Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,176 +1,247 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7		-Ces actions permettent :
8		-
9		-* de contrôler son avancement,
10		-* de corriger d’éventuelles erreurs,
11		-* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12		-
13		-Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
	6	+
14	14	)))
15	15
16	16	(((
17		-= Valider les étapes d'un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
18	18
19		-== Stade initial ==
	12	+== Rôle fonctionnel ==
20	20
21		-Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22		-Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
23	23
24		-L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
	16	+== Contenu principal ==
25	25
26		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
27	27
28		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
	24	+== Liens ==
29	29
30		-Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
31	31
32		-Elle permet de :
	29	+== Avantages ==
33	33
34		-* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35		-* marquer que la notice est finalisée,
36		-* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
37	37
38		-Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
	35	+== Cas d'usage ==
39	39
40		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
41	41
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
42	42
43		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44	44
45		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
46	46
47		-L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48		-Il permet de :
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49	49
50		-* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51		-* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
53	53
54		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
55	55
56		-L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
57	57
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
58	58
59		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
60	60
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61	61
62		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63	63
64		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	63	+(% class="box successmessage" %)
	64	+(((
	65	+Bonnes pratiques :
65	65
66		-Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
	67	+* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
	68	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	69	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	70	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
	71	+)))
	72	+)))
	73	+)))
	74	+)))
67	67
68		-* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69		-* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70		-* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
	76	+= Comment créer un évènement ? =
71	71
72		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	78	+== Depuis la table des évènements ==
73	73
74		-L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
	80	+Cliquez sur l'icône de **création**
75	75
76		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	82	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
78		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	84	+== Depuis le tableau de bord ==
79	79
80		-== Revenir à un état précédent ==
	86	+Cliquez sur l'icône de **création**
81	81
82		-Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
	88	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83	83
84		-1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85		-1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86		-1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
	90	+== Depuis une notice de bien ==
87	87
88		-Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
	92	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
89	89
90		-
	94	+Cliquez sur l'icône de **création**
91	91
92		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	96	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
	98	+= Choisir une grille de saisie =
94	94
95		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	100	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
96	96
	102	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
97	97
98		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	104	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
99	99
100		-= Suivre les évènements =
	106	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	107	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	108	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	109	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	110	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	111	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	112	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	113	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	114	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	115	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	116	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	117	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	118	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	119	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	120	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
101	101
102		-== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
	122	+(% class="box infomessage" %)
	123	+(((
	124	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
103	103
104		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
	126	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
105	105
106		-Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
	128	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	129	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	130	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	131	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
107	107
108		-Ces informations sont :
	133	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	134	+)))
109	109
110		-* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111		-* affichées du plus récent au plus ancien.
	136	+= Renseigner et enregistrer la notice =
112	112
113		-Chaque ligne récapitulative mentionne :
	138	+Une fois la grille de saisie ouverte,
114	114
115		-* le lieu concerné,
116		-* le titre de l’évènement,
117		-* les dates prévisionnelles ou effectives,
118		-* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
	140	+1. **Remplir les champs** de la grille
	141	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	142	+1. **Enregistrer la notice. **
119	119
120		-Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	144	+(% class="box warningmessage" %)
	145	+(((
	146	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	147	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
121	121
122		-[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	149	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	150	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	151	+* Définit la nature de l’opération.
	152	+* Conditionne les champs affichés.
	153	+* Déclenche les règles métiers.
	154	+* Détermine le workflow.
	155	+)))|(((
	156	+* Exposition
	157	+* Exposition itinérante
	158	+* Prêt hors exposition
	159	+* Activité
	160	+* Vente
	161	+* Dépôt
	162	+* Déménagement
	163	+* Traitement de conservation et analyse
	164	+* Commission
	165	+* Etc.
	166	+)))
	167	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	168	+* Affine la description du type choisi.
	169	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	170	+)))|(((
	171	+Pour une exposition :
123	123
	173	+* Interne temporaire au musée.
	174	+* Prêt à une autre institution.
	175	+)))
	176	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	177	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	178	+)))|(((
	179	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	180	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	181	+)))
	182	+)))
124	124
125		-== Effectuer des recherches sur les évènements ==
	184	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126	126
127		-La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128	128
129		-Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
	187	+= Lier des biens à l'évènement =
130	130
131		-
	189	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
132	132
133		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134		-|(((
135		-[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136		-)))|évènement en préparation
137		-|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138		-|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	191	+=== Rôle fonctionnel ===
139	139
140		-Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
	193	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
141	141
142		-[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	195	+=== Contenu principal ===
143	143
144		-== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	197	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	198	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	199	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	200	+* Commentaire logistique ou scénographique
	201	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
145	145
146		-La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
	203	+=== Liens ===
147	147
148		-* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
149		-* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
	205	+* Dépend directement de la table Évènement
	206	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	207	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
150	150
151		-Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
	209	+=== Avantages ===
152	152
153		-Pour y accéder :
	211	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	212	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	213	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
154	154
155		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
156		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
157		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	215	+=== Cas d'usage ===
158	158
159		-[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	217	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
160	160
161		-== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	219	+(((
	220	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
162	162
163		-Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
	222	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
164	164
165		-* nombre d’évènements par état d’avancement,
166		-* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
167		-* anticipation de la charge de travail,
168		-* vision synthétique de la régie.
	224	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
169	169
170		-C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
	226	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	227	+)))
171	171
172		-[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	229	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
173	173
	231	+=== Depuis une recherche ===
	232	+
	233	+=== Depuis un panier ===
	234	+
	235	+=== Depuis une notice de bien ===
	236	+
	237	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	238	+
	239	+
	240	+
	241	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	242	+
	243	+
	244	+
174	174
175	175	)))
176	176	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -185,21 +185,19 @@
185	185	(((
186	186	**Aller plus loin**
187	187
188		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
189		-* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	259	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	260	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	261	+
	262	+
	263	+
	264	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	265	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	266	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
190	190	)))
191	191
192	192	(% class="box" %)
193	193	(((
194	194	**Icônes principales **
195		-
196		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
197		-
198		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
199		-
200		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
201		-
202		-
203	203	)))
204	204
205	205	(((
...	...	@@ -210,4 +210,9 @@
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