Modifications pour le document Valider et suivre un évènement
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Valideret suivreun évènement1 +Créer un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. JDT1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -1,183 +1,336 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 2et ultérieures **1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora. 6 + 7 +))) 7 7 8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord. 9 +((( 10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? = 9 9 10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées. 11 -))) 12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 12 12 14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 15 + 16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 17 + 18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 19 + 20 +== Cas d'usage == 21 + 22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 23 + 13 13 ((( 14 - =Validerlesétapesd'unévènement=25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 15 15 16 -== Stade initial == 27 +((( 28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 17 17 18 - Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.19 - Cetétat initialindique quel’évènementest encours de constitution : les informationsadministratives(titre,type, dates, organismes,responsables…) sont en train d’êtresaisies et peuvent encoreêtrecomplétéesoumodifiées.30 +((( 31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 20 20 21 - L’état**En préparation **est doncavant tout **indicatif** : ilsignaleque l’évènementn’est pasencore finalisé. Vous pouvez ensuite**modifiermanuellementl’état del’évènement**afin derefléter son avancementet suivreles différentes étapesdesa gestion.33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 22 22 23 - [[Exempled'unévènementenpréparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 24 24 25 - ==Validerla findela préparationadministrative==37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 26 26 27 -Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante. 28 -Concrètement, cela permet de : 39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 29 29 30 -* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…), 31 -* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours, 32 -* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements). 41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 33 33 34 - Pourvaliderlafin de la préparation administrative, il suffit de **cliquersur l’icônecorrespondante**dans la barred’outils de lanotice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 35 35 36 - Enrésumé, validerlafin dela préparationadministrativepermetde **sécuriser le cadre de l’évènement**etdeclarifier sonstatutdans le suiviglobal.45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 37 37 38 -[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 47 +(% class="box successmessage" %) 48 +((( 49 +Bonnes pratiques : 39 39 51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 55 +))) 56 +))) 57 +))) 58 +))) 40 40 41 - [[Exempled'un évènementpréparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]60 += Comment créer un évènement ? = 42 42 43 -== Enregistrerledébut del'exécution ==62 +== Depuis la table des évènements == 44 44 45 -L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**. 46 -Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de : 64 +Cliquez sur l'icône de **création** 47 47 48 -* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.), 49 -* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés, 50 -* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement. 66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 51 51 52 - >(% class="small"%)**Exemple :** pouruneexposition,l’enregistrementdel’exécution correspondà son **ouverture effective au public**.68 +== Depuis le tableau de bord == 53 53 54 - Pour enregistrerl’exécution, il suffit de **cliquersur l’icônecorrespondante**dans la barre d’outils de lanotice évènement. L'évènement passe à l'état**En cours**.70 +Cliquez sur l'icône de **création** 55 55 56 - Enrésumé, enregistrer l’exécutionpermetde **marquerofficiellementledémarrage de l’évènement**et de reflétersonavancementdans lesuiviglobal.72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 57 57 74 +== Depuis une notice de bien == 75 + 76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 77 + 78 +Cliquez sur l'icône de **création** 79 + 80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 + 82 += Choisir une grille de saisie = 83 + 84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 85 + 86 +La grille détermine la structure et les champs affichés. 87 + 88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 89 + 90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 105 + 58 58 (% class="box infomessage" %) 59 59 ((( 60 -Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 109 + 110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 111 + 112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 116 + 117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 61 61 ))) 62 62 63 - [[Enregistrerledébutdel'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]120 += Renseigner et enregistrer la notice = 64 64 122 +Une fois la grille de saisie ouverte, 65 65 66 -[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 124 +1. **Remplir les champs** de la grille 125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 126 +1. **Enregistrer la notice. ** 67 67 68 -== Enregistrer la fin de l'évènement == 128 +(% class="box warningmessage" %) 129 +((( 130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 69 69 70 -L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**. 71 -Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets : 133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 135 +* Définit la nature de l’opération. 136 +* Conditionne les champs affichés. 137 +* Déclenche les règles métiers. 138 +* Détermine le workflow. 139 +)))|((( 140 +* Exposition 141 +* Exposition itinérante 142 +* Prêt hors exposition 143 +* Activité 144 +* Vente 145 +* Dépôt 146 +* Déménagement 147 +* Traitement de conservation et analyse 148 +* Commission 149 +* Etc. 150 +))) 151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 152 +* Affine la description du type choisi. 153 +* Permet de différencier des cas spécifiques. 154 +)))|((( 155 +Pour une exposition : 72 72 73 -* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes, 74 -* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés, 75 -* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement. 157 +* Interne temporaire au musée. 158 +* Prêt à une autre institution. 159 +))) 160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 162 +)))|((( 163 +* Activités : concert, colloque, conférence. 164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 165 +))) 166 +))) 76 76 77 - >(% class="small"%)**Exemple:** pour uneexposition, l’enregistrementde la fin correspondà sa**fermetureau public**etau retour desœuvres concernées.168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 -Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**. 80 80 81 -En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global. 171 +(% class="box successmessage" %) 172 +((( 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 174 +))) 82 82 83 -(% class="box infomessage" %) 176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 177 + 178 + 179 += Lier des biens à l'évènement = 180 + 181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 182 + 183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 184 + 185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 186 + 187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 188 + 189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 190 + 191 +=== Cas d'usage === 192 + 193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 194 + 84 84 ((( 85 -Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 197 + 198 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 199 + 200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 201 + 202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 86 86 ))) 87 87 88 - [[Enregistrerlafindel'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? == 89 89 90 - [[Exempled'unévènementterminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]207 +=== Depuis une recherche === 91 91 92 -== Revenir à un état précédent == 209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 212 +1. ((( 213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 93 93 94 -Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement. 215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 218 +))) 219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 95 95 96 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement. 97 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. 98 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. 221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 99 99 100 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 101 101 224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 102 102 103 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 104 104 227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 105 105 106 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 107 107 108 - =Suivrelesévènements =230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 109 109 110 -== Suivre les évènements sur la notice d'un bien == 111 111 112 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.30etultérieures**233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 113 113 114 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**. 115 115 116 - Lesévènementssont:236 +=== Depuis un panier === 117 117 118 -* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.), 119 -* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles. 238 +(% class="box warningmessage" %) 239 +((( 240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. 241 +))) 120 120 121 -Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum : 243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 244 +1. **Sélectionnez le panier** : 245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 247 +1. ((( 248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 122 122 123 -* le **lieu** concerné, 124 -* le **titre** de l’évènement, 125 -* les **dates** prévisionnelles ou effectives, 126 -* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification. 250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 253 +))) 254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 127 127 128 - Cet affichage assure une **traçabilitéclaire** : l’utilisateurpeutimmédiatementsavoiràquelsévènementsunbienaétéassocié,etreplacer sonparcoursdans un cadredocumenté.256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 129 129 130 -[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 131 131 259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 132 132 133 -== Effectuer des recherches sur les évènements == 134 134 135 - Il est possiblede retrouver unévènementen accédant directement àla**table desévènements**depuis l’espacedetravail. Cette recherche permetde filtrer les opérations selondifférentscritères (titre,type,dates, organismesimpliqués, etc.) et d’accéder rapidementàla noticecorrespondante.262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 136 136 137 -Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations. 138 138 139 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** 140 -|((( 141 -[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 142 -)))|évènement en préparation 143 -|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés 144 -|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé 265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 145 145 146 -Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs. 147 147 148 - [[Listederésultatsd'unerecherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]268 +=== Depuis une notice de bien === 149 149 150 - ==Effectuer desrecherchessurlesbiensdansl'évènement==270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 151 151 152 - Ilestpossiblede consulter etderechercher l’ensembledes **biens associésàunévènement**enaccédantà latabledédiée. Cette recherchepermetde retrouver facilementles objetsrattachés etd’affinerles résultats grâce à plusieurs critères.272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 153 153 154 -Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement. 155 155 156 - (% style="background-color:transparent"%)Cette recherche facilite à la fois le**repérage d’unbien précis** etla**consultationdes informationscomplémentaires** qui lui sontassociéesdansle cadre de l’évènement.275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? == 157 157 158 - Pouryaccéder:277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations. 159 159 160 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**. 161 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**. 162 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes : 163 163 164 -[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées. 282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés. 283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés). 284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée. 165 165 166 -== Suivreles évènements depuisletableau debord==286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? === 167 167 168 -Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora. 169 -Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage : 288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés : 170 170 171 -* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés), 172 -* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées, 173 -* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation, 174 -* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie. 290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**, 291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre), 292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien. 175 175 176 - Enpratique, letableaudebordestun**outilde pilotage**: il permetde vérifierenuncoup d’œil la progressionde l’ensemble desévènementssansdevoirouvrirchaquenotice.294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**. 177 177 178 - [[Suivides évènementssur letableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]296 +=== Comment saisir les biens empruntés ? === 179 179 298 +1. **Création directe depuis un évènement** 180 180 300 +* Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. 301 +* **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie. 302 +* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. 303 +* Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable. 304 + 305 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 306 + 307 + 308 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 309 + 310 + 311 +(% start="2" %) 312 +1. **Création depuis la table Biens** 313 + 314 +* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens. Utilisez la grille de saisie dédié 04. Régie : Bien empruntés pour exposition. saisissez les champs obligatoires et les champs souhaités puis enregistrez. 315 +* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**. 316 + 317 +[[image:1756193626035-889.png]] 318 + 319 + 320 +[[image:1756193737801-321.png]] 321 + 322 + 323 +[[image:1756193843402-498.png]] 324 + 325 + 326 + 327 += Gérer les biens liés à l'évènement = 328 + 329 + 330 += Supprimer un évènement avec des notices liées = 331 + 332 + 333 + 181 181 182 182 ))) 183 183 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -192,20 +192,20 @@ 192 192 ((( 193 193 **Aller plus loin** 194 194 195 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 348 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 349 +* Planifier et suivre les mouvements associés 350 + 351 + 352 + 353 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 354 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 355 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 356 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 196 196 ))) 197 197 198 198 (% class="box" %) 199 199 ((( 200 200 **Icônes principales ** 201 - 202 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative 203 - 204 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement 205 - 206 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement 207 - 208 - 209 209 ))) 210 210 211 211 ((( ... ... @@ -216,4 +216,9 @@ 216 216 217 217 218 218 372 + 373 + 374 + 375 + 376 + 219 219
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