Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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• Pièces jointes (0 modifications, 120 ajouts, 0 suppressions)
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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Valider et suivre un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

...	...	@@ -1,97 +1,176 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
	7	+Ces actions permettent :
	8	+
	9	+* de contrôler son avancement,
	10	+* de corriger d’éventuelles erreurs,
	11	+* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	12	+
	13	+Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	17	+= Valider les étapes d'un évènement =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	19	+== Stade initial ==
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	21	+Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	22	+Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
15	15
16		-== Contenu principal ==
	24	+L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	26	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23	23
24		-== Liens ==
	28	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
	30	+Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
28	28
29		-== Avantages ==
	32	+Elle permet de :
30	30
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
	35	+* marquer que la notice est finalisée,
	36	+* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
34	34
35		-== Cas d'usage ==
	38	+Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
36	36
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
	40	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38	38
39	39
40		-(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
41		-)))
	43	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42	42
43		-= Comment créer un évènement ? =
	45	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
44	44
45		-== Depuis la table des évènements ==
	47	+L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
	48	+Il permet de :
46	46
47		-Cliquez sur l'icône de **création**
	50	+* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
	51	+* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	52	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
48	48
49		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
50	50
51		-== Depuis le tableau de bord ==
	56	+L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
52	52
53		-Cliquez sur l'icône de **création**
54	54
55		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	59	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56	56
57		-== Depuis une notice de bien ==
58	58
59		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	62	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61		-Cliquez sur l'icône de **création**
	64	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
62	62
63		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	66	+Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
64	64
65		-= Choisir une grille de saisie =
	68	+* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
	69	+* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
	70	+* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
66	66
67		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	72	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
68	68
69		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	74	+L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
70	70
	76	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71	71
72		-(% class="box infomessage" %)
73		-(((
74		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	78	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	80	+== Revenir à un état précédent ==
77	77
78		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
79		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
80		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
81		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	82	+Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
82	82
83		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
84		-)))
	84	+1. Ouvrez la notice de l’évènement.
	85	+1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
	86	+1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
85	85
86		-= Renseigner et enregistrer la notice =
	88	+Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
87	87
88		-= Lier des biens à l'évènement =
	90	+
89	89
90		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	92	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91	91
92	92
	95	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
94	94
	98	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99	+
	100	+= Suivre les évènements =
	101	+
	102	+== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
	103	+
	104	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
	105	+
	106	+Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
	107	+
	108	+Ces informations sont :
	109	+
	110	+* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
	111	+* affichées du plus récent au plus ancien.
	112	+
	113	+Chaque ligne récapitulative mentionne :
	114	+
	115	+* le lieu concerné,
	116	+* le titre de l’évènement,
	117	+* les dates prévisionnelles ou effectives,
	118	+* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
	119	+
	120	+Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	121	+
	122	+[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123	+
	124	+
	125	+== Effectuer des recherches sur les évènements ==
	126	+
	127	+La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
	128	+
	129	+Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
	130	+
	131	+
	132	+
	133	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	134	+|(((
	135	+[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	136	+)))|évènement en préparation
	137	+|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
	138	+|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	139	+
	140	+Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
	141	+
	142	+[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+
	144	+== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	145	+
	146	+La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
	147	+
	148	+* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
	149	+* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
	150	+
	151	+Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
	152	+
	153	+Pour y accéder :
	154	+
	155	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	156	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
	157	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	158	+
	159	+[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	160	+
	161	+== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	162	+
	163	+Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
	164	+
	165	+* nombre d’évènements par état d’avancement,
	166	+* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
	167	+* anticipation de la charge de travail,
	168	+* vision synthétique de la régie.
	169	+
	170	+C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
	171	+
	172	+[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+
95	95
96	96	)))
97	97	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -106,15 +106,21 @@
106	106	(((
107	107	**Aller plus loin**
108	108
109		-* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
110		-* Planifier et suivre les mouvements associés
111		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
112		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	188	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	189	+* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
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	196	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
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	200	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
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128		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
129		-
130		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
131		-
132		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
133		-
134		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
135		-
136		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
137		-
138		-
139		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
140		-
141		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
142		-
143		-[[image:1748002396864-933.png]]
144		-
145		-
146		-
147		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
148		-
149		-[[image:1748002474366-246.png]]
150		-
151		-
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