Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,125 +1,82 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
7		-)))
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
8	8
9		-(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	11	+)))
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15		-
16		-== Contenu principal ==
17		-
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23		-
24		-== Liens ==
25		-
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
38		-
39	39	(((
40		->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	14	+= Suivre les évènements dans Flora =
41	41
42		-(((
43		-
	16	+== Depuis la table des évènements ==
44	44
45		->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante(%%)(((
	18	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
46	46
	20	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	21	+|(((
	22	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	23	+)))|évènement en préparation
	24	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	25	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
47	47
48		-(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	27	+[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49	49
50	50
51		-(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	30	+== Depuis le tableau de bord ==
52	52
	32	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	33	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
53	53
54		-(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
	35	+[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55	55
56	56
57		-(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	38	+= Valider un évènement =
58	58
	40	+Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
	41	+Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
59	59
60		-(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
	43	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
	44	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
	45	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
	46	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
	47	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
61	61
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonne pratique :
62	62
63		-(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	53	+Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
64	64
65		-
66		-(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	55	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	56	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
67	67	)))
68		-)))
69		-)))
70	70
71		-= Comment créer un évènement ? =
	59	+[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72	72
73		-== Depuis la table des évènements ==
74	74
75		-Cliquez sur l'icône de **création**
	62	+= Corriger une erreur =
76	76
77		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	64	+Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
78	78
79		-== Depuis le tableau de bord ==
	66	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	67	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	68	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
80	80
81		-Cliquez sur l'icône de **création**
	70	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82	82
83		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84	84
85		-== Depuis une notice de bien ==
	73	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
88	88
89		-Cliquez sur l'icône de **création**
	76	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90	90
91		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92	92
93		-= Choisir une grille de saisie =
94	94
95		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
96		-
97		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
98		-
99		-
100		-(% class="box infomessage" %)
101		-(((
102		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
103		-
104		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
105		-
106		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
107		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
108		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
109		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
110		-
111		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
112		-)))
113		-
114		-= Renseigner et enregistrer la notice =
115		-
116		-= Lier des biens à l'évènement =
117		-
118		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
119		-
120		-
121		-
122		-
123	123
124	124	)))
125	125	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -135,14 +135,25 @@
135	135	**Aller plus loin**
136	136
137	137	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
138		-* Planifier et suivre les mouvements associés
139		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
140		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	95	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	96	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	97	+
	98	+
	99	+
	100	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
141	141	)))
142	142
143	143	(% class="box" %)
144	144	(((
145	145	**Icônes principales **
	106	+
	107	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	108	+
	109	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	110	+
	111	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	112	+
	113	+
146	146	)))
147	147
148	148	(((
...	...	@@ -153,28 +153,4 @@
153	153
154	154
155	155
156		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
157		-
158		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
159		-
160		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
161		-
162		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
163		-
164		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
165		-
166		-
167		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
168		-
169		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
170		-
171		-[[image:1748002396864-933.png]]
172		-
173		-
174		-
175		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
176		-
177		-[[image:1748002474366-246.png]]
178		-
179		-
180	180

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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Auteur

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	1	+XWiki.DBA

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