
108		-
109		-(% class="box infomessage" %)
	49	+(% class="box successmessage" %)
110	110	(((
111		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
112		-
113		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
114		-
115		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
116		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
117		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
118		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
119		-
120		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	51	+Bonne pratique :
121	121	)))
122	122
123		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	54	+Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
124	124
125		-= Lier des biens à l'évènement =
	56	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	57	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
126	126
127		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	59	+[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128	128
129		-=== Rôle fonctionnel ===
	61	+= Corriger une erreur =
130	130
131		-Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	63	+Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
132	132
133		-=== Contenu principal ===
	65	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	66	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	67	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
134	134
135		-* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136		-* Dimensions pour emballage (si différentes)
137		-* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138		-* Commentaire logistique ou scénographique
139		-* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	69	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140	140
141		-=== Liens ===
142	142
143		-* Dépend directement de la table Évènement
144		-* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145		-* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	72	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146	146
147		-=== Avantages ===
148	148
149		-* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150		-* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151		-* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	75	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152	152
153		-=== Cas d'usage ===
154	154
155		->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
156	156
157		-
158		-(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
159		-
160		-
161		-(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
162		-
163		-
164		-(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
165		-
166		-
167		-(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
168		-)))
169		-
170		-
171		-
172		-== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
173		-
174		-
175		-
176	176
177	177	)))
178	178	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -188,14 +188,25 @@
188	188	**Aller plus loin**
189	189
190	190	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
191		-* Planifier et suivre les mouvements associés
192		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
193		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	94	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	95	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	96	+
	97	+
	98	+
	99	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
194	194	)))
195	195
196	196	(% class="box" %)
197	197	(((
198	198	**Icônes principales **
	105	+
	106	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	107	+
	108	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	109	+
	110	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	111	+
	112	+
199	199	)))
200	200
201	201	(((
...	...	@@ -206,28 +206,4 @@
206	206
207	207
208	208
209		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
210		-
211		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
212		-
213		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
214		-
215		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
216		-
217		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
218		-
219		-
220		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221		-
222		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223		-
224		-[[image:1748002396864-933.png]]
225		-
226		-
227		-
228		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229		-
230		-[[image:1748002474366-246.png]]
231		-
232		-
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