Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Valider et suivre un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -1,119 +1,176 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
	7	+Ces actions permettent :
	8	+
	9	+* de contrôler son avancement,
	10	+* de corriger d’éventuelles erreurs,
	11	+* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	12	+
	13	+Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	17	+= Valider les étapes d'un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	19	+== Stade initial ==
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	21	+Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	22	+Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	24	+L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	26	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23	23
24		-== Liens ==
	28	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	30	+Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
28	28
29		-== Avantages ==
	32	+Elle permet de :
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
	35	+* marquer que la notice est finalisée,
	36	+* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	38	+Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	40	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38	38
39		-(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
41	41
42		-(((
43		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	43	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44	44
45		-(((
46		->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	45	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
47	47
48		->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	47	+L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
	48	+Il permet de :
49	49
50		->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	50	+* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
	51	+* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	52	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
51	51
52		->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	54	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53	53
54		->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	56	+L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
55	55
56		->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57	57
58		->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	59	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59	59
60		->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61		-)))
62		-)))
63		-)))
64	64
65		-= Comment créer un évènement ? =
	62	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66	66
67		-== Depuis la table des évènements ==
	64	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
68	68
69		-Cliquez sur l'icône de **création**
	66	+Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
70	70
71		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	68	+* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
	69	+* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
	70	+* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
72	72
73		-== Depuis le tableau de bord ==
	72	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
74	74
75		-Cliquez sur l'icône de **création**
	74	+L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
76	76
77		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	76	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79		-== Depuis une notice de bien ==
	78	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80	80
81		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	80	+== Revenir à un état précédent ==
82	82
83		-Cliquez sur l'icône de **création**
	82	+Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
84	84
85		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	84	+1. Ouvrez la notice de l’évènement.
	85	+1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
	86	+1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
86	86
87		-= Choisir une grille de saisie =
	88	+Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
88	88
89		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	90	+
90	90
91		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	92	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92	92
93	93
94		-(% class="box infomessage" %)
95		-(((
96		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	95	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97	97
98		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
99	99
100		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
101		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
102		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
103		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	98	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104	104
105		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
106		-)))
	100	+= Suivre les évènements =
107	107
108		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	102	+== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
109	109
110		-= Lier des biens à l'évènement =
	104	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
111	111
112		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	106	+Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
113	113
	108	+Ces informations sont :
114	114
	110	+* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
	111	+* affichées du plus récent au plus ancien.
115	115
	113	+Chaque ligne récapitulative mentionne :
116	116
	115	+* le lieu concerné,
	116	+* le titre de l’évènement,
	117	+* les dates prévisionnelles ou effectives,
	118	+* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
	119	+
	120	+Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	121	+
	122	+[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123	+
	124	+
	125	+== Effectuer des recherches sur les évènements ==
	126	+
	127	+La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
	128	+
	129	+Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
	130	+
	131	+
	132	+
	133	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	134	+|(((
	135	+[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	136	+)))|évènement en préparation
	137	+|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
	138	+|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	139	+
	140	+Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
	141	+
	142	+[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+
	144	+== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	145	+
	146	+La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
	147	+
	148	+* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
	149	+* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
	150	+
	151	+Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
	152	+
	153	+Pour y accéder :
	154	+
	155	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	156	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
	157	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	158	+
	159	+[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	160	+
	161	+== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	162	+
	163	+Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
	164	+
	165	+* nombre d’évènements par état d’avancement,
	166	+* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
	167	+* anticipation de la charge de travail,
	168	+* vision synthétique de la régie.
	169	+
	170	+C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
	171	+
	172	+[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+
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131		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
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133		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
134		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	188	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	189	+* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
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150		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
151		-
152		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
153		-
154		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
155		-
156		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
157		-
158		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
159		-
160		-
161		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
162		-
163		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
164		-
165		-[[image:1748002396864-933.png]]
166		-
167		-
168		-
169		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
170		-
171		-[[image:1748002474366-246.png]]
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