Modifications pour le document Valider et suivre un évènement
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Suivreet valider un évènement1 +Créer un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. C'est quoi un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,78 +1,90 @@ 1 -(% class="mark small" %)**Version 4. 2et ultérieures **1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora. 7 - 8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord. 9 - 10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées. 6 + 11 11 ))) 12 12 13 13 ((( 14 -= Suivre les évènements dans Flora =10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? = 15 15 16 -== Depuisla tabledes évènements==12 +== Rôle fonctionnel == 17 17 18 - La tabledes évènementsoffreunevue d’ensemble oùchaque ligne estaccompagnéed’un**code couleur**indiquantl’étatd’avancement:14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition. 19 19 20 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification** 21 -|((( 22 -(% style="color:#e67e22" %)Orange 23 -)))|évènement en préparation 24 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours 25 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé 16 +== Contenu principal == 26 26 27 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…) 19 +* Organisme(s) impliqué(s) 20 +* Dates (prévisionnelles, réelles) 21 +* Description, responsables 22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé) 28 28 24 +== Liens == 29 29 26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens 27 +* Peut contenir plusieurs mouvements 28 + 29 +== Avantages == 30 + 31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie 32 +* Permet le suivi transversal des opérations 33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés 34 + 35 +== Cas d'usage == 36 + 37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêtPréparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 38 + 39 += Comment créer un évènement ? = 40 + 41 +== Depuis la table des évènements == 42 + 43 +Cliquez sur l'icône de **création** 44 + 45 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 46 + 30 30 == Depuis le tableau de bord == 31 31 32 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution. 33 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements. 49 +Cliquez sur l'icône de **création** 34 34 35 -[[// Tableau de bordFlora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]51 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 36 36 53 +== Depuis une notice de bien == 37 37 38 -= Validerunévènement=55 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 39 39 40 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**. 41 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement : 57 +Cliquez sur l'icône de **création** 42 42 43 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action** 44 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative 45 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement 46 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement 47 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé 59 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 48 48 49 -(% class="box successmessage" %) 50 -((( 51 -Bonne pratique : 52 -))) 61 += Choisir une grille de saisie = 53 53 54 - Vous n’êtes pasobligés degérer l’étatmanuellement:63 +La grille détermine la structure et les champs affichés. 55 55 56 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 57 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 65 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 58 58 59 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 60 61 -= Corriger une erreur = 68 +(% class="box infomessage" %) 69 +((( 70 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 62 62 63 - Sivous cliquezsurunboutonparerreur,vouspouvez**corriger l’étatd’avancement**del’évènement.72 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 64 64 65 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement. 66 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**. 67 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification. 74 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 75 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 76 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 77 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 68 68 69 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 79 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 80 +))) 70 70 82 += Renseigner et enregistrer la notice = 71 71 72 - [[//Modificationdel'étatd'avancementet enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]84 += Lier des biens à l'évènement = 73 73 86 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 74 74 75 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 76 76 77 77 78 78 ... ... @@ -91,25 +91,14 @@ 91 91 **Aller plus loin** 92 92 93 93 * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 94 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 95 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 96 - 97 - 98 - 99 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]] 106 +* Planifier et suivre les mouvements associés 107 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 108 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 100 100 ))) 101 101 102 102 (% class="box" %) 103 103 ((( 104 104 **Icônes principales ** 105 - 106 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative 107 - 108 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement 109 - 110 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement 111 - 112 - 113 113 ))) 114 114 115 115 ((( ... ... @@ -120,4 +120,28 @@ 120 120 121 121 122 122 124 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.). 125 + 126 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres. 127 + 128 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés. 129 + 130 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées. 131 + 132 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 133 + 134 + 135 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés. 136 + 137 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations. 138 + 139 +[[image:1748002396864-933.png]] 140 + 141 + 142 + 143 +Visualisation de la liste de résultats des évènements : 144 + 145 +[[image:1748002474366-246.png]] 146 + 147 + 123 123
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