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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 125.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 12:14
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,183 +1,336 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
6 +
7 +)))
7 7  
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +(((
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
9 9  
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
11 -)))
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 12  
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 +
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 +
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
19 +
20 +== Cas d'usage ==
21 +
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 +
13 13  (((
14 -= Valider les étapes d'un évènement =
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
15 15  
16 -== Stade initial ==
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
17 17  
18 -Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 -Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
20 20  
21 -L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
22 22  
23 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
24 24  
25 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
26 26  
27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 -Concrètement, cela permet de :
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
29 29  
30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
33 33  
34 -Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
35 35  
36 -En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
37 37  
38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +(% class="box successmessage" %)
48 +(((
49 +Bonnes pratiques :
39 39  
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
55 +)))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
40 40  
41 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 += Comment créer un évènement ? =
42 42  
43 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
62 +== Depuis la table des évènements ==
44 44  
45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
64 +Cliquez sur l'icône de **création**
47 47  
48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
68 +== Depuis le tableau de bord ==
53 53  
54 -Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
70 +Cliquez sur l'icône de **création**
55 55  
56 -En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
74 +== Depuis une notice de bien ==
75 +
76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
77 +
78 +Cliquez sur l'icône de **création**
79 +
80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 +
82 += Choisir une grille de saisie =
83 +
84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 +
86 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
87 +
88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
89 +
90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
105 +
58 58  (% class="box infomessage" %)
59 59  (((
60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
109 +
110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
111 +
112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
116 +
117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
61 61  )))
62 62  
63 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 += Renseigner et enregistrer la notice =
64 64  
122 +Une fois la grille de saisie ouverte,
65 65  
66 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +1. **Remplir les champs** de la grille
125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 +1. **Enregistrer la notice. **
67 67  
68 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
69 69  
70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 +* Définit la nature de l’opération.
136 +* Conditionne les champs affichés.
137 +* Déclenche les règles métiers.
138 +* Détermine le workflow.
139 +)))|(((
140 +* Exposition
141 +* Exposition itinérante
142 +* Prêt hors exposition
143 +* Activité
144 +* Vente
145 +* Dépôt
146 +* Déménagement
147 +* Traitement de conservation et analyse
148 +* Commission
149 +* Etc.
150 +)))
151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 +* Affine la description du type choisi.
153 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 +)))|(((
155 +Pour une exposition :
72 72  
73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
157 +* Interne temporaire au musée.
158 +* Prêt à une autre institution.
159 +)))
160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 +)))|(((
163 +* Activités : concert, colloque, conférence.
164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 +)))
166 +)))
76 76  
77 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80 80  
81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
82 82  
83 -(% class="box infomessage" %)
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
178 +
179 += Lier des biens à l'évènement =
180 +
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 +
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
184 +
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 +
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 +
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 +
84 84  (((
85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
197 +
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
199 +
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
201 +
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
86 86  )))
87 87  
88 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
89 89  
90 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 +=== Depuis une recherche ===
91 91  
92 -== Revenir à un état précédent ==
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
93 93  
94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
95 95  
96 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 101  
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 105  
106 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -= Suivre les évènements =
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 109  
110 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111 111  
112 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 113  
114 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115 115  
116 -Les évènements sont :
236 +=== Depuis un panier ===
117 117  
118 -* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 -* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
120 120  
121 -Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
122 122  
123 -* le **lieu** concerné,
124 -* le **titre** de l’évènement,
125 -* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 -* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
127 127  
128 -Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
129 129  
130 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 131  
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134 134  
135 -Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 -Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138 138  
139 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 -|(((
141 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 -)))|évènement en préparation
143 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 -Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
147 147  
148 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268 +=== Depuis une notice de bien ===
149 149  
150 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
151 151  
152 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 153  
154 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
155 155  
156 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
157 157  
158 -Pour y accéder :
277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
159 159  
160 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
163 163  
164 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
165 165  
166 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
167 167  
168 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
170 170  
171 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
175 175  
176 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
177 177  
178 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
179 179  
298 +1. **Création directe depuis un évènement**
180 180  
300 +* Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
301 +* **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
302 +* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
303 +* Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
304 +
305 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 +
307 +
308 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +
310 +
311 +(% start="2" %)
312 +1. **Création depuis la table Biens**
313 +
314 +* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens. Utilisez la grille de saisie dédié 04. Régie : Bien empruntés pour exposition. saisissez les champs obligatoires et les champs souhaités puis enregistrez.
315 +* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**.
316 +
317 +[[image:1756193626035-889.png]]
318 +
319 +
320 +[[image:1756193737801-321.png]]
321 +
322 +
323 +[[image:1756193843402-498.png]]
324 +
325 +
326 +
327 += Gérer les biens liés à l'évènement =
328 +
329 +
330 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
331 +
332 +
333 +
181 181  
182 182  )))
183 183  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -192,21 +192,20 @@
192 192  (((
193 193  **Aller plus loin**
194 194  
195 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
196 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
348 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
349 +* Planifier et suivre les mouvements associés
350 +
351 +
352 +
353 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
354 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
355 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
356 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
197 197  )))
198 198  
199 199  (% class="box" %)
200 200  (((
201 201  **Icônes principales **
202 -
203 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
204 -
205 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
206 -
207 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
208 -
209 -
210 210  )))
211 211  
212 212  (((
... ... @@ -217,4 +217,9 @@
217 217  
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