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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par admin admin
sur 2025/09/15 11:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,176 +1,247 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7 -Ces actions permettent :
8 -
9 -* de contrôler son avancement,
10 -* de corriger d’éventuelles erreurs,
11 -* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12 -
13 -Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
6 +
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= Valider les étapes d'un évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
18 18  
19 -== Stade initial ==
12 +== Rôle fonctionnel ==
20 20  
21 -Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22 -Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
23 23  
24 -L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
16 +== Contenu principal ==
25 25  
26 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
27 27  
28 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
24 +== Liens ==
29 29  
30 -Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
31 31  
32 -Elle permet de :
29 +== Avantages ==
33 33  
34 -* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35 -* marquer que la notice est finalisée,
36 -* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
37 37  
38 -Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
35 +== Cas d'usage ==
39 39  
40 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
41 41  
39 +(((
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
42 42  
43 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +(((
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 44  
45 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
45 +(((
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
46 46  
47 -L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48 -Il permet de :
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
49 49  
50 -* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51 -* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
53 53  
54 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
55 55  
56 -L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
57 57  
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
58 58  
59 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
60 60  
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 61  
62 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
63 +(% class="box successmessage" %)
64 +(((
65 +Bonnes pratiques :
65 65  
66 -Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
67 +* Au préalable, créer un panier pour y ajouter les biens concernés par l'évènement.
68 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
69 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
70 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
71 +)))
72 +)))
73 +)))
74 +)))
67 67  
68 -* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69 -* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70 -* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
76 += Comment créer un évènement ? =
71 71  
72 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 +== Depuis la table des évènements ==
73 73  
74 -L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
80 +Cliquez sur l'icône de **création**
75 75  
76 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 +== Depuis le tableau de bord ==
79 79  
80 -== Revenir à un état précédent ==
86 +Cliquez sur l'icône de **création**
81 81  
82 -Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
88 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85 -1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86 -1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
90 +== Depuis une notice de bien ==
87 87  
88 -Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
92 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
89 89  
90 - 
94 +Cliquez sur l'icône de **création**
91 91  
92 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
98 += Choisir une grille de saisie =
94 94  
95 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
96 96  
102 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
97 97  
98 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
99 99  
100 -= Suivre les évènements =
106 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
107 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
108 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
109 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
110 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
111 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
112 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
113 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
114 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
115 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
116 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
117 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
118 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
119 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
120 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
101 101  
102 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
122 +(% class="box infomessage" %)
123 +(((
124 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
103 103  
104 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
126 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
105 105  
106 -Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
128 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
129 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
130 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
131 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
107 107  
108 -Ces informations sont :
133 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
134 +)))
109 109  
110 -* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111 -* affichées du plus récent au plus ancien.
136 += Renseigner et enregistrer la notice =
112 112  
113 -Chaque ligne récapitulative mentionne :
138 +Une fois la grille de saisie ouverte,
114 114  
115 -* le lieu concerné,
116 -* le titre de l’évènement,
117 -* les dates prévisionnelles ou effectives,
118 -* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
140 +1. **Remplir les champs** de la grille
141 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
142 +1. **Enregistrer la notice. **
119 119  
120 -Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
147 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
121 121  
122 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
150 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
151 +* Définit la nature de l’opération.
152 +* Conditionne les champs affichés.
153 +* Déclenche les règles métiers.
154 +* Détermine le workflow.
155 +)))|(((
156 +* Exposition
157 +* Exposition itinérante
158 +* Prêt hors exposition
159 +* Activité
160 +* Vente
161 +* Dépôt
162 +* Déménagement
163 +* Traitement de conservation et analyse
164 +* Commission
165 +* Etc.
166 +)))
167 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
168 +* Affine la description du type choisi.
169 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
170 +)))|(((
171 +Pour une exposition :
123 123  
173 +* Interne temporaire au musée.
174 +* Prêt à une autre institution.
175 +)))
176 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
177 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
178 +)))|(((
179 +* Activités : concert, colloque, conférence.
180 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
181 +)))
182 +)))
124 124  
125 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
184 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
126 126  
127 -La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128 128  
129 -Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
187 += Lier des biens à l'évènement =
130 130  
131 - 
189 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
132 132  
133 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134 -|(((
135 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136 -)))|évènement en préparation
137 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
191 +=== Rôle fonctionnel ===
139 139  
140 -Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
193 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
141 141  
142 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 +=== Contenu principal ===
143 143  
144 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
197 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
198 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
199 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
200 +* Commentaire logistique ou scénographique
201 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
145 145  
146 -La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
203 +=== Liens ===
147 147  
148 -* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
149 -* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
205 +* Dépend directement de la table Évènement
206 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
207 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
150 150  
151 -Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
209 +=== Avantages ===
152 152  
153 -Pour y accéder :
211 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
212 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
213 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
154 154  
155 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
156 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
157 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
215 +=== Cas d'usage ===
158 158  
159 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
160 160  
161 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
219 +(((
220 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
162 162  
163 -Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
222 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
164 164  
165 -* nombre d’évènements par état d’avancement,
166 -* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
167 -* anticipation de la charge de travail,
168 -* vision synthétique de la régie.
224 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
169 169  
170 -C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
226 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
227 +)))
171 171  
172 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
173 173  
231 +=== Depuis une recherche ===
232 +
233 +=== Depuis un panier ===
234 +
235 +=== Depuis une notice de bien ===
236 +
237 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
238 +
239 +
240 +
241 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
242 +
243 +
244 +
174 174  
175 175  )))
176 176  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -185,21 +185,19 @@
185 185  (((
186 186  **Aller plus loin**
187 187  
188 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
189 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
259 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
260 +* Planifier et suivre les mouvements associés
261 +
262 +
263 +
264 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
265 +* Utiliser les paniers
266 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
190 190  )))
191 191  
192 192  (% class="box" %)
193 193  (((
194 194  **Icônes principales **
195 -
196 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
197 -
198 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
199 -
200 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
201 -
202 -
203 203  )))
204 204  
205 205  (((
... ... @@ -210,4 +210,9 @@
210 210  
211 211  
212 212  
282 +
283 +
284 +
285 +
286 +
213 213  
1754310993330-251.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.JDT
Taille
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1 -185.2 KB
Contenu
1756189483846-297.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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