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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 125.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 12:14
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À la version 40.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,183 +1,242 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 -
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 -
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Valider les étapes d'un évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -== Stade initial ==
12 +== Rôle fonctionnel ==
17 17  
18 -Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 -Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
20 20  
21 -L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
16 +== Contenu principal ==
22 22  
23 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
24 24  
25 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
24 +== Liens ==
26 26  
27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 -Concrètement, cela permet de :
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
29 29  
30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
29 +== Avantages ==
33 33  
34 -Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
35 35  
36 -En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
35 +== Cas d'usage ==
37 37  
38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
39 39  
39 +(((
40 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
40 40  
41 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +(((
43 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
42 42  
43 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
45 +(((
46 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
44 44  
45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
48 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
47 47  
48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
50 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51 51  
52 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
52 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53 53  
54 -Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
54 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55 55  
56 -En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
56 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57 57  
58 -(% class="box infomessage" %)
58 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 +
60 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
61 +
62 +
63 +(% class="box successmessage" %)
59 59  (((
60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
65 +Bonnes pratiques :
66 +
67 +* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
68 +* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
69 +* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
61 61  )))
71 +)))
72 +)))
73 +)))
62 62  
63 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 += Comment créer un évènement ? =
64 64  
77 +== Depuis la table des évènements ==
65 65  
66 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +Cliquez sur l'icône de **création**
67 67  
68 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
81 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
83 +== Depuis le tableau de bord ==
72 72  
73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
85 +Cliquez sur l'icône de **création**
76 76  
77 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
87 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
89 +== Depuis une notice de bien ==
80 80  
81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
82 82  
83 -(% class="box infomessage" %)
84 -(((
85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 -)))
93 +Cliquez sur l'icône de **création**
87 87  
88 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 += Choisir une grille de saisie =
91 91  
92 -== Revenir à un état précédent ==
99 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
93 93  
94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
101 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
95 95  
96 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
103 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
99 99  
100 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
106 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
107 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
108 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
109 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
110 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
111 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
112 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
113 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
114 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
115 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
116 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
117 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
118 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
119 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
101 101  
121 +(% class="box infomessage" %)
122 +(((
123 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
102 102  
103 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
104 104  
127 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
128 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
129 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
130 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
105 105  
106 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
133 +)))
107 107  
108 -= Suivre les évènements =
135 += Renseigner et enregistrer la notice =
109 109  
110 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
137 +Une fois la grille de saisie ouverte,
111 111  
112 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
139 +1. **Remplir les champs** de la grille
140 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
141 +1. **Enregistrer la notice. **
113 113  
114 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
143 +(% class="box warningmessage" %)
144 +(((
145 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
146 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
115 115  
116 -Les évènements sont :
148 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
149 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
150 +* Définit la nature de l’opération.
151 +* Conditionne les champs affichés.
152 +* Déclenche les règles métiers.
153 +* Détermine le workflow.
154 +)))|(((
155 +* Exposition
156 +* Exposition itinérante
157 +* Prêt hors exposition
158 +* Activité
159 +* Vente
160 +* Dépôt
161 +* Déménagement
162 +* Traitement de conservation et analyse
163 +* Commission
164 +* Etc.
165 +)))
166 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
167 +* Affine la description du type choisi.
168 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
169 +)))|(((
170 +Pour une exposition :
117 117  
118 -* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 -* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
172 +* Interne temporaire au musée.
173 +* Prêt à une autre institution.
174 +)))
175 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
176 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
177 +)))|(((
178 +* Activités : concert, colloque, conférence.
179 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
180 +)))
181 +)))
120 120  
121 -Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
183 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -* le **lieu** concerné,
124 -* le **titre** de l’évènement,
125 -* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 -* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127 127  
128 -Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
186 += Lier des biens à l'évènement =
129 129  
130 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
131 131  
190 +=== Rôle fonctionnel ===
132 132  
133 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
192 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
134 134  
135 -Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
194 +=== Contenu principal ===
136 136  
137 -Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
196 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
197 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
198 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
199 +* Commentaire logistique ou scénographique
200 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
138 138  
139 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 -|(((
141 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 -)))|évènement en préparation
143 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
202 +=== Liens ===
145 145  
146 -Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
204 +* Dépend directement de la table Évènement
205 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
206 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
147 147  
148 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
208 +=== Avantages ===
149 149  
150 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
210 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
211 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
212 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
151 151  
152 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
214 +=== Cas d'usage ===
153 153  
154 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
216 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
155 155  
156 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
218 +(((
219 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
157 157  
158 -Pour y accéder :
221 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
159 159  
160 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
223 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
163 163  
164 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226 +)))
165 165  
166 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
228 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
167 167  
168 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
230 +=== Depuis une recherche ===
170 170  
171 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
232 +=== Depuis un panier ===
175 175  
176 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
234 +=== Depuis une notice de bien ===
177 177  
178 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
179 179  
180 180  
239 +
181 181  
182 182  )))
183 183  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -192,21 +192,15 @@
192 192  (((
193 193  **Aller plus loin**
194 194  
195 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
196 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
254 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
255 +* Planifier et suivre les mouvements associés
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