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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
Depuis la version 120.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:44
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,81 +1,130 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
6 +
7 +)))
7 7  
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +(((
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
9 9  
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
11 -)))
12 +== Rôle fonctionnel ==
12 12  
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 +
16 +== Contenu principal ==
17 +
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
23 +
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
35 +== Cas d'usage ==
36 +
13 13  (((
14 -= Suivre les évènements dans Flora =
38 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
15 15  
16 -== Depuis la table des évènements ==
17 17  
18 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
41 +(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
19 19  
20 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
21 -|(((
22 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
23 -)))|évènement en préparation
24 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
25 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
26 26  
27 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
28 28  
29 29  
30 -== Depuis le tableau de bord ==
47 +(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
31 31  
32 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
33 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
34 34  
35 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 36  
37 37  
38 -= Valider un évènement =
53 +(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
39 39  
40 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
41 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
42 42  
43 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
44 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
45 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
46 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
47 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
56 +(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
48 48  
49 -(% class="box successmessage" %)
58 +
59 +(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
60 +
61 +
62 +(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
63 +
64 +
65 +(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
66 +
67 +
68 +(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
69 +)))
70 +)))
71 +
50 50  (((
51 -Bonne pratique :
73 +
52 52  )))
53 53  
54 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
76 += Comment créer un évènement ? =
55 55  
56 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
57 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
78 +== Depuis la table des évènements ==
58 58  
59 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +Cliquez sur l'icône de **création**
60 60  
61 -= Corriger une erreur =
82 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
84 +== Depuis le tableau de bord ==
64 64  
65 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
66 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
67 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
86 +Cliquez sur l'icône de **création**
68 68  
69 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
90 +== Depuis une notice de bien ==
71 71  
72 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
73 73  
94 +Cliquez sur l'icône de **création**
74 74  
75 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
98 += Choisir une grille de saisie =
77 77  
100 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
78 78  
102 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
103 +
104 +
105 +(% class="box infomessage" %)
106 +(((
107 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
108 +
109 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
110 +
111 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
112 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
113 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
114 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
115 +
116 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
117 +)))
118 +
119 += Renseigner et enregistrer la notice =
120 +
121 += Lier des biens à l'évènement =
122 +
123 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
124 +
125 +
126 +
127 +
79 79  
80 80  )))
81 81  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -91,25 +91,14 @@
91 91  **Aller plus loin**
92 92  
93 93  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
94 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
95 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
96 -
97 -
98 -
99 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
143 +* Planifier et suivre les mouvements associés
144 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
145 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
100 100  )))
101 101  
102 102  (% class="box" %)
103 103  (((
104 104  **Icônes principales **
105 -
106 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
107 -
108 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
109 -
110 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
111 -
112 -
113 113  )))
114 114  
115 115  (((
... ... @@ -120,4 +120,28 @@
120 120  
121 121  
122 122  
161 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
162 +
163 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
164 +
165 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
166 +
167 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
168 +
169 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
170 +
171 +
172 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
173 +
174 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
175 +
176 +[[image:1748002396864-933.png]]
177 +
178 +
179 +
180 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
181 +
182 +[[image:1748002474366-246.png]]
183 +
184 +
123 123  
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