Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,176 +1,344 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7		-Ces actions permettent :
	6	+
	7	+)))
8	8
9		-* de contrôler son avancement,
10		-* de corriger d’éventuelles erreurs,
11		-* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+(((
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
12	12
13		-Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
	12	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
	13	+
	14	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
	15	+
	16	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	17	+
	18	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	19	+
	20	+== Cas d'usage ==
	21	+
	22	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	23	+
	24	+(((
	25	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	26	+
	27	+(((
	28	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	29	+
	30	+(((
	31	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	32	+
	33	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	34	+
	35	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	42	+
	43	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	44	+
	45	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	46	+
	47	+(% class="box successmessage" %)
	48	+(((
	49	+Bonnes pratiques :
	50	+
	51	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	52	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	53	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	54	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
14	14	)))
	56	+)))
	57	+)))
	58	+)))
15	15
	60	+= Comment créer un évènement ? =
	61	+
	62	+== Depuis la table des évènements ==
	63	+
	64	+Cliquez sur l'icône de **création**
	65	+
	66	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+
	68	+== Depuis le tableau de bord ==
	69	+
	70	+Cliquez sur l'icône de **création**
	71	+
	72	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	73	+
	74	+== Depuis une notice de bien ==
	75	+
	76	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	77	+
	78	+Cliquez sur l'icône de **création**
	79	+
	80	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+
	82	+= Choisir une grille de saisie =
	83	+
	84	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	85	+
	86	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	87	+
	88	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	89	+
	90	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	91	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	92	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	93	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	94	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	95	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	96	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	97	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	98	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	99	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	100	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	101	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	102	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	103	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	104	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	105	+
	106	+(% class="box infomessage" %)
16	16	(((
17		-= Valider les étapes d'un évènement =
	108	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
18	18
19		-== Stade initial ==
	110	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
20	20
21		-Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22		-Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
	112	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	113	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	114	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	115	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
23	23
24		-L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
	117	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	118	+)))
25	25
26		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	120	+= Renseigner et enregistrer la notice =
27	27
28		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
	122	+Une fois la grille de saisie ouverte,
29	29
30		-Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
	124	+1. **Remplir les champs** de la grille
	125	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	126	+1. **Enregistrer la notice. **
31	31
32		-Elle permet de :
	128	+(% class="box warningmessage" %)
	129	+(((
	130	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	131	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
33	33
34		-* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35		-* marquer que la notice est finalisée,
36		-* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
	133	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	134	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	135	+* Définit la nature de l’opération.
	136	+* Conditionne les champs affichés.
	137	+* Déclenche les règles métiers.
	138	+* Détermine le workflow.
	139	+)))|(((
	140	+* Exposition
	141	+* Exposition itinérante
	142	+* Prêt hors exposition
	143	+* Activité
	144	+* Vente
	145	+* Dépôt
	146	+* Déménagement
	147	+* Traitement de conservation et analyse
	148	+* Commission
	149	+* Etc.
	150	+)))
	151	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	152	+* Affine la description du type choisi.
	153	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	154	+)))|(((
	155	+Pour une exposition :
37	37
38		-Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
	157	+* Interne temporaire au musée.
	158	+* Prêt à une autre institution.
	159	+)))
	160	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	161	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	162	+)))|(((
	163	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	164	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	165	+)))
	166	+)))
39	39
40		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	168	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41	41
42	42
43		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	171	+(% class="box successmessage" %)
	172	+(((
	173	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	174	+)))
44	44
45		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
	176	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46	46
47		-L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48		-Il permet de :
49	49
50		-* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51		-* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
	179	+= Lier des biens à l'évènement =
53	53
54		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	181	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
55	55
56		-L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
	183	+Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
57	57
	185	+Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
58	58
59		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	187	+Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
60	60
	189	+En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
61	61
62		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	191	+=== Cas d'usage ===
63	63
64		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	193	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
65	65
66		-Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
	195	+(((
	196	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
67	67
68		-* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69		-* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70		-* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
	198	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
71	71
72		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	200	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
73	73
74		-L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
	202	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	203	+)))
75	75
76		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	205	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
77	77
78		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	207	+=== Depuis une recherche ===
79	79
80		-== Revenir à un état précédent ==
	209	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
	210	+1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	211	+1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
	212	+1. (((
	213	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
81	81
82		-Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
	215	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	216	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	217	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	218	+)))
	219	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
83	83
84		-1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85		-1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86		-1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
	221	+[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
89	89
90		-
	224	+[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91	91
92		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
	227	+[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94	94
95		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96	96
	230	+[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97	97
98		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99	99
100		-= Suivre les évènements =
	233	+[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101	101
102		-== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
103	103
104		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
	236	+=== Depuis un panier ===
105	105
106		-Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
	238	+(% class="box warningmessage" %)
	239	+(((
	240	+Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
	241	+)))
107	107
108		-Ces informations sont :
	243	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
	244	+1. **Sélectionnez le panier** :
	245	+1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
	246	+1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
	247	+1. (((
	248	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
109	109
110		-* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111		-* affichées du plus récent au plus ancien.
	250	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	251	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	252	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	253	+)))
	254	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
112	112
113		-Chaque ligne récapitulative mentionne :
	256	+[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114	114
115		-* le lieu concerné,
116		-* le titre de l’évènement,
117		-* les dates prévisionnelles ou effectives,
118		-* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
119	119
120		-Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	259	+[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121	121
122		-[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123	123
	262	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124	124
125		-== Effectuer des recherches sur les évènements ==
126	126
127		-La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
	265	+[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128	128
129		-Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
130	130
131		-
	268	+=== Depuis une notice de bien ===
132	132
133		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134		-|(((
135		-[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136		-)))|évènement en préparation
137		-|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138		-|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	270	+Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
139	139
140		-Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
	272	+[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141	141
142		-[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143	143
144		-== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	275	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
145	145
146		-La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
	277	+Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
147	147
148		-* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
149		-* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
	279	+Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
150	150
151		-Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
	281	+* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
	282	+* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
	283	+* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
	284	+* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
152	152
153		-Pour y accéder :
	286	+=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
154	154
155		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
156		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
157		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	288	+Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
158	158
159		-[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	290	+* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
	291	+* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
	292	+* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
160	160
161		-== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	294	+Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
162	162
163		-Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
	296	+[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164	164
165		-* nombre d’évènements par état d’avancement,
166		-* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
167		-* anticipation de la charge de travail,
168		-* vision synthétique de la régie.
	298	+=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
169	169
170		-C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
	300	+==== **Création directe depuis un évènement** ====
171	171
172		-[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	302	+1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
	303	+1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
	304	+1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
	305	+1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
173	173
	307	+[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	308	+
	309	+
	310	+[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	311	+
	312	+
	313	+==== **Création depuis la table Biens** ====
	314	+
	315	+1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
	316	+1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
	317	+1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
	318	+1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
	319	+
	320	+* soit depuis la **notice de bien**,
	321	+* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
	322	+
	323	+[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	324	+
	325	+
	326	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	327	+
	328	+
	329	+[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	330	+
	331	+
	332	+= Gérer les biens liés à l'évènement =
	333	+
	334	+Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
	335	+
	336	+
	337	+
	338	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	339	+
	340	+
	341	+
174	174
175	175	)))
176	176	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -185,21 +185,20 @@
185	185	(((
186	186	**Aller plus loin**
187	187
188		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
189		-* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	356	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	357	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	358	+
	359	+
	360	+
	361	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	362	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	363	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	364	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
190	190	)))
191	191
192	192	(% class="box" %)
193	193	(((
194	194	**Icônes principales **
195		-
196		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
197		-
198		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
199		-
200		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
201		-
202		-
203	203	)))
204	204
205	205	(((
...	...	@@ -210,4 +210,9 @@
210	210
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	380	+
	381	+
	382	+
	383	+
	384	+
213	213

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