Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 120 suppressions)
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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,183 +1,93 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7		-
8		-Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9		-
10		-Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	6	+
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Valider les étapes d'un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-== Stade initial ==
	12	+== Rôle fonctionnel ==
17	17
18		-Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19		-Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
20	20
21		-L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
	16	+== Contenu principal ==
22	22
23		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
24	24
25		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
	24	+== Liens ==
26	26
27		-Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28		-Concrètement, cela permet de :
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
29	29
30		-* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31		-* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32		-* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
	29	+== Avantages ==
33	33
34		-Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
35	35
36		-En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
	35	+== Cas d'usage ==
37	37
38		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
39	39
	39	+= Comment créer un évènement ? =
40	40
41		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41	+== Depuis la table des évènements ==
42	42
43		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
	43	+Cliquez sur l'icône de **création**
44	44
45		-L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46		-Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
	45	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47	47
48		-* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49		-* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
	47	+== Depuis le tableau de bord ==
51	51
52		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	49	+Cliquez sur l'icône de **création**
53	53
54		-Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
	51	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55	55
56		-En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
	53	+== Depuis une notice de bien ==
57	57
58		-(% class="box infomessage" %)
59		-(((
60		-Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61		-)))
	55	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
62	62
63		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57	+Cliquez sur l'icône de **création**
64	64
	59	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65	65
66		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	61	+= Choisir une grille de saisie =
67	67
68		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	63	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
69	69
70		-L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71		-Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
	65	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
72	72
73		-* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74		-* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75		-* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76	76
77		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78		-
79		-Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80		-
81		-En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82		-
83	83	(% class="box infomessage" %)
84	84	(((
85		-Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86		-)))
	70	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
87	87
88		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	72	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
89	89
90		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	74	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	75	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	76	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	77	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
91	91
92		-== Revenir à un état précédent ==
	79	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	80	+)))
93	93
94		-Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
	82	+= Renseigner et enregistrer la notice =
95	95
96		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	84	+= Lier des biens à l'évènement =
99	99
100		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
101	101
102	102
103		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104	104
105	105
106		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107		-
108		-= Suivre les évènements =
109		-
110		-== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111		-
112		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
113		-
114		-Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115		-
116		-Les évènements sont :
117		-
118		-* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119		-* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120		-
121		-Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122		-
123		-* le **lieu** concerné,
124		-* le **titre** de l’évènement,
125		-* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126		-* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127		-
128		-Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129		-
130		-[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131		-
132		-
133		-== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134		-
135		-Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
136		-
137		-Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138		-
139		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140		-|(((
141		-[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142		-)))|évènement en préparation
143		-|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144		-|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
145		-
146		-Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
147		-
148		-[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149		-
150		-== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
151		-
152		-Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
153		-
154		-Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
155		-
156		-(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
157		-
158		-Pour y accéder :
159		-
160		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
163		-
164		-[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165		-
166		-== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167		-
168		-Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169		-Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170		-
171		-* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172		-* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173		-* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174		-* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175		-
176		-En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177		-
178		-[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179		-
180		-
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182	182	)))
183	183	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -192,21 +192,15 @@
192	192	(((
193	193	**Aller plus loin**
194	194
195		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
196		-* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	105	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	106	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	107	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	108	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
197	197	)))
198	198
199	199	(% class="box" %)
200	200	(((
201	201	**Icônes principales **
202		-
203		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
204		-
205		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
206		-
207		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
208		-
209		-
210	210	)))
211	211
212	212	(((
...	...	@@ -217,4 +217,28 @@
217	217
218	218
219	219
	124	+Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	125	+
	126	+Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	127	+
	128	+Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	129	+
	130	+C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	131	+
	132	+[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	133	+
	134	+
	135	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	136	+
	137	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	138	+
	139	+[[image:1748002396864-933.png]]
	140	+
	141	+
	142	+
	143	+Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	144	+
	145	+[[image:1748002474366-246.png]]
	146	+
	147	+
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