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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Valider et suivre un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,220 +1,26 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
3 +Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
7 7  
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 -
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
11 -)))
12 -
5 +(% class="\" %)
13 13  (((
14 -= Valider les étapes d'un évènement =
15 -
16 -== Stade initial ==
17 -
18 -Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 -Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
20 -
21 -L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
22 -
23 -[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 -
25 -== Valider la fin de la préparation administrative ==
26 -
27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 -Concrètement, cela permet de :
29 -
30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
33 -
34 -Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
35 -
36 -En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
37 -
38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 -
40 -
41 -[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 -
43 -== Enregistrer le début de l'exécution ==
44 -
45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47 -
48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51 -
52 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 -
54 -Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55 -
56 -En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 -
58 -(% class="box infomessage" %)
59 -(((
60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
7 +Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
61 61  )))
62 62  
63 -[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
10 +Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
64 64  
65 65  
66 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
13 +(% style="text-align:center" %)
14 +[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
67 67  
68 -== Enregistrer la fin de l'évènement ==
16 +Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
69 69  
70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
18 +(% style="text-align:center" %)
19 +[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
72 72  
73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
21 +(% style="text-align:center" %)
22 +[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
76 76  
77 ->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
24 +Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
78 78  
79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
80 80  
81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
82 -
83 -(% class="box infomessage" %)
84 -(((
85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 -)))
87 -
88 -[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -
90 -[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 -
92 -== Revenir à un état précédent ==
93 -
94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
95 -
96 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
99 -
100 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 -
102 -
103 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 -
105 -
106 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 -
108 -= Suivre les évènements =
109 -
110 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
111 -
112 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
113 -
114 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
115 -
116 -Les évènements sont :
117 -
118 -* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119 -* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120 -
121 -Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122 -
123 -* le **lieu** concerné,
124 -* le **titre** de l’évènement,
125 -* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126 -* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
127 -
128 -Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
129 -
130 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131 -
132 -
133 -== Effectuer des recherches sur les évènements ==
134 -
135 -Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
136 -
137 -Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
138 -
139 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140 -|(((
141 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142 -)))|évènement en préparation
143 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
145 -
146 -Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
147 -
148 -[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
149 -
150 -== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
151 -
152 -Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
153 -
154 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
155 -
156 -(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
157 -
158 -Pour y accéder :
159 -
160 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
163 -
164 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 -
166 -== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
167 -
168 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
170 -
171 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
175 -
176 -En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
177 -
178 -[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 -
180 -
181 -
182 -)))
183 -)))|(% style="width:300px" %)(((
184 -(% class="box" %)
185 -(((
186 -**Sommaire**
187 -
188 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
189 -)))
190 -
191 -(% class="box" %)
192 -(((
193 -**Aller plus loin**
194 -
195 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
196 -* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
197 -)))
198 -
199 -(% class="box" %)
200 -(((
201 -**Icônes principales **
202 -
203 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
204 -
205 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
206 -
207 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
208 -
209 -
210 -)))
211 -
212 -(((
213 -
214 -)))
215 -)))
216 -
217 -
218 -
219 -
220 -
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