Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,181 +1,193 @@
1		-(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7		-
8		-Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9		-
10		-Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	6	+
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Valider les étapes d'un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15	15
16		-== Stade initial ==
	12	+== Rôle fonctionnel ==
17	17
18		-Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19		-Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
20	20
21		-L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
	16	+== Contenu principal ==
22	22
23		-[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
24	24
25		-== Valider la fin de la préparation administrative ==
	24	+== Liens ==
26	26
27		-Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28		-Concrètement, cela permet de :
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
29	29
30		-* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31		-* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32		-* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
	29	+== Avantages ==
33	33
34		-Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
35	35
36		-En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
	35	+== Cas d'usage ==
37	37
38		-[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
39	39
	39	+(((
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
40	40
41		-[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
42	42
43		-== Enregistrer le début de l'exécution ==
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
44	44
45		-L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46		-Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
47	47
48		-* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49		-* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50		-* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
51	51
52		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
53	53
54		-Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
55	55
56		-En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
57	57
58		-(% class="box infomessage" %)
59		-(((
60		-Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
61		-)))
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
62	62
63		-[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
64	64
65	65
66		-[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	63	+(% class="box successmessage" %)
	64	+(((
	65	+Bonnes pratiques :
	66	+)))
	67	+)))
	68	+)))
	69	+)))
67	67
68		-== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	71	+= Comment créer un évènement ? =
69	69
70		-L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71		-Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
	73	+== Depuis la table des évènements ==
72	72
73		-* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74		-* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75		-* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
	75	+Cliquez sur l'icône de **création**
76	76
77		->(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	77	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79		-Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
	79	+== Depuis le tableau de bord ==
80	80
81		-En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
	81	+Cliquez sur l'icône de **création**
82	82
83		-(% class="box infomessage" %)
84		-(((
85		-Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86		-)))
	83	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	85	+== Depuis une notice de bien ==
89	89
90		-[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
91	91
92		-== Revenir à un état précédent ==
	89	+Cliquez sur l'icône de **création**
93	93
94		-Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
	91	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95	95
96		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
97		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
98		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	93	+= Choisir une grille de saisie =
99	99
100		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	95	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
101	101
	97	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
102	102
103		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	100	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	101	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	102	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	103	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	104	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	105	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	106	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	107	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	108	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	109	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	110	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	111	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	112	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	113	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
104	104
	115	+(% class="box infomessage" %)
	116	+(((
	117	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
105	105
106		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	119	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
107	107
108		-= Suivre les évènements =
	121	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	122	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	123	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	124	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
109	109
110		-== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
	126	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	127	+)))
111	111
112		-(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	129	+= Renseigner et enregistrer la notice =
113	113
114		-Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, sa notice affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé. Cette présentation permet de **visualiser rapidement l’historique du bien dans son contexte administratif et logistique**.
	131	+Une fois la grille de saisie ouverte,
115	115
116		-Les évènements sont :
	133	+1. **Remplir les champs** de la grille
	134	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	135	+1. **Enregistrer la notice. **
117	117
118		-* regroupés **par type** (exposition, prêt, dépôt, traitement, etc.),
119		-* et affichés du **plus récent au plus ancien**, afin de mettre en avant les opérations les plus actuelles.
120	120
121		-Pour chaque évènement lié, une ligne récapitulative est présentée dans la notice du bien. Elle indique au minimum :
122	122
123		-* le **lieu** concerné,
124		-* le **titre** de l’évènement,
125		-* les **dates** prévisionnelles ou effectives,
126		-* et, le cas échéant, le **numéro d’exposition** pour faciliter l’identification.
	139	+= Lier des biens à l'évènement =
127	127
128		-Cet affichage assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	141	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
129	129
130		-[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+=== Rôle fonctionnel ===
131	131
	145	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
132	132
133		-== Effectuer des recherches sur les évènements ==
	147	+=== Contenu principal ===
134	134
135		-Il est possible de retrouver un évènement en accédant directement à la **table des évènements** depuis l’espace de travail. Cette recherche permet de filtrer les opérations selon différents critères (titre, type, dates, organismes impliqués, etc.) et d’accéder rapidement à la notice correspondante.
	149	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	150	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	151	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	152	+* Commentaire logistique ou scénographique
	153	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
136	136
137		-Dans la **liste des résultats**, un **code couleur** indique immédiatement l’**état d’avancement** de chaque évènement (en préparation, en cours, terminé). Cette visualisation facilite le repérage et permet de suivre en un coup d’œil la progression des opérations.
	155	+=== Liens ===
138	138
139		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
140		-|(((
141		-[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
142		-)))|évènement en préparation
143		-|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
144		-|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	157	+* Dépend directement de la table Évènement
	158	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	159	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
145	145
146		-Ainsi, la recherche d’évènements offre un double intérêt :** retrouver rapidement une opération précise et disposer d’une vision globale de son avancement** grâce à l’affichage visuel par couleurs.
	161	+=== Avantages ===
147	147
148		-[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	163	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	164	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	165	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
149	149
150		-== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	167	+=== Cas d'usage ===
151	151
152		-Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
	169	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
153	153
154		-Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
	171	+(((
	172	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
155	155
156		-(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
	174	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
157	157
158		-Pour y accéder :
	176	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
159	159
160		-1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
161		-1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
162		-1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	178	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	179	+)))
163	163
164		-[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	181	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
165	165
166		-== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	183	+=== Depuis une recherche ===
167	167
168		-Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
169		-Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
	185	+=== Depuis un panier ===
170	170
171		-* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
172		-* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
173		-* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
174		-* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
	187	+=== Depuis une notice de bien ===
175	175
176		-En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
	189	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
177	177
178		-[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179	179
180	180
181	181
...	...	@@ -192,20 +192,15 @@
192	192	(((
193	193	**Aller plus loin**
194	194
195		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	207	+* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
	208	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	209	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	210	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
196	196	)))
197	197
198	198	(% class="box" %)
199	199	(((
200	200	**Icônes principales **
201		-
202		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
203		-
204		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
205		-
206		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
207		-
208		-
209	209	)))
210	210
211	211	(((
...	...	@@ -216,4 +216,17 @@
216	216
217	217
218	218
	226	+
	227	+
	228	+
	229	+Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	230	+
	231	+Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	232	+
	233	+[[image:1748002396864-933.png]]
	234	+
	235	+
	236	+
	237	+
	238	+
219	219

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