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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 125.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 12:14
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/03 17:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Suivre et valider un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -11,87 +11,57 @@
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Valider les étapes d'un évènement =
14 += Suivre les évènements dans Flora =
15 15  
16 -== Stade initial ==
16 +== Depuis la table des évènements ==
17 17  
18 -Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 -Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
18 +La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
20 20  
21 -L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
20 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
21 +|(((
22 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
23 +)))|évènement en préparation
24 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
25 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
22 22  
23 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 24  
25 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
26 26  
27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 -Concrètement, cela permet de :
30 +== Depuis le tableau de bord ==
29 29  
30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
32 +Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
33 +Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
33 33  
34 -Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
35 +[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
36 -En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
37 37  
38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 += Valider un évènement =
39 39  
40 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
41 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
40 40  
41 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
44 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
45 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
46 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
47 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
42 42  
43 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
44 -
45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47 -
48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51 -
52 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 -
54 -Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55 -
56 -En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 -
58 -(% class="box infomessage" %)
49 +(% class="box successmessage" %)
59 59  (((
60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61 -)))
51 +Bonne pratique :
62 62  
63 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
64 64  
65 -
66 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 -
68 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
69 -
70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
72 -
73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
76 -
77 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
78 -
79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80 -
81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82 -
83 -(% class="box infomessage" %)
84 -(((
85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
55 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
56 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 86  )))
87 87  
88 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 89  
90 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 -== Revenir à un état précédent ==
62 += Corriger une erreur =
93 93  
94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
64 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
95 95  
96 96  1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 97  1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
... ... @@ -105,79 +105,8 @@
105 105  
106 106  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 107  
108 -= Suivre les évènements =
109 109  
110 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111 111  
112 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
113 -
114 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115 -
116 -Les évènements sont :
117 -
118 -* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 -* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120 -
121 -Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122 -
123 -* le **lieu** concerné,
124 -* le **titre** de l’évènement,
125 -* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 -* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127 -
128 -Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129 -
130 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 -
132 -
133 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134 -
135 -Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
136 -
137 -Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138 -
139 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 -|(((
141 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 -)))|évènement en préparation
143 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
145 -
146 -Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
147 -
148 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 -
150 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
151 -
152 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
153 -
154 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
155 -
156 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
157 -
158 -Pour y accéder :
159 -
160 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
163 -
164 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 -
166 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167 -
168 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170 -
171 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175 -
176 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177 -
178 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 -
180 -
181 181  
182 182  )))
183 183  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -192,8 +192,13 @@
192 192  (((
193 193  **Aller plus loin**
194 194  
94 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
95 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
97 +
98 +
99 +
195 195  * [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
196 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
197 197  )))
198 198  
199 199  (% class="box" %)
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