Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.admin
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,176 +1,125 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
7		-Ces actions permettent :
8		-
9		-* de contrôler son avancement,
10		-* de corriger d’éventuelles erreurs,
11		-* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
12		-
13		-Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
	6	+
14	14	)))
15	15
16	16	(((
17		-= Valider les étapes d'un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
18	18
19		-== Stade initial ==
	12	+== Rôle fonctionnel ==
20	20
21		-Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
22		-Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
23	23
24		-L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
	16	+== Contenu principal ==
25	25
26		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
27	27
28		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
	24	+== Liens ==
29	29
30		-Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
31	31
32		-Elle permet de :
	29	+== Avantages ==
33	33
34		-* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
35		-* marquer que la notice est finalisée,
36		-* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
37	37
38		-Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
	35	+== Cas d'usage ==
39	39
40		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
41	41
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
42	42
43		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+(((
	43	+
44	44
45		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
	45	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante(%%)(((
46	46
47		-L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
48		-Il permet de :
49	49
50		-* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
51		-* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
52		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
	48	+(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
53	53
54		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
55	55
56		-L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
	51	+(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
57	57
58	58
59		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
60	60
61	61
62		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57	+(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
63	63
64		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
65	65
66		-Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
	60	+(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
67	67
68		-* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
69		-* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
70		-* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
71	71
72		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	63	+(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
73	73
74		-L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
75	75
76		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	66	+(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	67	+)))
	68	+)))
	69	+)))
77	77
78		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	71	+= Comment créer un évènement ? =
79	79
80		-== Revenir à un état précédent ==
	73	+== Depuis la table des évènements ==
81	81
82		-Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
	75	+Cliquez sur l'icône de **création**
83	83
84		-1. Ouvrez la notice de l’évènement.
85		-1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
86		-1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
	77	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
	79	+== Depuis le tableau de bord ==
89	89
90		-
	81	+Cliquez sur l'icône de **création**
91	91
92		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
	85	+== Depuis une notice de bien ==
94	94
95		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
96	96
	89	+Cliquez sur l'icône de **création**
97	97
98		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99	99
100		-= Suivre les évènements =
	93	+= Choisir une grille de saisie =
101	101
102		-== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
	95	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
103	103
104		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
	97	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
105	105
106		-Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
107	107
108		-Ces informations sont :
	100	+(% class="box infomessage" %)
	101	+(((
	102	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
109	109
110		-* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
111		-* affichées du plus récent au plus ancien.
	104	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
112	112
113		-Chaque ligne récapitulative mentionne :
	106	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	107	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	108	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	109	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
114	114
115		-* le lieu concerné,
116		-* le titre de l’évènement,
117		-* les dates prévisionnelles ou effectives,
118		-* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
	111	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	112	+)))
119	119
120		-Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	114	+= Renseigner et enregistrer la notice =
121	121
122		-[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	116	+= Lier des biens à l'évènement =
123	123
	118	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
124	124
125		-== Effectuer des recherches sur les évènements ==
126	126
127		-La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
128	128
129		-Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
130	130
131		-
132		-
133		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
134		-|(((
135		-[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
136		-)))|évènement en préparation
137		-|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
138		-|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
139		-
140		-Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
141		-
142		-[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143		-
144		-== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
145		-
146		-La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
147		-
148		-* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
149		-* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
150		-
151		-Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
152		-
153		-Pour y accéder :
154		-
155		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
156		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
157		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
158		-
159		-[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160		-
161		-== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
162		-
163		-Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
164		-
165		-* nombre d’évènements par état d’avancement,
166		-* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
167		-* anticipation de la charge de travail,
168		-* vision synthétique de la régie.
169		-
170		-C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
171		-
172		-[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173		-
174	174
175	175	)))
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186	186	**Aller plus loin**
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188		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
189		-* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	137	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	138	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	139	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	140	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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196		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
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198		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
199		-
200		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
201		-
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211	211
212	212
	156	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	157	+
	158	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	159	+
	160	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	161	+
	162	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	163	+
	164	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	165	+
	166	+
	167	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	168	+
	169	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	170	+
	171	+[[image:1748002396864-933.png]]
	172	+
	173	+
	174	+
	175	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	176	+
	177	+[[image:1748002474366-246.png]]
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