Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Suivre et valider un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,90 +1,78 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	7	+
	8	+Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+
	10	+Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
	14	+= Suivre les évènements dans Flora =
11	11
12		-== Rôle fonctionnel ==
	16	+== Depuis la table des évènements ==
13	13
14		-C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
	18	+La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
15	15
16		-== Contenu principal ==
	20	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	21	+|(((
	22	+(% style="color:#e67e22" %)Orange
	23	+)))|évènement en préparation
	24	+|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
	25	+|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
17	17
18		-* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19		-* Organisme(s) impliqué(s)
20		-* Dates (prévisionnelles, réelles)
21		-* Description, responsables
22		-* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	27	+[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23	23
24		-== Liens ==
25	25
26		-* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27		-* Peut contenir plusieurs mouvements
28		-
29		-== Avantages ==
30		-
31		-* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32		-* Permet le suivi transversal des opérations
33		-* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34		-
35		-== Cas d'usage ==
36		-
37		->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
38		-
39		-= Comment créer un évènement ? =
40		-
41		-== Depuis la table des évènements ==
42		-
43		-Cliquez sur l'icône de **création**
44		-
45		-[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46		-
47	47	== Depuis le tableau de bord ==
48	48
49		-Cliquez sur l'icône de **création**
	32	+Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
	33	+Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
50	50
51		-[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	35	+[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52	52
53		-== Depuis une notice de bien ==
54	54
55		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	38	+= Valider un évènement =
56	56
57		-Cliquez sur l'icône de **création**
	40	+Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
	41	+Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
58	58
59		-[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	43	+|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
	44	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
	45	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
	46	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
	47	+|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
60	60
61		-= Choisir une grille de saisie =
	49	+(% class="box successmessage" %)
	50	+(((
	51	+Bonne pratique :
	52	+)))
62	62
63		-La grille détermine la structure et les champs affichés.
	54	+Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
64	64
65		-Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	56	+* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
	57	+* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
66	66
	59	+[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67	67
68		-(% class="box infomessage" %)
69		-(((
70		-**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	61	+= Corriger une erreur =
71	71
72		-L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	63	+Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
73	73
74		-* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
75		-* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
76		-* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
77		-* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	65	+1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
	66	+1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
	67	+1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
78	78
79		-Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
80		-)))
	69	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81	81
82		-= Renseigner et enregistrer la notice =
83	83
84		-= Lier des biens à l'évènement =
	72	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85	85
86		-== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
87	87
	75	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88	88
89	89
90	90
...	...	@@ -103,14 +103,25 @@
103	103	**Aller plus loin**
104	104
105	105	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
106		-* Planifier et suivre les mouvements associés
107		-* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
108		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
	94	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	95	+* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	96	+
	97	+
	98	+
	99	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
109	109	)))
110	110
111	111	(% class="box" %)
112	112	(((
113	113	**Icônes principales **
	105	+
	106	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	107	+
	108	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	109	+
	110	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
	111	+
	112	+
114	114	)))
115	115
116	116	(((
...	...	@@ -121,28 +121,4 @@
121	121
122	122
123	123
124		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
125		-
126		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
127		-
128		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
129		-
130		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
131		-
132		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
133		-
134		-
135		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
136		-
137		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
138		-
139		-[[image:1748002396864-933.png]]
140		-
141		-
142		-
143		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
144		-
145		-[[image:1748002474366-246.png]]
146		-
147		-
148	148

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Auteur

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